株式会社エス・エム・エス

事例ポイント

課題

• 事業の急拡大に伴い従業員が増加し勤怠管理が複雑化。
• 勤怠管理業務の負担が大きく、間接作業ばかりに時間をとられていた。
• 自社にあった運用や設定が構築できておらず、結局人による作業が多々発生していた。

決め手

• 専任のコンサルタントによる活用や環境構築の支援が受けられる。
• 自社の勤怠ルールに対応できる豊富な機能と柔軟な設定パラメータを有していた。
• 事業部門ごとに異なる多種多様な働き方にも対応できる。

効果

• 間接業務に費やす時間が5分の1に削減された。
• 従業員にとって最適化された働き方の企画立案や実行などの創造的な業務に時間を使えるようになった。
• 管理ダッシュボードの実装により、従来人事労務に集約していた労働時間管理を組織長ラインで行えるようになった。

事例概要

機能	勤怠管理,工数管理, レポート・ダッシュボード
業種	医療・福祉
従業員数	1,000人以上

日本が直面する超高齢社会の課題を解決するために、医療、介護、ヘルスケア、シニアライフ、海外事業を手がけている株式会社エス・エム・エス。2003年の創業から急成長を遂げ、現在は40以上のサービスを手がけておりグループの連結従業員数は4,000人を突破した。（2024年3月31日時点）

同社は急成長を遂げる一方で勤怠管理に関して課題を抱えていた。
事業内容ごとに適したワークスタイルへ就業規則も適応をしていく中で、勤怠管理が複雑化し日々の間接業務に追われていた。

元よりチームスピリットの導入はしていたものの、システム本来の導入効果は享受できていなかった。
業務負荷がピークを迎えた2020年に、専任コンサルタントによる活用や環境構築の支援を受けられる「プレミアサポート」を導入した。

同社とプレミアサポートチームが3年にわたり歩んだ、システムおよび業務改善の全貌について経営管理本部人材開発部人事・労務グループの小山内祥子氏と冨田鈴賀氏に詳しい話を伺った。

医療・介護従事者の人材紹介や健康管理サポートなど40以上のサービスを展開

日本の総人口に占める高齢者の割合は年々上昇し、2023年には過去最高の29.1％に達した。今後も上がり続け、ピーク時には38.4％にも達すると予測されている。

今後は、「質の高い医療・介護サービスの提供が困難になる」「現役世代の負担がより深刻になる」「高齢社会の生活にまつわる困りごとの解決が困難になる」などの課題が立ちふさがるのは確実だ。

そんな超高齢社会の３つの課題を解決するための事業を手がけているのが、株式会社エス・エム・エスである。

2003年の創業当初はケアマネジャー向けの人材紹介と介護資格の講座情報サイトからスタート。その後、医療、介護、ヘルスケア、シニアライフ、海外の５分野において、毎年のように新事業を立ち上げている。

現在では、看護師や臨床検査技師などの医療従事者の人材紹介、介護関連資格を取得するためのスクール、介護事業者向けの経営支援、企業の健康管理業務サポート、高齢者向けの食事宅配や住宅紹介サービスなど、サービス数は40以上に拡大している。事業の増加にともない、従業員数も2024年3月現在で4,188人（連結）に増加した。

2024年3月期の売上高は540億円。20期連続で増収増益を達成、と業績好調を維持している。

事業数が増えたことで勤怠管理が複雑化。担当者が"作業屋さん"に

急成長を遂げている同社だが、成長しているからこそ生じる、勤怠管理の課題を抱えていた。

それは、勤怠管理が複雑化することで、担当者に過剰な負担がかかることだ。

エス・エム・エスは次々と新サービスを立ち上げてきたが、事業部によって従業員のワークスタイルは異なると考えていた。たとえば1,000人近い従業員が働く人材紹介関連の事業部は、仕事の役割分担や働き方が確立している一方、少人数で運営している事業部は、一人が複数分野の仕事をカバーしなければならないため、フレキシブルな働き方が求められる。

そこで各事業部のワークスタイルに合わせた勤務体系を採用してきた。たとえば勤務日時や完全退館時刻、フレックスタイム制の有無は各事業部で求められるワークスタイルによって個別最適化を図っている。

「弊社では、『事業を成長させるためにはどのように人を育てて配置していくか』を事業責任者が考えるカルチャーが浸透しています。そのため、『平日の夜や土日に接客してほしいというご要望が多いのだけど、どんな働き方のバリエーションがあるだろうか？』という相談を事業責任者からよく受けることがあります。それ故に常時どこかの事業部が従来とは異なる勤務体系を試験的に導入しています。また、『最も生産性が高い働き方は何か』を従業員一人ひとりが自ら考える文化が浸透しており、多種多様なワークスタイルについての議論がなされます」と経営管理本部人材開発部人事・労務グループの小山内祥子氏は説明する。

経営管理本部人材開発部人事・労務グループ　小山内氏

無論、事業部ごとにワークスタイルが異なるということは、それだけ勤務体系も増え勤怠管理は複雑さを増していく。担当者わずか2名で約3,000人を超える、給与計算のエラーや労働時間管理をするだけでも大きな負担となっていたことは火を見るより明らかだ。

さらに同社が抱えていた課題として、人事管理と勤怠管理をそれぞれ別のシステムで行っていたために、入退社や産休・育休などの変更事項があった際は、人事管理システムと勤怠管理システムにそれぞれ同じ内容を入力する必要があった。

「当時は業務時間の大半を入力作業等の間接業務に費やす"作業屋さん"のような状態になっていました。各事業の勤怠の実態を分析して、事業責任者により良い働き方を提案する、という本来やるべき仕事に時間を割けなくなっていました」と小山内氏は振り返る。

非効率なシステム運用から脱するため、プレミアサポートを導入

この課題を解決するために人事・労務グループでは"既存勤怠システム(チームスピリット)の活用"と"業務オペレーション"の抜本的な見直しをはじめた。

同社では10年前から勤怠管理システムとして、チームスピリットを採用していたが、活用が思うように推進されなかったのには次のような背景があった。

同社では事業部門の顧客管理ツールとしてSalesforceを利用していた。チームスピリットも同じSalesforceプラットフォーム上に起伏するアプリケーションである。そのためチームスピリットでの設定変更等が顧客管理側にどのような影響を及ぼすのか不明瞭かつリスクが高いと判断し、本来の勤怠管理業務に適したシステム活用ができていなかった。
「そのため、使い勝手が悪く非効率な状態での運用が続いてしまっていました」 と小山内氏は語る。

そこで2020年にチームスピリットの「プレミアサポート」を導入した。

プレミアサポートとは、標準のサポートよりもさらに手厚いサポートが受けられるサービス。システムに精通した専任コンサルタントが、システムの導入時だけでなく、導入後もシステムが安定的・円滑に運用できるよう、年間を通して支援している。

「専任のコンサルタントの方に、システムに関するアドバイスやサポートをしていただくことで、課題を解決していきたい。具体的には、勤怠管理の担当者が設定・管理作業にかかる時間を減らす。かつ、従業員の皆さんが自律的に勤怠管理する環境が十分提供できている状態を、システムによって作り上げたいと考えました」と小山内氏は振り返る。

「こういうことがしたい」抽象的な聞き方でも的確なアドバイスが

プレミアサポートの利用が始まった当初、「3年で実現したい理想的な勤怠管理業務のあり方」を明確にしたうえで、機能から運用に関する要件を定義し、専任コンサルタントとの定例ミーティングや、不明点があった際にはその都度チャットや電話でコミュニケーションを重ねながら実現に向け取り組みを進めてきました。

専任になったことで、質問や相談などを気軽に聞きやすくなりました。具体的な改善策が分からないので、『こういうことをしたいんですけど、どうすればいいですか？』と抽象度の高い聞き方で尋ねることも少なくありませんでしたが、『それなら、こんなやり方がありますよ』と教えてくださいました。

また専門的なことまで教えていただけたので、簡単な実装作業は私たちでもできるようになり、改善がスピーディに進みました」と小山内氏は語る。

的確なアドバイスを受けられたことで、業務改善は着々と進んだ。

月20時間かかっていた作業が月4時間に。劇的に効率アップ

業務改善に取り組むと、3年も経たずに、効果があらわれた。

その一例が、勤怠管理システムのチームスピリットと人事管理システムを連動させたことだ。それにより、入退社や異動などの情報をどちらか片方のシステムに入力すれば、もう片方にも自動的に反映されるようになった。

また、休暇などの承認プロセスも自動化した。たとえば、忌引などで特別休暇の申請があった時、以前は勤怠管理担当者が手動で入力していたが、システムの設定により、自動的に付与できるようになった。
これらの改善を2021年に実行したところ、かつてはトータルで月20時間ほどかかっていた作業が、今は月4時間程度と5分の１に削減できたという。
「今では、勤怠管理システムの従業員情報のメンテナンスをほとんどしなくて良くなりました。業務改善という意味ではものすごく大きかったですね」と小山内氏は語る。

さらに月次勤怠集計のエラーチェック作業も効率化した。たとえば「所定労働時間が８時間の従業員が６時間しか働いていないのに、遅刻や休暇の申請が上がっていない」という時、従来は各事業の担当者にメールやチャットで問い合わせていたが、再確認をお願いするメールを自動的に配信する仕組みを構築した。

同じく経営管理本部人材開発部人事・労務グループの冨田鈴賀氏はその効果を説明する。
「勤怠管理のエラーの確認は毎月1,000件程度発生するのですが、この自動化の仕組みを構築するまでは対象者一人ひとりに個別連絡をしていました。それがメールの自動配信によって、私たちが殆ど介入することなく不備の修正から再申請まで完了させられるようになりました。現状個別連絡が必要なケースは100件程度に減りましたね」

事業責任者が勤怠管理をしやすくする改善も

さらに、現場でしか分からない業務状況等も加味した労働時間のマネジメントを実現するため、事業責任者が配下メンバーの労働状況を可視化できるようなマネジメントボードの作成にも着手した。

「マネジメントボードの改善によって、人事側が『この方、残業が多いですよ』などと伝えた時に、事業責任者がすぐに理解できるようになりました。『部下の仕事の状況が一目で分かるので、業務の配分もしやすくなった』という声もいただいています」と冨田氏は言う。

経営管理本部人材開発部人事・労務グループ　冨田氏

その他、勤怠データの入力エラーのようなトラブルも、プレミアサポートを頼ることで、すぐに解決できるようになったという。冨田氏はその時のことを振り返る。
「エラーの原因を突き止めようにも、何を調べたらいいかが分からなかったのですが、担当のコンサルタントの方からすぐにレスポンスが返ってきて、エラーの原因を突き止めてくださいました。非常にありがたい存在です」

「もっとこういう世界を創りたい」。新たな業務改善に取り組む

プレミアサポートを活用して一つひとつ業務を改善することで、小山内氏と冨田氏は新たな業務改善のタネを見つけられるようになったという。

「『チームスピリットを上手く使うと何でもできる』ということが分かってきて、『もっとこういう世界を創りたい』という業務の未来像が描けるようになってきました」と小山内氏は語る。

そんな未来像を実現するために、現在は新たな改善要件に取り組んでいる。

「勤怠担当の業務負担に関しては大幅な削減ができました。今後は従業員の皆さんが自律的に働き方のマネジメントができる環境を作っていきたいと思っています。さらに、勤怠だけに限らない生産性の向上に関しても、やりたいことがたくさんあります。プレミアサポートのコンサルタントの方に助けていただきながら、一つひとつ実現していきたいと考えております」と小山内氏は語る。