増大化する就業管理・勤怠管理の責任への対処法
著者：チームスピリット編集部
近年、多くの企業で「就業管理」「勤怠管理」というテーマに注目が集まっています。いずれも企業や事業所などの使用者が従業員の就業状況を適正に把握・管理することを意味しますが、すべての企業が適正に実践できているわけではありません。日本社会では以前から長時間労働の常態化が問題視されており、従業員のワークライフバランスの実現とは程遠いというのが現状でした。
ともすれば「使用者＞労働者」というケースに陥ってしまうケースも珍しくはありませんでしたが、現代はそうしたアンバランスな労使関係の見直しが図られ始めています。その象徴的な出来事が、2019年4月から順次施行された働き方改革関連法でしょう。労働基準法などを筆頭に労使における法改正が行われたため、企業としても従業員の就業や勤怠の管理において抜本的な見直しを求められています。就業管理・勤怠管理の重要性が叫ばれている現状には、そうした背景があることをまず押さえておくべきです。
勤怠管理とは？
勤怠管理とは、企業が従業員の勤怠状況を適正に把握し、管理することです。タイムカード・ICカードなどの勤怠管理システムを活用し、従業員が出社・退社時間、休憩時間、休暇・休日の日数など企業の勤務規則をきちんと遵守しているかをチェックします。勤怠管理を正しく実施することで賃金の支払いが正確に行われるのはもちろん、従業員の過剰労働や勤務怠慢の早期発見にもつながります。適正な労働環境を整備するうえで欠かせない管理業務です。
就業管理と勤怠管理はほぼ同義
働き方改革関連法が話題に上がる際に、必ずと言っていいほど登場するのが就業管理や勤怠管理という言葉です。これらの用語は、従業員の勤務状況を正確に把握して安心して働ける環境を整備するという意味合いや目的において特段の違いはなく、ほぼ同義と考えても問題ありません。
そうした言葉の意味以上に重要なことは、就業管理や勤怠管理が頻繁に使用されている背景を知ることです。つまり、多くの企業で就業管理・勤怠管理が適正に行われていない実態が問題だと言えます。ではなぜ、企業は従業員がより働きやすい職場環境を整備する必要があるのでしょうか。その理由に迫ります。
企業が職場環境を整備しなければならないワケ
団塊の世代が経済活動を担い、高度経済成長期を迎えていた時代の日本であれば、長時間労働も美徳とされたかもしれません。しかし、時代の変化によって生活環境は大きく様変わりしているだけに、働き方に対する考え方も常にアップデートする必要があります。それは従業員だけでなく、使用者である企業側においても同様です。これからの時代は、企業が従業員にとって働きやすい環境を整えることは当然であり、その方が企業にもメリットが多いということを押さえておくべきでしょう。
職場環境を整備する理由1：働き方の多様化への対応のため
現代では女性の社会進出の重要性が叫ばれていますが、働く意欲があっても、育児や介護との両立に悩む女性がまだまだ多いというのが現状です。また、本業として会社に属していながら、副業として他社から仕事を請け負うスタイルで働く人も少しずつ増えてきています。画一的な働き方が特徴だった日本社会も少しずつ変わりつつあるのです。
人それぞれの働き方は多様化してきており、ニーズに合わせた環境を整備しないと優秀な人材を確保しにくい時代になってきています。そのため、企業もテレワークやフレックス制度、時短勤務なども容認する姿勢が求められます。時間や場所にとらわれないワークスタイルは今後、より浸透していくことは間違いありません。
職場環境を整備する理由2：生産性向上につなげるため
従業員に仕事で成果を出してもらうためには、それぞれが最大限にポテンシャルを発揮しやすい環境を整えることも重要です。例えば、朝型の人もいれば、反対に朝が苦手で寝起きが悪い人もいるでしょう。それにもかかわらず、全員同じ始業時間に業務を開始するスタイルがもっとも効率が良いと言い切れるでしょうか。それぞれの従業員の生産性向上を目指すためには、働き方の見直しが求められます。従業員が能力を発揮しやすいポジションや環境を用意することも企業の務めなのです。
総務省の「平成29年通信利用動向調査」によると、2017年の日本企業におけるテレワークの導入率は13.9％でした。数字的にはまだまだ多くありませんが、緩やかな増加傾向にあります。また、内閣府が2018年に発表した「働き方・教育訓練等に関する企業の意識調査」によると、テレワークを積極導入した6割以上の企業で労働時間が減少しているというデータが出ています。このように働き方の見直しによって、生産性が高まる可能性もあるのです。
職場環境を整備する理由3：離職率減少・人材獲得を実現するため
働き方の多様化が進む現代では、旧体制のワークスタイルしか認めない姿勢でいると、人材の定着や獲得が困難になる恐れもあります。たとえば、子育てや介護のためにテレワークでの勤務を希望している場合、会社が容認しないことでその従業員の離職に直結するかもしれません。また、新たに人材を確保しようと募集を出したとしても、働き方の面で折り合いがつかず、優秀な人材を取り逃してしまうというケースも考えられます。
テレワーク、フレックスタイム制度、時短勤務、副業など、一昔前までは一般企業ではなかなか認められていなかった働き方がすでに当たり前になりつつあります。それゆえに、多様な働き方を許容しない会社は、貴重な人材が離れ、求職者から敬遠されることで人材難に陥るかもしれません。人材確保において職場環境は非常に重要なファクターとなり得ます。
職場環境を整備する理由4：企業の就業管理責任が増大したため
企業が職場環境を整備しなければならない、もっとも大きな理由が就業管理・勤怠管理の重要度が高まっていることに他なりません。特に働き方改革関連法において、「残業時間の上限の規制」や「年5日の年次有給休暇付与の義務化」を遵守しなければ、違反企業として罰則が与えられます。就業管理責任を果たし、企業としての体裁を保つうえでも就業管理・勤怠管理は義務なのです。法改正に準じた対応をするためには、これまで以上の徹底が欠かせません。
万が一、従業員の勤怠状況が改善されず、罰則を受けることがあれば、その影響範囲は懲役刑や罰金の支払いだけでは済まない恐れもあります。厚生労働省では違反企業かつ、その後の改善が期待できない場合は「企業名の公表」を示唆しています。就業管理責任を放棄したがゆえに、たとえ事業が好調だとしても、それ以上に悪評が流布して大幅なイメージダウンにつながるかもしれません。
複雑化する就業管理業務の見直しの検討を
企業が職場環境を整備するうえでも、従業員の就業管理・勤怠管理の徹底は不可欠です。しかし、始業・定時の時間が皆同じで全員が会社に出社するのが当たり前だった時代と比較しても、働き方が多様化する現代では就業管理業務も複雑化しています。従来のやり方を単に踏襲するだけでは、企業環境の整備や法令遵守につながらない恐れもあるので、管理方法の見直しを検討しましょう。特に下記のやり方を継続している場合は、なおさらです。
見直し対象1：紙による勤怠管理
従来まで多くの企業が採用していた出勤簿やタイムカードによる就業・勤怠の管理。しかし、それらの紙を使った管理体制では、テレワーク、フレックスタイム制、時短勤務などの多様な働き方に対応するのが困難な面があります。紙が有効だったのは始業や定時と勤務時間が均一で出退勤の時間を記入・打刻すれば良かった時代であり、一人ひとり異なる働き方に合わせた管理が求められる現代では同じようにはいかないでしょう。
見直し対象2：月末月初の集計
出勤簿やタイムカードなどでの就業管理・勤怠管理の場合、エクセルなどにデータを移す作業は、月の集計が完了する月末か翌月の初めになってしまいます。その段階で残業時間が規定を大幅に超えている事態が発覚しても、どうにも対処ができないことがほとんどです。適宜、出勤簿やタイムカードを確認する方法もありますが、年間を通しての就業管理・勤怠管理の罰則に抵触しないかどうかまでを確認するのは非常に骨が折れます。月末月初に就業・勤怠データの集計作業を集約している場合は、見直しを検討しましょう。
勤怠管理システムのデジタルシフトが主流に
職場環境を整え、さらに法令を遵守するために徹底した就業管理・勤怠管理を行うためには、既存のアナログの方法では限界があります。そこで近年では、デジタル化されて便利なクラウド勤怠管理システムを導入が増えてきています。就業管理・勤怠管理をすべてシステム上で行えることには実際にどんなメリットがあるのでしょうか。また、クラウド勤怠管理システムによって、なぜ時代に合った就業管理・勤怠管理が行えるのか、その導入するメリットを紹介します。
メリット1：場所や時間にとらわれない利便性
出勤簿やタイムカードの場合、会社に出社しないと記入や打刻を行えません。また、客先への直行や記入・打刻漏れがあった場合は、その都度不備がある箇所を管理者に説明する必要がありました。しかし、クラウド勤怠管理システムであれば、場所や時間にとらわれないスムーズな打刻を実現します。
打刻方法がWebブラウザや入館証などのICカード、スマートフォンなど多岐にわたるので、訪問先や出向先でもネットワークを使って打刻できます。また、テレワークなどの場合は、仕事を始める直前に打刻するなど、システム上の操作1つでいつでもどこでも対応できるのが魅力です。また、システム上で打刻をすぐ管理できるのでミスや忘れがあった場合も管理者がすぐに指摘でき、申請・承認のフローもスムーズに行えます。
メリット2：法律違反のリスクを軽減
「残業時間の上限の規制」「年5日の年次有給休暇付与の義務化」など罰則事項のある法への対応は、年間を通した就業管理・勤怠管理を照らし合わせたうえで、判断する必要があります。法令違反の恐れがある従業員がいたとしたら、年間の出勤簿やタイムカードを取り出してすべての記録を一から調べるのであれば、それはかなり難渋する作業です。
一方、クラウド勤怠管理システムであれば、対象従業員の年間累計での勤怠データを即座に参照することができます。また、レポート機能があるシステムであれば、月次で労働時間や有給休暇の取得に問題がある従業員を知らせてくれるものもあります。就業状況が特に良くないスタッフの場合は、その上長や管理者にアラート通知で知らせる機能などもあれば、未然に罰則のリスクを回避できるでしょう。
メリット3：リアルタイムで状況確認・管理
クラウド勤怠管理システムを使用したデジタル管理の場合、システムにアクセスすればリアルタイムで状況確認できる点は大きな強みです。就業・勤怠状況を可視化できていれば、トラブルが起こる前に管理者が未然にリスクヘッジするための対策を講じることもできます。
また、管理者だけでなく、本人も毎日の打刻を確認できるので、日ごろから従業員一人ひとりの就業管理・勤怠管理に関する意識づけも行えます。出退勤や入退室の打刻をした後すぐにデータが反映されて確認できる環境が、就業管理・勤怠管理をより身近なものとするかもしれません。
メリット4：場所を取らないデータ保管
労働基準法第109条で「賃金その他労働関係に関する重要な書類」は3年間の保存が義務付けられています。タイムカードや出勤簿などの就業管理・勤怠管理状況を記載した書類はこれに該当します。そのため、紙を保存しなければならず、それなりのスペースの確保が必要です。また、紙をスキャンしてPDFデータなどで保管することも可能ですが、全従業員分のデータとなるとフォルダ管理などが非常に煩雑になるでしょう。
クラウド勤怠管理システムであれば、システム上で必要なデータが自動的に保存されます。過去の就業・勤怠データに関してもすぐに閲覧でき、状況確認に関しても非常にスムーズです。場所をとらずに、また手間をかけずにデータ保管をするのであれば、クラウド管理システムへの移行がおすすめです。
