経費申請の効率化が従業員と会社の無駄を削減する

仕事をしていくうえで、交通費や交際費といった経費の発生は避けられません。しかし、経費という"会社のお金"を使うには申請が必要で、その手続きは社員の業務負担となっています。多くの企業で毎月1時間程度を経費精算に充てていると報告が上がっているほどです。働き方改革が推進されている昨今、経費精算の効率化は企業の課題といっても過言ではありません。

経費精算の効率化の手段としてもっとも注目を浴びているのが経費精算システムです。多くの企業が紙による経費精算から、デジタルによる経費精算プロセスにシフトさせ、業務効率化を実現しています。今回は経費精算システムを導入することで、いかにして経費精算における悩みを解決できるのかについて解説します。

経費申請は従業員にとって煩わしい業務？

一般的に経費精算は月末に行う業務です。その月に発生した経費を、領収書とともに会社によって決められた手続きで書類を作成して申請しなければなりません。しかし、月末は営業の追い込みや納期などが重なり、通常業務も忙しくなりがちなため、経費申請は負担になりがちです。そのため、経費申請を後回しにしたい社員と、期日までに正しい手続きで経費申請して欲しい経理担当の間で摩擦が生じてしまうことも珍しくありません。それぞれの立場でどのような悩みがあるのでしょうか。

申請する側の経費申請のよくある悩み

経費を申請する側の最大の悩みは、忙しい月末に経費申請に時間を使いたくないということ。経費申請にかかる時間は月に1時間というデータもあり、業務時間内に簡単に済ませられる量の作業とは限りません。

業務時間外に残業してまで経費精算をしたくない人や、申請する額が少ない方は自腹を切ってしまうケースもあるようです。しかし、毎月のように発生する経費は積み重ねると大きな額になるだけに、勿体ないと思ってしまうこともストレスになります。月に1度しか行わない経費精算はなかなかやり方も覚えられず、社歴の長い方でもミスによって修正が必要になることも、大きなストレスの要因の1つかもしれません。

申請を受領する側のよくある悩み

一方で、経費申請を受領する経理担当の大きな悩みは経費精算のチェック。月末の忙しい時期に手書きやエクセルで作られる経費の申請書はミスも多く、1つ1つ細かくチェックしなければなりません。交通費だけを見ても、経路の金額が適切なのか、定期区間が控除されているか確認の必要があります。金額や経路のミスなどが想定されるため、チェックを怠るわけにはいきません。

もし間違いを見つけた場合、申請を差し戻すのも大きな手間です。従業員からすればわざわざ申請した内容を差し戻されて、気分が良いわけがありません。さらに、それらの仕事を期日までに行わなければいけないため、遅れている人間を催促するのも大きなストレスに。受領した後も、領収書の原本を保管、管理せねばならず、その業務も大きな手間になっています。

経費精算システムで業務効率化

上記のような悩みがあるのも経費申請がアナログ、つまり紙で行われていることに起因します。特に複数の拠点を持つ会社での経費申請業務はさらに煩雑。各事業所で作られた書類に領収書を貼りつけ本社に郵送し、ミスが発覚した場合には再送せねばならず、お互いに多くの手間とコストがかかります。2017年の法改正の前は、領収書やレシートの原本を7年間保存することも義務づけられていました。

法改正により、保存が義務づけられていた書類も、デジタルデータでの保存が認められるようになりました。つまり、国が本腰をあげて経理業務のデジタル化、ひいては働き方改革に乗り出した結果と言えます。以前のように煩雑かつ膨大な業務が毎月のように発生していては、人手と時間がいくらあっても足りません。法改正に対応してデジタル化により経理業務を効率化させることは、すべての企業にとって不可欠な対策と言えるでしょう。

経費精算システムの導入は、経費申請という限られた業務範囲だけでなく、バックオフィス全体の業務効率化に効果的です。たとえば、稟議の申請などもデジタルで行うことにより、上司が出張中でも外出先から承認が可能になります。バックオフィスの業務が効率化されることで、経営スピードアップの効果も期待でき、売上げ・業績アップにもつながります。

それぞれの視点で見る経費精算システム導入のメリット

経費精算をアナログからデジタルにシフトすることで業務効率化が期待されますが、では具体的に誰にどんなメリットがあるのでしょうか。経費精算システムの導入によって従業員視点、経理担当者視点、経営者視点のそれぞれでどんなメリットがあるのかを検証します。

従業員視点のメリット：経費申請における負担の軽減

従業員が経費申請をすぐに行わずに締切となる月末に作業が集中してしまう要因としては、申請作業の煩わしさが挙げられます。普段からさまざまな業務に追われているだけに、リソース的にもメンタル的にも経費申請にかける時間が億劫であることが容易に想像できます。

簡単に経費申請ができて、承認フローもサクサク進む経費精算システムであれば、従業員の作業負担を軽減できるはずです。また、経費精算システムによって申請作業が楽になることをきちんと理解してもらえば、導入に反対する従業員はほとんどいないでしょう。なぜなら従業員は、バックオフィス業務をいかに手間なく楽にこなせるかを重要視しているからです。

経理担当者視点のメリット：経費精算作業の効率化

経理担当者の頭を悩ます問題としては、申請内容に不備やミスがあることです。手書きやエクセルなどのアナログな申請書を1つ1つ細微まで整合性をチェックするのは、本当に骨の折れる作業です。さらに訂正が必要な箇所がある場合は該当者に連絡し、再度対応を促すのも二度手間と言えます。

経費精算システムであれば、そもそもの申請作業がアナログに比べて格段に楽になっているため、従業員が対応を毛嫌いするケースも少なくなるはずです。そうなれば、おのずと経費に関するトラブルも起こりづらくなり、未対応や不備を指摘することによるいざこざも最小限に抑えられるでしょう。経費精算における業務がスムーズに遂行できることで、経理担当者にかかる負担の軽減にもつながるはずです。

経営者視点のメリット：管理体制の一元化

会社の規模が大きくなればなるほど、経費のデータの管理や申請・承認のフローを確立するのが大変になります。たとえば、支店や営業所が各地にある場合は、それぞれの拠点に経理担当者がいてエリアの経費精算を行えればベストですが、そうした人員配置をできない企業も多いでしょう。特に本社にしか経理機能がない企業であれば、管理体制の構築は簡単なことではありません。

クラウド型の経費精算システムを導入すれば、本社の経理部門が一元管理することも可能です。本社にいながら各拠点での申請内容をリアルタイムで確認できるため、管理体制の一元化を実現します。各拠点で経理のエキスパートを採用する必要性もなくなるので、経費精算にかけるコストの削減にもつながります。経営視点で考えても、経費精算システムへの設備投資は十分に元が取れると言えるでしょう。

経費精算システムに搭載されている機能

経費精算システムを導入することで具体的にどのようなメリットがあるのか、チームスピリットの経費精算システム「チムスピ経費」を基にご紹介します。

機能1：モバイルからでも対応可能

チームスピリットはモバイルアプリを用意しているため、スマホでの経費申請の手続きが可能です。月に1度の経費申請だけでなく、毎日の勤怠管理や作業報告もアプリで行えるため、毎日のタイムマネジメントにも役立つでしょう。

機能2：紙の領収書をスマホで撮影、入力の省力化

以前は領収書やレシートの原本を7年間は保存しなければならず、経費申請の際に原本を提出するのは必須でした。しかし、2017年の法改正により、スマホで撮影した領収書の画像でも書類として利用可能になりました。

チームスピリットならスマホのカメラを使って領収書を撮影するだけでなく、内容を読み取ってくれるので経費情報を入力する負担も大幅に減らせます。これにより入力ミスも防げるので、差し戻しもぐっと下げられるでしょう。

機能3：交通費の不正受給を徹底防止

経費精算システムによってもっとも業務が簡略化されるのは、交通費の入力かもしれません。アナログなやり方では、月末に改めて各区間の運賃を調べ、受領した方も不正受給や定期内申請がないか逐一チェックしていました。

チームスピリットは乗り換え案内サービスと標準連携しているため、検索した運賃をそのまま精算データとして使用できます。従業員毎の定期区間を参照し、交通費を自動調整することも可能です。

機能4：経費申請のワークフローを電子化

チームスピリットには本格的なワークフローが組み込まれており、申請から承認までのフローをすべてデジタルで完結することができます。承認フローも自由に設定することができ、業務効率を大幅に向上させるでしょう。

機能5：全銀フォーマットの EB（エレクトロバンキング）データを使った自動振込

経理担当の負担になっている振り込み作業。チームスピリットなら全銀フォーマットのEB（エレクトロバンキング）データを作成、出力することができるので、個人の銀行口座への振り込みも簡単に行えます。外注費といった請求書で届いた経費に関しても、EBサービスを使った支払いが可能です。

機能6：クレジットカード利用明細取り込み

クレジットカードの利用明細を取り込むことができるため、経費の支払いにクレジットカードを利用すれば申請作業の負荷を軽減でき、経費用途の透明性を高めることが可能です。

機能7：出張旅費や交際費の事前申請から精算まで完結

ワークフローが組み込まれていれば、出張旅費や交際費など事前申請を要する経費精算業務を行うことが可能になります。1つのシステム上で事前の申請から事後の経費承認までを行えるようになれば、もし実際の金額が申請した金額と異なっていた場合、差分も表示できるため後から見返しやすいのも特徴と言えます。

機能8：外部データ出力で会計ソフトと連携可能

仕訳したデータはCSVとして出力することもでき、ほとんどの会計ソフトと連携可能です。明細単位の仕訳データではなく、科目毎に集計した集計値で会計ソフトに投入できます。

機能9：セキュリティ性の高いクラウド環境

重要な情報を扱う経費申請をシステムで行う場合、セキュリティは欠かせません。チームスピリットの場合は大企業も多く利用しているSalesforce Platform PaaSが採用されているため、高度な情報セキュリティを実現しています。セキュリティが担保されていれば、在宅ワークや直行直帰などの多様性のある働き方にも安心して利用できるでしょう。

チームスピリットの経費精算はここが違う

経費精算システムは数ありますが、チームスピリットの最大の特徴はバックオフィスに必要な管理機能をオールインワンにして、各管理業務を連携させることができる点にあります。例えば、チームスピリットでは日々の工数管理ができるため、一人ひとりの社員がどんな働き方をしているのかワークログを残すことができます。

ワークログと経費精算とを組み合わせれば、プロジェクト別の経費の迅速な計算を実現。プロジェクトごとに細かくコストを確認できれば、収益性も一目瞭然です。マネージャーが意思決定する際の重要な資料にもなるでしょう。このように、バックオフィスの機能を組み合わせることで、ただの管理業務にとどまらず、経営判断やマネジメントに必要な情報を得られるようになるのです。