給与計算担当者がつらいと感じること5つ｜対処法も紹介

「毎月の給与計算ミスにストレスを感じている」「休日出勤が多く、プライベートの時間が全く取れない」といった悩みを抱える給与計算担当者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。

実際に、給与計算業務は煩雑で責任が重たいものの、社内で日々の労力を認めてもらうことが少ない業務です。そのため、日々負担を感じる担当者は少なくないようです。

こうした状況がさらに深刻化すると「やめたい」と考え始める可能性もあるため、早々に対処法を考えるべきです。

本記事では、給与計算業務でつらいと感じることや、ミス・負担を減らすための効果的な方法をご紹介します。給与計算担当者の皆様がより安心して業務に取り組むのに役立つ内容になっているので、ぜひ最後までお読みください。

※本記事は、つらいと感じている当事者向けの内容になっています。従業員のつらさに寄り添いたい企業担当者様は、「メンタルブレイクとは？休職者を出す前に会社ができる対処法」の記事もぜひ参考になさってみてください。

給与担当が「つらい」と感じており、どうにか事態を改善したい場合には、まずつらい原因がどこにあるかを具体化して客観的に捉える必要があるでしょう。

給与計算ソフトがなく手計算しているケースはもちろん、給与計算ソフトが導入されていても「つらい」と感じる給与担当者は少なくないようです。

ここでは、給与担当が「つらい」と感じるよくある原因を5つに分けて、どうしてつらいのかを改めて理解していきましょう。

つらいと感じる原因がどこにあるかを自分自身であらためて受け止めることで、次章で解説する「そのつらさにどう対処するか」が見えてくるはずです。

つらい原因1：ミスや遅れが許されずプレッシャーが大きい

給与計算担当者にとって特に大きな負担となるのが、業務に高度な専門性が求められ煩雑でありながらも、ミスが許されないことです。

ひとたび給与計算でミスをしてしまえば、従業員に適切な給料を支払うことができないため、「ミスするのが怖い」「絶対ミスはしたくない」とプレッシャーを感じている方も多いのではないでしょうか。

給与計算業務は、労働基準法や所得税法など、頻繁に改正される複数の法律や規則への深い理解が求められます。加えて、会社独自の就業規則にも精通していなければなりません。また、昇進や降格に伴う給与の変更や各種手当なども考慮した上で給与を計算する必要があります。

それでいて、これらの業務は一つでも誤りがあれば大きな問題になってしまうため、細心の注意を払う必要があります。このような状況に精神的負担を感じる担当者が少なくないようです。

つらい原因2：正しく給与を算出するのが非常に大変

給与計算担当者の業務は、単純な数字の処理にとどまらず、多岐にわたる確認作業と複雑な情報管理を要する大変な仕事です。

まず、従業員の個人情報や勤務状況の変化を常に把握する必要があります。例えば、結婚による扶養家族の増加、昇進による給与体系の変更、資格取得による手当の追加など、個々の従業員の状況変化を見逃さないよう細心の注意を払わなければなりません。

そもそもこれらの情報が適切に共有されなければ、手当の付け漏れや過払いが発生する可能性があるため、常に従業員の情報をアップデートし続ける必要があります。

また、勤怠情報のチェックも重要な業務の一つです。残業時間の計算や有給休暇の取得状況、休日出勤の確認など、複雑な勤務パターンを正確に把握し、適切に給与に反映させる必要があります。不規則な勤務や特殊な勤務体系がある場合、その確認作業はさらに煩雑になるでしょう。

さらに、各種手当の適用も慎重に行わなければなりません。皆勤手当や通勤手当、住宅手当など、自社の手当制度を正確に理解し、適用する必要があります。例えば、資格取得後に5,000円の手当が支給される制度がある場合、その情報が共有されていないと手当の正確な計算ができなくなってしまいます。反映漏れを防ぐためには給与担当者が資格取得状況を確認する必要がありますが、その確認作業や連絡は負担が大きいものです。

つらい原因3：難しくて責任も重いのに大変さを理解してもらえない

給与計算担当者が直面するつらさには、その業務の難しさや責任の重さが周囲に理解されないこともあります。

特に、給与計算ソフトがすでに導入されている場合、他の社員からは「給与計算はソフトウェアで簡単に処理できる」と誤解されることが多いですが、実際には、先述の通り法規の変更や個別の条件を考慮した複雑な処理が必要です。

さらに、ミスがあれば従業員に大きな迷惑をかけるため、正確性が求められ、ミスを避けるために細心の注意を払う必要があります。

そうした難しい業務を担っているのにもかかわらず、給与計算担当者の業務は往々にして当然のこととみなされ、適切な評価を受けにくいケースが大半でしょう。ミスのない正確な処理を行っても特に称賛されることはなく、逆にミスが発生した場合には厳しい叱責を受けることもあります。

このような業務には労力がかかるのはもちろんのこと、精神的にも大変さやプレッシャーが生じます。周囲には理解されにくいことから、担当者は孤独感も感じやすいでしょう。

つらい原因4：属人化しやすく他にできる人がいないため休めない

給与計算業務は、個別の対応が多く、属人化しやすいという問題があります。

たとえば、複雑な手当ルールの適用や社員情報の確認、勤怠情報に不審な点がある場合の従業員への確認など、ソフトウェアだけでは対応しきれない作業も少なくありません。

そうした業務は属人化してしまいやすく、担当者以外が業務を進めることが難しくなります。そのため有給休暇などを取りづらく、休暇を取れても休暇中には業務を引き継ぐ人がいないため業務が滞ってしまいます。

それにより、休み明けに溜まった仕事を残業などで対応しなければいけないケースも多いですが、そのことが大きな負担になり、「つらい」と感じるケースも多いでしょう。

特に、給与支給日前のタイミングでは激務となり、残業を余儀なくされる可能性が高くなります。

つらい原因5：頻繁に税制改正などがあり知識のアップデートが大変

給与計算業務におけるもう一つのつらさは、頻繁に行われる税制改正や法規の変更に対応するため、常に知識をアップデートしなければならない点にもあります。

特に、社会保険料率や源泉所得税にまつわるルールは毎年のように変更され、その都度最新情報を把握し、適切に対応する必要があります。

たとえ業務を効率化し、仕組み化しても、労働法や税法、社会保険の改正が繰り返されると、そのたびに業務の調整が求められます。そのため、担当者は常に最新の知識を維持しなければならず、これが日々の事務作業をさらに複雑にしています​。

ここまでの内容を踏まえた上で、給与計算業務の負担を軽減するための具体的な対処法を4つご紹介します。

自社の場合では「どの対処法が使えそうか」を考えながら、ぜひ読み進めてみてください。

対処法1：給与計算の大変さを上司や周りに理解してもらう

給与計算の大変さを理解してもらうための対処法として、まず上司や周囲に業務の複雑さを具体的に説明することが重要です。

多くの従業員が「勤怠をまとめて計算するだけでしょ？」「ソフトがあれば簡単にできる」と誤解しているため、実際には以下のような多くの工程を経て正確な給与計算が行われていることを説明しましょう。

さらに、階級ごとの固定給の違いや昇格時の変更、複雑な手当ルールの適用、そして頻繁に行われる税制改正にも対応しなければなりません。

こうした業務を説明することで、上司や同僚に業務の重要性と大変さを理解してもらえれば、給与計算ソフトの導入やリプレイスなど、業務負荷を減らす対応を検討してもらいやすくなるはずです。

対処法2：給与担当が会社や従業員を支えていると考えてみる

数字と向き合う日々の中で、従業員やその家族の生活をを自分が支えていることを意識するのも良いでしょう。

給与計算が正確であることで、従業員は安心して働くことができ、給与計算担当者はその生活を支える一助となります。また、給与計算を正しく行うことで、従業員の努力に応じた適切な報酬を支払うことができるのです。

あなたが行っている給与担当業務は、会社にとって無くてはならない非常に重要な業務です。

給与計算は単なるルーティンワークと捉えるのではなく、会社や従業員を支える重要な業務であると考えてみることで、業務に対するモチベーションを高められるかもしれません。

対処法3：複雑な手当などの社内ルールを見直してもらう

給与計算業務の負担を軽減するためには、複雑な社内ルール、特に手当の規定を見直すことが有効です。

手当の支給条件が多岐にわたると、給与計算はシステムで自動化できても、手当部分は担当者が手作業で確認しなければならず、ミスが起きやすくなります。

具体的には、家族手当の計算においては、扶養の有無や年齢、同居の有無、職層、住所などの多くの要素が絡み合うため、計算が煩雑になります。また、通勤交通費や寒冷地手当なども、現住所や家族構成、季節ごとの燃料価格などを勘案する必要があり、複雑な処理が必要になります。

こうした複雑なルールがあると、給与計算のミスが増え、担当者の業務が属人化しやすくなります。そのため、給与計算ルールをシンプルにすることが大切です。もしルールの見直しが難しい場合、複雑なルールにも対応できる最新の給与計算ソフトの導入も検討すべきでしょう。

対処法4：ミスが起こりにくく確認作業が減るような給与計算ソフトを導入する

給与計算業務の負担を減らすには、利便性の高いシステムの導入も有効です。具体的には、以下のような特徴を持つシステムがおすすめです。

最新の税率や社会保険料の変更について自動で更新される給与計算ソフトは、税制改正によるミスを防ぐ上で非常に有効です。

無料のエクセルテンプレートや安価なパッケージでは、手動で保険料率を直さなければならず、担当者が気づかないうちに古い情報で計算されてしまうリスクがあります。自動で最新情報にアップデートされるソフトを使用することで、ミスを防げます。

また、煩雑な手当計算にも対応できるかどうかも重要なポイントです。給与計算が自動化されていても、手当の計算が別で行われる場合、担当者の負担は減りません。会社独自の複雑な手当や控除ルールに対応した計算が可能なソフトを導入することで、煩雑な手当ての計算から解放されるでしょう。

さらに、誰でも使いやすいソフトを選ぶことも重要です。直感的な操作性で、専門知識がなくても使いやすいソフトであれば、業務が属人化しづらく、担当者の交代時にもスムーズな引き継ぎが可能になります。

前章で解説した通り、給与担当の負担を軽減して「つらい」「しんどい」現状を改善するためには、給与計算ソフトの活用が大切です。そして、実は、給与計算ソフトを導入して給与担当の負荷を減らすには、勤怠管理の電子化も同時に検討することがとても重要です。

なぜならば、紙のタイムカードなど勤怠管理がアナログなままだと、結局は紙で集めた勤怠情報を給与計算ソフトに1枚ずつ転記する手間がかかってしまうからです。これだと、給与計算以前の入力に多大な時間と労力が発生し、大きな負担となります。

さらに、そこでの転記ミスがあると給与の金額が違い、従業員に迷惑をかけてしまうことに繋がりかねません。手作業での集計は時間がかかるだけでなく、ミスのリスクも高くなるでしょう。

勤怠管理をアナログな方法で行っている場合は、できれば給与計算ソフトの導入と同時に、勤怠管理も一緒に自動化することで負荷を大きく軽減できます。

▼勤怠管理システムの例（チムスピ勤怠）

「チムスピ勤怠」を含めた多くの勤怠管理システムでは、従業員が打刻した勤怠情報を自動集計してデータ化できます。そのデータを月末にまとめて出力して給与計算ソフトに取り込めば、あっという間に給与計算まで自動化できます。

▼出力した勤怠管理データのイメージ

▼勤怠管理システム（チムスピ勤怠）の勤怠情報を給与計算ソフトに取り込むイメージ動画

給与計算ソフトと勤怠管理システムも同時に導入して連携できれば、難しく大変な作業である給与担当者の負荷を大幅に軽減できるはずです。

ここまでの内容を踏まえて、給与計算を効率化する場合におすすめの給与計算ソフトを、以下4つの観点から厳選しました。

自社で給与計算ソフトを選定する際のご参考になさってください。

おすすめツール1：SMILE V Air 人事給与

引用：SMILE V Air 人事給与

「SMILE V Air 人事給与」は、人事・給与業務の効率化と正確性の向上を果たし、負担の大きな給与計算業務を楽にするのに役立つ給与計算ソフトです。複雑な給与計算や固定給の決定を自動化できるため、給与担当者の負担を大幅に軽減できるでしょう。

同ソフトの特徴的な機能として、計算式設定がレベル20まで可能で、複雑な手当計算にも柔軟に対応できます。また、固定給計算も号俸や等級、役職、年齢などの要素を考慮して自動化できます。さらに、固定給変更や社会保険料率変更の予定を事前に設定できるため、給与計算時の作業効率が格段に向上するでしょう。

また、給与規定に沿った項目設定や計算式設定も柔軟に行え、端数処理のタイミングも任意で設定できるなど、企業の運用に合わせたカスタマイズが可能です。年末調整や昇給などの特定時期に集中する業務も効率化でき、働き方改革関連法などの法改正にも随時対応している点も魅力です。

「SMILE V Air 人事給与」は、給与計算業務の複雑さや属人化の解消に悩む企業に最適なソリューションといえるでしょう。

おすすめツール2：マネーフォワード クラウド給与

引用：マネーフォワード クラウド給与

「マネーフォワード クラウド給与」も、給与計算業務の効率化と正確性向上を果たし、給与担当者の負担を大幅に軽減するのに役立つ、クラウドサービス型の給与計算ソフトです。

同システムの特徴的な機能として、給与計算対象者の自動判定や各種保険料、所得税の自動計算があります。この機能により、給与担当者の計算ミスのリスクが低減され、精神的な負担も軽減されるでしょう。さらに、前月比較機能により、支給・控除項目の差分を簡単にチェックできるため、長時間の確認作業から解放される点も利点です。

また、クラウド上で給与明細が発行されるため、紙の印刷・封入・郵送といった煩わしい作業がなくなり、その点でも給与担当者の時間的・身体的な負担が軽減されるでしょう。勤怠管理システムや労務管理ソフトとのデータ連携も可能です。

おすすめツール3：freee人事労務

引用：freee人事労務

「freee人事労務」は、労務事務の複雑さと給与担当者の負担を大幅に軽減するのに役立つ、統合型ソフトです。「ミスをゼロ」「紙をゼロ」「抜け漏れをゼロ」をコンセプトに、給与担当者のストレスと業務量を削減するさまざまな機能が搭載されています。

同システムの特徴としては、勤怠管理から給与計算、給与明細発行までの一連の作業をペーパーレス化し、自動化できる点があります。これにより、従来5日かかっていた業務が1日で完了するなど、給与担当者・労務担当者の作業時間を劇的に短縮可能です。

また、アラート機能により、従業員の等級変更や手当の変更などのイレギュラーな業務も可視化され、うっかりミスや抜け漏れの防止もできます。それにより、給与担当者の精神的負担も軽減できるでしょう。

さらに、充実した導入サポートも強みです。Webマニュアルや解説セミナー、専任担当者によるアドバイザリー、チャットや電話によるサポートデスクなど、給与担当者の不安を解消するための様々な支援体制が整っています。そのため、法律や給与計算に詳しくない担当者でも安心して業務を遂行でき、業務の属人化を解消可能です。

加えて、他社サービスとの豊富な連携機能により、既存の勤怠管理システムなどとのデータ連携も可能です。

給与担当者が直面する様々な課題・つらさは、給与計算ソフトの導入やリプレイスによって大幅に軽減できる可能性が高いといえます。

ミスや遅れへのプレッシャー、複雑な給与計算、業務の属人化、頻繁な法改正への対応など、給与担当者を悩ませる多くの問題を解決したい場合は、利便性の高い給与計算ソフトを導入しましょう。

ただし、より給与計算業務の負担を減らすには、単に給与計算ソフトを導入するだけでは不十分で、勤怠管理も含めた自動化・業務効率化が重要です。給与計算の根幹となる勤怠管理がアナログ方式のままでは、結局のところ、データの手入力が必要となり、効率化の効果が大きく制限されてしまうからです。

給与計算ソフトを導入しても、勤怠データの入力に多くの時間を費やすことになってしまっては、本末転倒です。

給与計算業務の負担を減らしたい場合には、勤怠管理の効率化にも目を向け、勤怠管理システムを同時に導入するなどの施策を講じるようにしましょう。

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