36協定の様式とは？ 記入する際のポイントを記入例を交えて解説

従業員に時間外労働をさせる場合に届け出る必要がある「36協定」を提出する際は、適切な様式・正しい書き方でなければ提出が認められません。提出が認められないことで自社の36協定の期日に間に合わず、業務に支障をきたすことも考えられるため、届出に不備がないように最新の注意を払う必要があります。

この記事では、36協定の基礎知識、旧様式との違い、36協定新様式の種類、36協定の記入例を解説します。36協定の適切な様式を選びたい、書類に不備がないようにしたい、といった方はぜひ本記事をご一読ください。

36協定を届け出る際の基礎知識

36協定を届け出る際は期日や様式などのルールを守った上で提出しなくてはなりません。36協定を労働基準監督署に提出しなかったり、受理されていなかったりするのに時間外・休日労働をさせた場合は、6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金*といった罰則の対象となります。

また、36協定は2021年4月から新様式での提出に変更になったため、その変更内容にも対応する必要があります。

この章では、36協定を適切に届け出るための基本的な知識と新様式・旧様式の違いについて解説します。

＊参考：e-GOV｜労働基準法第119条

36協定の基本について、勤怠管理を絡めてもう少し詳しく説明した記事がこちらです。36協定の基礎知識と違反しないための勤怠管理の方法について知りたい場合にお役立てください。

【関連記事】：時間外労働の把握が決め手？36協定を遵守した勤怠管理

36協定は毎年提出する必要がある

36協定は毎年、労働基準監督署への提出が義務付けられています。36協定は「一般条項」と呼ばれる様式と「特別条項」と呼ばれる様式の2種類があります。「一般条項」と「特別条項」は、それぞれ以下のケースで使い分けされ、自社に合った様式で毎年提出するようにしましょう。

なお、36協定には協定書と協定届があり、提出する必要があるのは36協定届です。内容はほぼ同様ですが、36協定届には押印、署名が必要で、36協定書には押印、署名の必要がない点で異なります。そのため、協定書と協定届を兼ねる場合は協定届にも押印・署名を行いましょう。

36協定届に記載する際は、一般と特別のどちらの様式で提出したとしても、上限時間を超えないように注意を払う必要があります。これは、働き方改革関連法が2019年4月に施行されたことによって、大企業は2019年4月、中小企業は2020年4月から、時間外労働について上限が罰則付きで設けられたためです。特別条項を提出した場合でも、同様に罰則付きの上限はあります。

36協定の新様式と旧様式の違い

36協定の様式は2021年4月から新しく変更になりました。2023年6月現在は新様式でのみ申請が可能です。旧様式と新様式で変更された点は以下の4つです。

36協定新様式の種類

36協定の新様式は7種類あり、厚生労働省が提示している以下の表でまとめられています。一般企業の多くが36協定の申請に用いるのは、様式第9号と様式第9号の2です。

時間外・休日労働の限度時間（月45時間、年360時間）の範囲内で勤務させる場合は一般条項である様式第9号を用います。一方、限度時間(月45時間、年360時間）を超えて働かせる場合は、特別条項である様式第9号の2を用います。

また、用途に応じて以下の様式が制定されています。

出典（PDF資料）：厚生労働省｜時間外労働の上限規制：わかりやすい解説

9号の3は従業員が研究開発業務に携わっている場合に用いる様式です。研究開発業務は36協定の適用自体の除外対象であるため、一般条項とは異なる様式となっています。

9号の4〜7は従業員が適用猶予期間中の事業・業務に携わっている場合に利用する様式です。適用猶予期間中の事業は以下が該当します。ただし、猶予期間は2024年4月までのため、様式が変更される可能性があることを念頭に入れておきましょう。

• 工作物の建設の事業
• 自動車運転の業務
• 医業に従事する医師
• 鹿児島県及び沖縄県における砂糖を製造する事業

【記入例付き】36協定の書き方のポイント

この記事では、様式の中でも多く用いられるであろう、限度時間を超えない場合に記載する様式第9号と、限度時間を超える場合に記載する様式第9号の2の書き方を説明します。

それぞれの書き方のポイントと記入例を提示しています。参考にしつつ、自社の36協定を記入しましょう。

36協定届の様式は厚生労働省がテンプレートを出しています。以下のWebサイトからダウンロードして記載してください。

参考：厚生労働省｜主要様式ダウンロードコーナー

限度時間を超えない場合

限度時間(月45時間、年360時間）を超えない一般労働者であれば、様式第9号を用います。以下の画像は、厚生労働省が出している様式第9号における記入例です。記入例の中で赤文字で書かれた箇所は記載が必須な項目であり、ほとんどが記載対象といえます。

ただし、赤文字で書かれていないものや赤文字で書かれていたとしても記入する項目に「任意」と書かれているものは必須ではありません。記載が必須でない36協定の項目は以下の表の通りです。

出典（PDF資料）：厚生労働省｜時間外労働の上限規制：わかりやすい解説

提出する際には、以下の2つの要件を満たしているかをチェックすると、36協定届の記載ミスの防止に役立ちます。

【1】時間外労働の時間が、月45時間・年360時間に収まっているか

時間外労働の時間が年360時間以内に収まっていたとしても、月45時間以内に収まっている必要があります。月と年の単位それぞれで上限を超えないように確認しましょう。

【2】時間外労働をさせる事由は具体的か

時間外・休日労働をさせる事由を具体的に記入することで、時間外・休日労働をしなければならない業務を明らかにしましょう。それによって、時間外・休日労働を必要最小限に留めるという目的があります。具体的な事由を記載しなかった場合、労働基準監督署によって内容に問題があると判断され、受理されずに予定していた起算日に間に合わない可能性があります。

限度時間を超える場合

限度時間(月45時間、年360時間）を超えて働かせるのであれば、様式第9号の2を用いましょう。以下の画像は、厚生労働省が出している様式第9号の2における記入例です。様式第9号と同様に、赤文字の箇所を記入する必要があります。任意と書かれた箇所は必要があれば記載してください。

出典（PDF資料）：厚生労働省｜時間外労働の上限規制：わかりやすい解説

提出する際には、以下の3つの要件を満たしているかをチェックすると、36協定届の記載ミスの防止に役立ちます。

【1】時間外労働と休日労働の合計の時間数が上限を超えていない

特別条項を締結したとしても、設けられている上限を超えて36協定を締結しないように時間数を正確に計算しましょう。時間外労働の上限は以下の通りです。3つの条件すべてを満たすようにしましょう。

• 年720時間以内
• 2~6カ月平均80時間
• 月100時間未満

【2】「臨時的に限度時間を超えて労働させることができる場合」の事由が恒常的な長時間労働を招く恐れがあるものになってないか

もし、「臨時的に限度時間を超えて労働させることができる場合」の事由が「業務の都合上必要なとき」「業務上やむをえないとき」などのような恒常的な長時間労働を招くおそれがあるものであった場合、事由として認められないため、できるかぎり具体的に定めましょう。

【3】限度時間を超えている労働者に対して、健康確保措置が取られているか

限度時間を超えている労働者は以下のいずれかの健康確保措置を取る義務があり、具体的内容も記載する必要があります。

まとめ

この記事では、36協定を届け出る際の基礎知識や新様式と旧様式の違いを説明した後、一般条項と特別条項を中心に36協定の様式の種類、記入例について解説しました。

従業員を時間外・休日労働させるためには、適切な36協定の様式を選び、必須項目をもれなく記載して労使間で締結した上で、労働基準監督署に提出する必要があります。罰則が課せられることがないように、期日に余裕をもって提出するようにしましょう。

36協定届は出したら終わりではなく、事業主はその時間を遵守して働かせる義務があります。そのため、従業員の最新の労働時間数を常にが把握しておくことが大切であり、それを効率的に実現する方法として、勤怠管理システムの導入がおすすめです。