株式会社いつも

事例ポイント

課題

• 多様な働き方制度を導入するも、スプレッドシートでの管理が煩雑化していた
• 適正な工数管理ができておらず、正確なプロジェクトの原価管理に限界があった

決め手

• 日次で工数を登録し、適切な工数管理、勤怠管理ができるため
• 業務を可視化し、各案件の原価管理や利益計算が正しく行えるため
• 多様な働き方の実現に伴う、煩雑な管理工数を削減できるため

効果

• 1時間単位での有休取得など、多様な働き方制度に伴う勤怠管理を実現
• 日次での工数確定を実現、2営業日以内に勤怠締めが行えるようになった
• 有休取得状況を即座に把握できるため、コンプライアンス遵守にも役立っている

事例概要

機能	勤怠管理,工数管理, プロジェクト原価管理
業種	IT・インターネット,コンサル・士業
従業員数	100〜499人

2007年2月14日創業し、楽天やAmazonなどに出店する事業者向けのECコンサルティングを行う株式会社いつも。2020年には東京証券取引所マザーズへ新規上場し、現在はECコンサルに加えて商品調達からECの販売代行、フルフィルメントまで一貫した支援を行っている。

そんな同社では、2018年よりチームスピリットを導入し、日々の工数管理や勤怠管理に活用している。特にコロナ禍でのリモートワーク導入や1時間単位での有休取得制度など、多様な働き方制度の実現には、チームスピリットが欠かせないという。

そこで今回は、同社がどのようにチームスピリットを活用しているのか、またチームスピリットによってどのような課題解決に繋がったのかについて、コーポレート本部 コーポレートグループにてジェネラルマネージャーを務める藤井氏、同じくコーポレート本部にてコーポレート部 情報システムグループ チーフを務める奥山氏、IT企画推進グループ ジェネラルマネージャーを務める髙橋氏、そして人事労務業務を担当されている福田氏、西脇氏にお話を伺った。

パパママ社員が働きやすい環境を整備。現在では全社向けに1時間単位での有休取得や30分単位の時差出勤などを実現

創業年数の経過に伴い、従業員のライフステージも進み、パパママ社員が仕事と育児の両立をできるような就業制度の導入に取り組んできた同社。さらにコロナ禍で、リモートワークや通勤時の混雑回避のための時差出勤制度を導入。

現在はリモートワークと出社のハイブリッド型勤務、1時間単位で取得できる有給休暇制度、また30分単位での時差出勤制度など、従業員のライフスタイルに合わせた柔軟な働き方を実現している。

一方で、柔軟な働き方を実現していくに合わせて、管理は複雑化し、担当者の負担も大きくなってしまう。当時の状況について、福田氏はこう語る。

「以前まで、アルバイトスタッフに対しては紙で有休申請をするなどのアナログの運用も残っていました。また、リモートワークと出社のハイブリッド型勤務を始めた当初は、誰がいつ出社するのかをすべてスプレッドシートに記載する運用となっており、管理が煩雑になっていました」

また同社では上場準備に向けて、いかに適正な工数管理を行うかも課題のひとつとしてあった。上場以前はエクセルによる工数管理を行っており、勤怠データと工数データの整合性を担保するのが非常に困難だったという。

また、コンサルタントの中には常時10〜20近い数の案件を抱えており、エクセル管理ではプロジェクトごとの正確な工数把握ができず、プロジェクト原価の算出精度を下げてしまっていた。

「当時は日次での工数登録はできておらず、都度振り返りのタイミングで思い出しながら工数を集計するという形でした。しかし、当然ながら1〜2か月前にどんな案件でどういった時間の使い方をしていたのかなんてことは誰も正しく覚えていませんから、正確な工数管理をいかに実現するかが課題としてありました」と髙橋氏は語る。

株式会社いつも 髙橋氏

そこで同社では適正な勤怠管理、工数管理を行うべく、チームスピリットを導入。日次でどの案件にどれだけの時間を使ったかを入力し、精度の高い工数管理を実現。業務の可視化ができるようになった結果、各案件の原価管理や利益計算が正しく行えるようになっている。

また、アナログでの勤怠管理から脱却し、ペーパーレスでの運用を実現。リモートワークと出社のハイブリッド型勤務における勤務場所の管理や規定出社日数の管理、また有休取得時の出社率8割判定など、様々な勤怠管理にチームスピリットを活用している。

そうした現状について、福田氏はこう語る。「当社では柔軟な働き方を推進し、様々な働き方の制度を設けていますが、エクセルなどでの管理では限界があったでしょう。たとえば1時間単位で取得できる有給休暇制度などは、チームスピリットがなければ正しく管理・運用ができていなかったと思います」

月次の勤怠の締め作業は驚きの「2営業日」で完結。有休取得状況もリアルタイムで確認できるため、コンプライアンス遵守に役立っている

日次で工数を入力し、勤怠確定を行う同社。翌朝には前日の残業状況がまとめられ、有休取得していない従業員にはアラートが通知されるため、コンプライアンスを遵守することに役立っているという。

株式会社いつも 藤井氏

また、同社の有休取得に関して藤井氏はこう語る。「当社では時間単位有休の取得制度を導入しています。こうした有休のとりやすい環境づくりを行ってきたおかげもあり、取得率は約8割という非常に高い数値を出せています。

従業員間で勤務状況を報告し合うチャットの場を設けておりますが、そこでは『今日プチ休（時間休）取ります』などカジュアルなコミュニケーションが盛んに行われています。また、お子さんの入学式などで休みを取る従業員に対しては、共にお祝いをする意味合いでクラッカーのスタンプでレスポンスしたりと、それぞれの時間を尊重し合う働き方が文化として形成できていると感じます」

なお、日次での勤怠確定は、従業員の工数入力や管理者の承認作業など現場にかかる負荷が高くなってしまいがちだが、それらもチームスピリットのユーザーファーストを重んじるUI・UXにより、現場負荷はさほど高くなっていないという。加えて、勤怠と明らかに乖離があると思われる状況（サービス残業等が疑われる状況）に対しては乖離判定機能（PCログとの照合）を活用しており、異常値のみが承認者へ警告されるため、管理監督者の業務もクリティカルな事案のみに集中できるよう環境整備が施されている。

一連の業務効率化とその恩恵について福田氏はこう語る。「日次で工数を確定できることはすごいことだと思いますし、それを実現できている企業はさほど多くはないと思います。そして日次で工数確定できることで、月初2営業日以内には勤怠締めができるため、そこから給与計算も4営業日で出すことができたりと、バックオフィス業務がスムーズに進行できることはとても助かっています」

なお、事業部サイドは案件に基づいて細かくジョブを分類することができるが、粒度の細かい業務が多いバックオフィスでは、ジョブの分類がしづらい。しかし同社では、バックオフィス業務においても事前にジョブを整理・策定し、ジョブ一覧の中から選んで工数確定を行うといった形を取っているという。

その結果、事業部サイドからバックオフィスまで、全社横断で工数管理を行える体制を構築していった。

「自分に合った働き方」はチームスピリットあっての選択だった。カスタマーサクセスも充実して助かっている

理想とする働き方の実現に寄与しているチームスピリット。「今後はダッシュボード機能を活用し、細かな分析も行っていきたい」と語る福田氏であるが、一方で組織変更が多いため、時間をかけてチームスピリット側の設定を行っても、また再度設定をし直す必要があるなど、いかに組織の動きと合わせてチームスピリットを活用していくかが課題としてあるという。

株式会社いつも 奥山氏

そうした中、同社の情報システム部門のチーフを務める奥山氏はこう語る。「チームスピリットは、カスタマーサクセスも充実していることが素晴らしいと感じています。やはり、自社で活用していく上での設定等でわからないことがあっても、カスタマーサクセスのご担当者が一緒になって課題解決に取り組んでくださるため、本当に助かっています」

これからも、同社ではより多様な働き方を実現すべく、新たな働き方制度の導入を検討しているという。また採用競争が激化している昨今、採用強化を目指す西脇氏はこう語る。「いかに採用力を高めるかが、当社のひとつの課題です。そこで現在はあらためて何をしていくかを企画している段階ではありますが、たとえば東京近郊に限らずに地方採用の導入など、様々な可能性を検討し、より良い人事制度をつくっていければと考えています」

株式会社いつも 福田氏（写真左）、西脇氏（写真右）

適正な工数管理の実現、そして多様な働き方制度を実現するために導入したチームスピリット。最後にチームスピリット活用の感想を、福田氏に語っていただいた。

「多様な働き方を実現するため様々な制度の導入を通して、従業員それぞれが自分にあった働き方を選択できるよう努めてきました。チャレンジのたびに根幹となる管理基盤を支えられたのは、チームスピリットがあったからこそ。本当に助かっています」