株式会社フレクト

事例ポイント

課題

• フレックスタイム制度など柔軟な働き方を推進したかった
• 旧勤怠システムでは、新しい勤務体系の導入に作り込みが必要だった
• 36協定などに抵触するような状況が起きていないかを手作業でチェックしていた

決め手

• 設定ひとつで多様な働き方に対応できる
• Salesforceプラットフォームで実績が高い

効果

• フレックスタイム制度の導入ができ、男性の育休やテレワークなどを推進できた
• 有給休暇の自動付与や取得期限管理を効率化できた
• リアルタイムな労働時間の状況などを一目で把握できるようになった

事例概要

機能	勤怠管理, 工数管理, 経費精算, 電子稟議, レポート・ダッシュボード
業種	IT・インターネット, システム開発
従業員数	100～499人
特徴	自動化による作業時間の削減, テレワークなど多様な働き方の推進, IPO前後の内部統制強化, 最新法令への対応, データの見える化・分析

お客様をハッピーにするために、働く人がヘルシーな状態を保てる勤怠制度を

IoTやAIなど、新しいテクノロジーが様々な産業や業務にイノベーションをもたらしている。中でも自動車に関わるイノベーションは産業全体がまるごと新しいステージに進化しつつあると言っても過言ではない。
そんなイノベーションの一端を担う企業として 、様々な顧客のステージアップをクラウド活用で支援するのが、株式会社フレクト（以下フレクト）だ。

「あるべき未来をクラウドでカタチにする」とのビジョンを掲げ、2005年に創業した同社。創業当初より、変化への適応力（Agility）と、お客様の体験（CX：Customer eXperience）がハッピーかどうかを考え抜く体制を武器に、クラウドMixインテグレーションやIoTの領域で抜群の存在感を放ちながらビジネスを拡大している。
2016年には自社のノウハウを凝縮させたIoT車両管理クラウドサービス「Cariot」を展開するなど、ユニークな取り組みも始め、順調に業績を伸ばしている。そんな企業が今後のステップアップのために着手したことのひとつが「勤怠管理、勤務形態の刷新」だ。どのような経緯でそれが進められ、その中でTeamSpiritはどのように活用されているのか？執行役員コーポレート本部長ＣＦＯ 塚腰和男氏とコーポレート本部 人材開発部 村上友梨氏に話を聞いた。

働く人がヘルシーでないと品質は保てない

業績が順調に伸びているということは、仕事がたくさんあるということ。昨今は数ヶ月という短期間のプロジェクトも多いという。

様々な案件に自分たちが納得する高いレベルで対応するには、スピード感を保ちつつ社内の密なコミュニケーションを行うことが不可欠だ。
他方、従業員が増え、それぞれのライフステージが変化するにつれて、フレックスタイムの導入など、柔軟な働き方を求める声も大きくなっていた。

「ワークライフバランスは大切にしたいと思いながら、制度が追いついていないという状況は作りたくありませんでした」。

働く人がヘルシーな状態にないと、お客様をハッピーにするCXの品質は保てない。だから、よい品質を保っているかの第一の指標は「稼働時間がヘルシーか？」である。
フレクトのポリシーは明確だった。

しかし、当時利用していた自社で開発した勤怠管理システムでは、たとえば、フレックスタイムという新しい勤務体系を導入しようとした時に、システムの作り込みが必要になってしまう。

貴重な社内のエンジニアの開発工数を割り当てるべきか？ また、追加した新しい勤務体系が、労働基準法に準拠しているかどうか、社会保険労務士にチェックしてもらう手間をかけるべきかどうか？　これらの問いに直面した際の答えもまた、明確だった。

「今後も働き方の多様化が想定されるため、勤怠管理システムの開発と社労士チェックをBPO（Business Process Outsourcing）することに決めました。ツールの選定にあたっては、システムの作り込みが必要なく、設定ひとつで多様な働き方に対応し、Salesforceプラットフォームで実績の高いTeamSpirit以外に選択肢はありませんでした」。

勤怠労務管理のステージアップを3ヶ月で完遂

プロジェクトが始動したのは2017年１月のこと。前述の判断を受けて、すぐさま勤怠労務管理をステージアップする３ヶ月の短期プロジェクトに着手することになった。

「3月末までに準備を完了して、4月から新しい勤怠労務管理をスタートさせたい、と言われたことには驚きました。ベンチャーのアジリティを目の当たりにした瞬間でした」と当時を振り返る。

就業規則の設計と改定、給与計算ルールの変更、TeamSpiritの設定、APPS PASS（ICカードによる出退勤打刻機）の導入。そして、7回に及ぶ社内説明会と、新勤怠管理システムのカットオーバーまで、矢継ぎ早に準備は進められた。

「大切で重要な就業規則の変更なので、説明会には、マネージャーを含め全従業員に参加してもらいました」。
勤怠管理システムは、月々の給与だけでなく、人事評価など、働く人にとって多岐にわたって影響が及ぶものだ。昨今の労基署の監査や、今後、上場を目指す上でも厳格かつ正確な運用が求められる。システム導入を担当する部署にとっては「準備しても、し足りない」というのが率直な意見だろう。

そうした奮闘もあり、無事に2017年4月、フレクトの新しい勤怠管理システムは稼働し始めた。

導入効果は3つ＋アルファ

フレクトでは、4月以降の働き方の変化とTeamSpirit導入の効果を次の３つと捉えていると言う。

まず、1つ目が「フレックスタイム制の本格運用」だ。同社では、育児中の社員も増えており、全社員に一番インパクトが高かったとのことだ。男性の育児休暇やリモートワークといった柔軟な働き方が叶っており、ワークライフバランスを保つ環境ができた、という。

次に、「労働時間を把握する精度が向上したこと」が挙げられた。1分単位で働く状況が把握でき、それをリアルタイムにチェックできるようになったことは「働きすぎ」を抑止することにも繋がる。

3つ目は、「有給休暇の管理」だ。フレクトでは、以前から有休休暇の自動付与はできていたが、有効期限管理は手作業だったため管理側はもちろん、働く人本人も残日数の把握に負荷がかかっている状態だった。
「もともと社内には休暇を取りやすい雰囲気があり、取得率に大きな変化は見られないが、全員がきちんと休みを取るからこそ、管理負荷が高かった点が大きく改善されたことは価値がある」と教えてくれた。

繁忙期こそ、「事務作業に手間がかからないこと」は重要

フレクトでは、個人の目標設定やマネージャーの評価にもチームの稼働時間に関する項目が含まれている。「休日出勤や深夜対応を減らそう・なくそう」という意識も形成されてきたそうだ。

「しかし、プロジェクトが佳境に入ってくると、打刻がいい加減になってくることもあるんですよ。そんな傾向もレポートでリアルタイムに可視化ができるようになったので助かっています。また、執務室の入退室と出退勤を1枚の社員証でできるようになったことは、打刻忘れの防止に大きく貢献していると思います」と、Teamspirit導入の効果を語る。

週の勤務時間が50時間を超えると赤

昨今は、上場前の監査において「安心安全な職場環境であるか？　超過勤務が常態化していないか？」といった点も挙げられており、担当部署は対応に迫られていることだろう。フレクトでも体制づくりにはチカラをいれているとのことだ。

たとえば、これまで担当部署が手作業で関連データをかき集めて、36協定違反やその他の労基法に抵触するような状況が起こっていないかを逐次チェックしていたそうだが、TeamSpirit導入以降はダッシュボードやレポートを使ってチェックすることができるように体制を整えたこともそのひとつだ。

そうして得られた余剰な労力を、管理部門の本来業務遂行に向けることで、労務管理に気を揉む必要がなくなったことは、心理的負担の軽減に繋がったと言えよう。

残業時間の少なさ、休暇取得率の高さに加えて、ランチ勉強会の昼食代や社外の専門家を招いた夜の勉強会のケータリング費用に対する会社サポートや、毎年のファミリーデー。そして、毎日午後3時になるとポップコーンを作る匂いが受付まで流れてくる職場環境......。
こうしたスキルアップも働きやすさも叶える柔軟な会社の有り様は、「働く人がヘルシーな状態にないと、お客様をハッピーにするCXの品質は保てない」との考えに基づくものだと言えよう。

第二創業期を迎え、フレクトがステージアップするための環境は整った。今後、また新たな「お客様をハッピーにするアイデア」がいくつも生み出されていくことだろう。