株式会社オルトプラス

事例ポイント

課題

• 社員のライフスタイルに応じた複数の勤務体系があり、締め作業の負荷が高かった
• 勤怠情報を集計・レポーティングし、経営に活かしたかった
• 社員の勤怠打刻を習慣化したかった

決め手

• 複雑な勤務体系を何パターンも管理できる
• 勤怠データを精緻に取得し、自動でグラフ化・レポーティングされる
• 関連法令の知識がある開発スタッフがシステムを作っている

効果

• 勤怠データ抽出や給与ソフト連携が容易になり、給与計算業務が格段に効率化
• 勤怠情報がグラフィカルに可視化され、経営戦略に活かしやすくなった
• 操作性の良さと社内仮想通貨導入により、社員全員の勤怠打刻が習慣化

事例概要

機能	勤怠管理, レポート・ダッシュボード
業種	IT・インターネット, システム開発
従業員数	100～499人
特徴	自動化による作業時間の削減, 最新法令への対応, データの見える化・分析, ERPや他システムとの連携

ソーシャルゲームの企画、開発と運営、ITサービスの開発等を行なう、株式会社オルトプラス ーー と紹介しても、そのダイナミックでチャレンジングな社風は伝わらない。この会社ではとにかく「新規事業をどんどん立ち上げていこう」との前向きなワクワク感が溢れている。その数は年間3〜4本というから驚きだ。

2017年、ブロックチェーン技術に世の中の注目が集まるころにも、「ブロックチェーンの技術をつかって何か新しいプロダクトを作ろう！」と、プロジェクトがスタートしたと言う。

それが、2018年にサービス提供を開始した、社内仮想通貨「コミュニティオ」だ。

一般的に仮想通貨と言えば既存の通貨の代替となるような存在をイメージするだろう。だが、オルトプラスではここに「社内コミュニケーションの円滑化のためのツール」というアイデアがプラスされた。その背景について、コーポレート・ブランディング部の柳奈央子マネージャーは次のように語る。

「2014年末の上場までは社員の大部分が裁量労働制で働いていたということもあり、一般的な企業のように朝の定時に出勤している社員が少ないということが普通でした。この習慣を変えるために、まずは全員を定時制の働き方に変え、全員を管理・監督することにしました。これはある程度習慣になってきたのですが、どうしても『勤怠打刻をする』という習慣が身につかず、日々の勤怠管理ができづらい状況が続いていたのです」。

ゲーム感覚で勤怠打刻の習慣を身につける

勤怠打刻を習慣化させるために社内仮想通貨コミュニティオ（同社では"JOY"という社内通貨を発行している）をどう活用したか？　その答えは「きちんと打刻できたら100JOYを付与する」と言うシンプルなものだ。

「当たり前の行動なのですが、やってみるとちょっと嬉しいご褒美がもらえる、という仕組みにしてみると習慣化しやすいのでは？　と思ったのが発想のきっかけです。勤務日数✕スタッフの人数が分かれば福利厚生費として予算化しやすいという点も、取り組みの実施可能性を後押ししてくれました」と、柳氏。これをきっかけに、社内の制度設計やコミュニケーションの円滑化、福利厚生の制度として、「こういう使い方や機能が考えられるのではないか？」と、アイデアを出し、コミュニティオのサービスを洗練させていったとのことだ。

導入の決め手は「まさに欲しい機能」があったから

先述のような「勤怠打刻を行なったらインセンティブを付与し、習慣化を促す」という施策は、それ自体のアイデアももちろんだが、それを支えるシステムも不可欠だ。そこで、同時並行で検討されたのが「勤怠管理システムの導入」である。

柳氏は、「当初の勤怠管理ツール導入の目的は、勤怠管理を行ない、それを集計レポーティングして経営に活かしたいというものでした。そのため、システムの柔軟さに加え、データを精緻に取得し、グラフィカルに表現できる機能も必要でした。設定しておくと、ほしい情報がグラフになってレポーティングされる、というTeamSpiritのレポート・ダッシュボード機能はまさに欲しかった機能です」と、振り返る。

もちろん、他にも選定時に考慮した点はあったそうだ。

「弊社の勤務体系は、定時制・裁量労働制・管理監督者・時短・スライド・アルバイトと、社員のライフスタイルに合わせて選べるようになっています。これは働く側にはメリットが大きいのだと思いますが、コーポレート・ブランディング部門には月次に締め作業などで高負荷が掛かかります。彼らにとって使いやすいことは、選定条件のなかでも優先度の高いものでした」。

こうした課題に対し、複雑な勤務体系を何パターンも管理でき、関連法令の知識がある開発スタッフがプロダクトを作っている、というTeamSpiritの機能と体制が評価され、導入が決定した、と言う。

打刻する習慣が浸透し、月次の締め作業が格段にスピードアップ！

実際に導入がなされて以降、コーポレート部門では「勤怠データが抽出しやすく、出力データを給与計算ソフトに投入するのもスムーズなので、給与計算の時間が大幅に削減できた」と好評価だという。

以前は給与計算のために月末・月初は超過勤務や、繁忙期には休日出勤も必要な場合があったとのことだが、こうした負荷もTeamSpirit導入以降は改善されていると言う。

その前提には、必要なデータが締め日に揃った状態である、ということも欠かせない。打刻するとJOYがもらえるので締め日ギリギリに焦って入力したり、打刻漏れの状態が放置されてしまう、ということがなくなったのも、この改善が達成できた大きな要因だ。

「打刻し忘れたスタッフが、『しまった！　打刻忘れた―！』と本気で悔しがる様子は他社には見られないことかもしれません。そうした意味では、TeamSpiritとコミュニティオのタッグは『打刻漏れ防止ツール』と言えると思います」と柳氏。TeamSpiritとコミュニティオの相乗効果が生まれている、と手応えを語る。

現在、株式会社オルトプラスと株式会社チームスピリットとはコラボレーションして前述のソリューションを正式に提供するべく議論を進めている。同社の成功のメソッドは、勤怠打刻の習慣化に悩む企業にとって役立つものとなることだろう。

貯める楽しみ、使う喜び 〜給与に反映しづらい貢献を評価する存在としてのJOY〜

社内仮想通貨コミュニティオを活用した施策は、これを貯める達成感やこれを介してコミュニケーションが取れる気軽さが楽しみではある。しかし、それだけではすぐに飽きてしまったり、ゲーム性を感じづらかったりしてくるだろう。

そこで、同社では、社内コンビニのほか、今では本格的なパンやソフトクリームサーバーのような「使える場所」の提供にも力を入れているそうだ。こうして使う楽しみを設けることで、それを活用しながらモチベーションを上げ、仕事を円滑に進めていく、といういい循環サイクルができるようになるわけだ。

今では、勤怠打刻習慣を身に付けるためだけでなく、リファラル採用のインセンティブとしてJOYを活用したり、会社の採用ページ等をSNSでシェアすると50JOYもらえる『シェアJOY』という取り組みにも活用され、「そうと意識しないでコーポレート・ブランディングのお手伝いを社員が率先してやってくれている状態」を醸成するキーファクターになっている。

こうした会社の広報活動に貢献することや、業務外のお手伝いやサポートは人事評価に反映し辛い（＝給与に反映しづらい）というジレンマがあるものだが、JOYがあればこれを補完することができるだろう。

労基法改正は労使双方に戸惑いをもたらす恐れもある そんな困難をコミュニケーションの力で乗り越えられるように

最後に柳氏は、「たとえば、今春の改正労基法後は、労使双方が努力しなければならないことがたくさんあります。戸惑ったり、面倒に感じたりすることも多いでしょう。また、法令遵守すればどうしても一社あたりの労働時間が減ることになります。もし、これまでと変わらない生産性であれば、やはり生産量は落ちてしまわざるを得ません。ですが、こうしたネガティブな考え方は私たちの社風には合わないものです。

法律を守ることは大切ですが、それだけではなく、私たちは業務に取り組むモチベーションを上げるように促して、生産性を上げることを目指していきたいと考えています。そのためにも、働くひとそれぞれの内面に働きかけることが重要だ、と考えています。

『やりなさい』と強制するようなことではなく、自発的に『したくなる』ように行動設計して、それを促す一つのトリガーとしてコミュニティオを活用していけば、いい循環が作れると思っています」と、自社の働き方改革の今後について語ってくれた。