出勤簿の保存期間は5年 適切な形式と管理方法について解説

出勤簿は、労働基準法で定められた法定三帳簿のうちの一つで、労働者の労働日数や出勤時刻、退勤時刻などを記載するものです。適切な書き方・管理方法で一定の期間保存しなければ、労働基準法違反となり罰金が科される可能性があります。

労働基準法違反となるケースとしては、保存期間が3年未満の出勤簿を破棄してしまう、そもそも出勤簿の形式が適切でない、などが想定されます。

この記事では、出勤簿を保存する期間や罰則を受ける可能性のある管理方法、紙から電子データの保存に移行するメリットについて詳しく説明します。この記事を読めば、出勤簿の適切な保存期間・管理方法について理解でき、労働基準法違反のリスクの回避に役立ちます。

出勤簿の保存期間とは？

企業には従業員の出勤簿を作成する義務があり、パートやアルバイトといった非正規雇用についても例外ではありません。 また、作成した出勤簿の保存期間も法律で定められており、2023年7月現在は5年間の保存が義務付けられています。

この章では、法改正後の保存期間の考え方と、2020年からの保存期間変更に伴う経過措置について解説します。出勤簿に記載する必要がある具体的な項目については、こちらの記事で詳しくまとめていますのでぜひ参考にしてください。

保存期間は原則5年

出勤簿の保存期間は、起算日から数えて原則5年間です。もし5年に満たない状況で廃棄してしまうと、労働基準法109条*違反にあたり、今後は「30万円以下の罰金」が科せられるようになります。元々、出勤簿の保存期間は3年でしたが、労働基準法が改正されて保存期間が5年に引き上げられました。

*参考：e-GOV｜労働基準法

また、5年間保存さえすれば良いというわけではなく、適切な方法で保存しなければ同じく罰金の対象となります。

経過措置につき3年でも可

出勤簿の保存期間に関して3年から5年に変更する経過措置中であることから、2023年7月現在は3年間の保存でも問題ないとされています。

ただし、あくまで出勤簿の保存期間は5年であると労働基準法に定められていることから、今後保存期間が5年になることは明白です。そのため、事前に5年間保存しておく準備をしておくと、いざ経過措置期間が終了した場合でもあわてずに対応できるでしょう。経過措置期間の終了については、定期的に厚生労働省のホームページを参照すると見逃しの防止につながります。

ちなみに、出勤簿の保存期間は7年と誤解されることがあります。7年間の保存義務が適用される書類は、出勤簿ではなく賃金台帳が源泉徴収を兼ねるケースであり、混同しないようにしましょう。

法改正により変更された保存期間の算出方法

基本的に出勤簿の保存期間の起算日は、その月の記録を書き終えた日です。ただし給与の支払いが出勤簿の記録が完結するよりも遅い場合は、「給与の支払日＝起算日」とします。

例えば、2023年7月1日～7月31日の期間に記録した出勤簿の場合、保存期間は以下の「出勤簿の保存期間の起算日について」の図のようになります。

2023年7月1日～2023年7月31日の間で記録した出勤簿をもとにして、2023年8月20日に給与を支払った場合、2023年8月20日を起算日として、そこから5年経った2028年8月20日までが7月分の出勤簿の保存期間となります。

元々は給与の支払い日にかかわらず、記録が完結した日のみを起算日として計算していました。しかし、2020年の労働基準法改正により、起算日の基準が変更になり、給与の支払い日と比較した上で起算日が決まるようになりました。

出勤簿の管理において罰則を受ける可能性があるケース

出勤簿の保存期間は法律で定められていますが、記載事項や記録方法までは定められていません。一方で、企業は「労働時間の適切な把握」が求められており、出勤簿の記載事項・記録方法によっては、労働時間を適切に把握できていないとみなされる可能性があります。例えば、以下のケースが考えられます。

• 出勤日の欄にハンコを押すだけの出勤簿で管理する
• 従業員の自己申告をもとに記録した出勤簿で管理する

この章では、労働時間の管理が不十分だとみなされる理由とその改善策も紹介します。

出勤日の欄にハンコを押すだけの出勤簿で管理する

出勤簿に始業・終業時刻などの労働時間に関する情報が記載されていないと、労働時間の把握が不適切とみなされ、労働安全衛生法違反*¹になりかねません。

また、始業・終業時間数や労働時間数などを記載せず、出勤日の欄にハンコを押すだけの出勤簿を作成している場合、下記のようなトラブルが発生する可能性があります。

• 36協定で定めた労働時間の上限を超えて従業員を働かせてしまった
• 従業員に対する残業代の未払いが発覚した

どちらの場合も、労働基準法違反*²と判断されれば、「6か月以下の懲役又は30万円以下の罰金*」を科せられます。

改善策としては、タイムカードや出退勤の際に用いるICカードの履歴などの客観的な記録をもとにして、出勤簿に記録する方法が考えられます。

*1 参考：e-GOV｜労働安全衛生法

*2 参考：e-GOV｜労働基準法

従業員の自己申告で記録した出勤簿で管理する

手書きでの出勤簿やExcel（エクセル） への手入力など、従業員の自己申告によって記録した出勤簿は、労働時間数の正確な把握が難しく、情報の改ざんも容易です。

例えば、以下のような問題が起こることが想定されます。どちらも労働基準法違反に該当すれば、事業主は「6か月以下の懲役又は30万円以下の罰金 *」が科されます。

• 残業時間を改ざんして、残業代が出ないようにしていた
• 従業員に残業時間を少なく記録するように圧力をかけ、過重労働させていた

*参考：e-GOV｜労働基準法

このような問題が起こる可能性もゼロではないため、自己申告での労働時間の把握は労働安全衛生法で推奨されておらず、客観的な方法での把握が求められています。ただし、自己申告での記録は全面的に禁止されているわけではなく、以下のいずれかの対策を取れば可能です。

• 使用者*が、自ら現認することにより確認すること
• タイムカード、ICカード 、パソコン使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること

上記の2つの対策をとることができない、やむをえない事情がある場合でも以下の表で示した所定の管理方法を実施すれば、手書きやエクセルのファイルなどに従業員が自己申告制で記載しても良いとされています。ただし、労使間でのトラブルを防ぐためにも、基本的には客観的な情報をもとに出勤簿を記載するようにしましょう。

*使用者...労働基準法における「使用者」とは労働者を使用する立場にあり、労働の対価として賃金を支払う人を指します。これは経営者に限らず、部下に指揮命令を出す上司も「使用者」にあたります。

出勤簿の保存を紙から電子データにすべき理由

出勤簿を紙媒体で保存している場合は、管理の手間を減らすために電子データによる保存を検討してみましょう。なお、出勤簿は紙媒体ではなく、電子データで保管しても問題ないとされています。（平成17.03.31基発第0331014号）

参考（PDF資料）：厚生労働省｜厚生労働省の所管する法令の規定に基づく民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する省令について

紙媒体から電子データに切り替えると以下の3つの問題解消につながります。

• ファイル整理に時間がかかってしまう
• 膨大な保管スペースの確保が必要
• 必要な記録を手作業で探さなければならない

まとめ

この記事では、出勤簿を保存する期間や罰則を受ける可能性のある管理方法、電子データが紙媒体と比較して管理しやすい理由について解説しました。出勤簿は所定の期間保存しなければ労働基準法違反によって30万円以下の罰金が科される可能性があります。

また、出勤簿の適切な記載方法・記録事項を守らなければ、従業員の労働時間の管理ができずに労使間のトラブルに発展する可能性もあるため、出勤簿の整備を心がけましょう。

出勤簿の管理を電子データに移行する場合は、勤怠管理システムの導入をおすすめします。勤怠管理システムの中には、従業員が記録するだけで出勤簿を自動で作成してくれるものもあるため、業務の効率化に役立ちます。ぜひ、この機会に導入を検討してみてください。