学校法人東京理科大学

事例ポイント

課題

• 勤怠管理のペーパーレス化を進めたかった
• 月締め作業終了まで、勤務時間の全体量を人事部で把握できなかった
• 自校での開発も検討したが、コストやリソースがかかってしまうことが課題だった

効果

• 勤怠の締め作業にかかる時間を短縮できた
• 労働時間等のリアルタイムな可視化により、先手の労務管理ができるようになった
• 休暇の取得可能日数等が可視化されることで、職員の意識が変わった
• メンテナンス不要でアップデートされるため、業務を止める心配がなくなった

事例概要

機能	勤怠管理, レポート・ダッシュボード
業種	学校・教育
従業員数	1000人以上
特徴	自動化による作業時間の削減, ペーパーレス・脱エクセル, コストパフォーマンスの向上, データの見える化・分析, システム運用負荷の軽減

ITリテラシーの有無にかかわらず毎日使えて、リアルタイムに働く状況が見える化できる就業管理ツール

「理学の普及を以て国運発展の基礎とする」という建学の精神を掲げ、明治14年にその前身が創設された東京理科大学。実力主義を堅持しつつ、専門性と倫理観、さらに国際的な視点をもった理系人材を数多く輩出してきた同校は、間違いなく日本最高水準の学府のひとつだ。

大学は高い自治性を有したコミュニティとして成立している。そのためか、民間企業とは違った多種多様な働き方が存在する場所でもある。

「大学における特殊性は、教員、事務系職員、専門職員といった 職域の区分があるだけでなく、彼らの給与形態もその契約条件によってまったく違っている点が挙げられます」と、人事部長は語る。 同校にはそうした人材が合わせて3,500名ほど在籍しているという。この規模ともなれば、労務管理にかかる仕事量は相当なものだと想像できよう。

「まずは事務系職員の労務実態をできる限りリアルタイムで把握できるようにすること。これが就労管理システムの導入を検討するきっかけでした」と同氏。
では、そうした目的に対して、TeamSpiritはどのように貢献できたのか？　導入プロジェクトを主導した人事部と情報システム部の担当者から話を聞いた。

選定のポイントは、"世界標準"になりうる機能を有していること

独自性に富み、社会に貢献し得る研究成果をあげるためには、国内外の研究者との積極的な交流や共同研究を進めていく必要がある。このことは、大学という組織の運営スタイルそのものにも変化を与えているようだ。たとえば、海外で開催される学会に参加する、海外留学生を積極的に受け入れるよう働きかける、といったケースは頻繁に行われるものだ。

これに付随して、学内で活用されるシステムは、多言語に対応していたり、場所を選ばずにアクセスができるようマルチデバイスに対応していることが求められた。
「東京理科大学では、『世界の理科大』になることを目標に掲げ、世界で認められる研究力や教育力をもってグローバルに羽ばたいていこう、という新たな理念を掲げています。そのため、今回の選定でも『グローバルなものを』と考えました」とは、情報システム部担当者の言葉だ。

クラウドサービスだからコストもリソースも圧縮できる

前述の条件だけではない。IT環境を整えるうえではセキュアでリソースもコストの面でもより優れたものを、との意向もあったという。

「世界を目指す理科大として、すでにSalesforceに研究者向けのプラットフォームVRE（Virtual Research Environment）を構築していました。それを全学に展開していたため、TeamSpiritを導入しやすい環境が整っていたのです。

以前は自校でシステムを開発することもありましたが、それでは初期投資は もちろん、運用面でもコストやリソースがかかってしまいます。
その点、クラウドサービスは適宜アップデートがなされるので、
差分を確認する手間だけで済みます。サービスを停止してメンテナンスをする、ということもないので、業務を止める心配もありません」と、情報システム部担当者は口を揃える。

新たに環境を構築する必要がなく、基盤さえあればその日にインストールが可能だというスピード感は、クラウドサービスの圧倒的優位性だと言えよう。限られた開発リソースを有効に活用することにも繋がる。

直感的に状況を把握しやすいグラフが生成できるから問題の是正もしやすい

東京理科大学ではこれまで、超過勤務に関する情報を紙ベースで管理していたという。締め日ともなると、それらの申請書類が人事部に一斉にやってくる。この情報を期日までにデジタルデータ化し、給与の支払いなどを適切に処理することは毎月の業務として行うには負担が大きいものだ。特に、書類がすべて届くまで人事部が全体の業務量を把握できないことや給与に直結する情報を扱うという心理的負荷も考えられる。

また、そのデータが管理職に共有されるまでには数日単位のタイムラグが発生し、それが懸念事項となっていたそうだ。

この点について、TeamSpirit導入後に改善が見られたという。
「超過勤務に対する給与計算はもちろん早くなりました。それだけではなく、働く状況をリアルタイムに把握できるようになったので、管理職が部下の働く時間を適宜チェックできるようにもなりました。
入力されたデータを簡単にグラフにして見られるので、視覚的に状況把握をしやすくなっています。課題を抱えている部署の当事者やその管理職に注意を促しやすくなったわけですが、その際にグラフを見せながら伝えることができるので、伝わり方も違うように感じます」 と、人事部の担当者は評価する。

就労実態を把握することは、安全な職場環境を保ちコンプライアンスを遵守する上での最重要事項のひとつだ。就労状況をなるべくリアルタイムで「見える化」させたい、という希望は多い。

また、自分たちの組織の「今の働き方」がどのようなものかを素早く検知し、問題が起こる前に対策を練りそれを実行に移すことが可能となれば、経営陣やマネージャークラスに求められる「安全な職場環境づくり」をスマートに実現することにも繋がる。働くことの「見える化」は、働く人たちを守ることに貢献する、というわけだ。

ITの仕組みが「意外と休める」という実感をもたらす

利用している職員からは、「カレンダーに振替休日の情報が表示されるから、ちゃんと"休む"ように意識も変わり、『意外と休めるものだな』といった声も聞かれるようになりました」との声も聞かれているという。

大学では、入学式や卒業式、試験やオープンキャンパスなど、休日に出勤するケースが多々あるそうだ。そうした際に休暇の残日数が確認しやすくなっていれば、休暇取得の促進にも繋がろう。さらに、半休、時間単位有休、振休など、休暇の取得と残業計算が完全に連動するので担当部署の計算の手間も少ない。

毎日利用するからこそ、インターフェイスは重要

2016年10月からTeamSpiritを利用し始めた東京理科大学。今は"運用プレミアサポート"を活用し、様々な機能を確認しながら利用している状態だという。
しかし、「サービスをカットオーバーする際には説明会を実施したり、PCを立ち上げると同時に入力画面を表示させたりといった工夫をした結果、ほぼ全員が毎日入力を行ってくれるようになりました」と、人事部からの評価も厚い。

いわゆるバックオフィス系のツールにありがちな" ITリテラシーが高くないひとにとっては馴染みづらい操作画面ではないこと"も、利用を促進することに一役買っていると考えられそうだ。「毎日使ってもらうシステムだから、親しみやすいインターフェイスであることも選定時に重要視した点でした」と、情報システム部の担当者は振り返った。