工数削減とは？効果や削減のアイデア・実施手順を成功事例を交えて解説

「コスト削減や業務効率化のために、工数を見直して無駄な業務を削減したい」と考えている企業も多いでしょう。

しかし、工数削減で大きな業務改善効果を上げるのは、簡単なことではありません。工数削減は、適切な手順や手法を用いながら、ポイントを押さえて進める必要があります。十分な準備や事前知識なしに進めると、思ったように成果を上げられないことも多いのです。

この記事では、工数削減の手順やポイントについて、具体的な手法や削減すべき業務の考え方などにスポットを当てて解説します。

工数削減に成功した企業の事例も紹介するので、自社で何を行うべきなのか、何から始めるべきなのかを考える際の参考にしてください。

工数削減とは？

工数削減とは、ある業務が完了するまでにかかる時間と人員（工数）を減らすことです。工数とは、業務を完了させるために必要な作業量を人数と時間で表した単位で、「作業時間×人数」で算出されます。

工数削減は、工数の算出に必要となる作業時間、もしくは作業に必要な人数を減らすことにより行われます。具体的には、以下のような取り組みです。

• 労務管理システムを導入して勤怠管理や経費精算業務などの間接作業効率化し、毎日の労務管理にかかる時間と稼働コストを減らす
• システム開発現場の工数を見直し、テスト業務を外注したりクライアントとのコミュニケーション時間を無理のない範囲で減らしたりする
• 属人化していた業務のマニュアルを作成し、社員教育にかかる工数と人員配置の手間を軽減する

企業や業種によっては削減する業務や細かなポイントは異なるものの、工数削減の目的や大まかな手順は共通しています。工数削減を行う目的は、会社利益の向上や経営改善です。効果的に実施するには、「各工数を細分化して正確に把握し、無駄を見つけること」「PDCAを回しながら対処すること」などが重要になります。

工数削減の具体的な実施手順については、あとの章「工数削減の手順と方法」で詳しく解説します。

工数削減の効果・メリット

工数削減を行うことで、以下3つの効果やメリットが期待できます。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

メリット1.工数を可視化することで人件費、経費などのコストが削減できる

工数削減の最大のメリットは、工数の可視化（見える化）によりコストを削減できることです。工数削減では作業時間を可視化することで工数そのものを見直すため、うまく行けば目に見えるコスト削減が実現可能です。可視化により作業時間が多く掛かっていたことが判明した場合は、人員配置や時間の使い方を見直すこともできます。

工数を可視化することで、現在の働き方はもちろん、本来やるべき業務の優先順位も可視化されます。つまり工数削減のメリットは、工数の可視化により業務に優先順位をつけ無駄な時間を減らすことで、人件費や経費を削減できることにあります。

メリット2.業務効率改善・生産性の向上が見込める

工数削減を行うメリットとして、業務効率改善や生産性の向上も忘れてはいけません。工数管理により、どの業務にどれだけ従事しているかを可視化することで、現状の業務が効率よく実施できているかどうかもわかります。効率の良くない業務があった場合は、業務内容やフローの改善を行い、効率化を図りましょう。

業務効率の改善により時間に余裕ができ、従業員がより重要度の高い業務やクリエイティブな業務へ注力できる環境を整えることも可能です。このように工数削減を行えば、業務効率の改善に加えて生産性が向上できる環境を整えられ会社の利益に直結する時間に注力できるのです。

メリット3.従業員の負担を軽減できる

工数削減を行うことで、従業員の業務遂行にかかる負担も軽減することができます。工数削減には、業務時間や内容を可視化して無駄な業務や働き方を見直す作業も含まれているからです。工数削減の結果労働時間が短くなることで、長時間労働を是正する効果も期待できます。

工数削減で不要な残業や業務を減らすことができれば従業員の心身の負担を軽減でき、職場の離職率を下げたり従業員のエンゲージメントを向上させることにもつながるでしょう。

なぜ工数削減が必要なのか

以下のような理由から、近年特に工数削減の必要性が高まっていると言えます。

• 原価高騰の影響で、かけるコストが以前と同じでも利益が出づらくなっている
• 高齢化・少子化によって労働人口が減少しており、以前より少ない人員で業務に当たる必要がある
• 厚生労働省が働き方改革の推進を打ち出したことで、企業は長時間労働を改善しなくてはいけなくなっている

これまで以上に高い原価と少ない人員の中で品質を落とさずに業務を行うには、工数を見える化して無駄な工数を減らしてコスト削減・業務効率改善をはかっていく必要があります。加えて従業員の労働環境を改善するとなると、工数削減の取り組みなしでは実現は難しいでしょう。

工数削減の手順と方法

工数を削減するには従来の業務フローを大きく変えなくてはいけないケースもあるため、正しい手順と手法を用いて慎重に対応することが必要です。具体的には、以下の流れに沿って進めていきます。

それぞれの工程について、詳細を確認していきましょう。

1.工数管理により工数を可視化し業務の現状を把握する

まず工数管理を行って、現状の工数を把握しましょう。誰がどの作業を行っているのか、また各作業にどれくらいの工数をかけているのか可視化し、可能な限り正確に把握することが目的です。

現状の工数を正確に把握できれば、「どの業務の工数を削減したら良いか」「どの程度の削減効果が見込めるのか」「リソース管理をどうするのか」などの情報を整理できます。

工数管理を行う際は、以下のポイントを重視しましょう。

• 可能な限り作業を細分化して、各業務の工数を可視化し管理・把握する
• 工数データをもとに、各業務のボトルネックを探しておく
• 業務効率の良い従業員の工数データを参考に、適切な業務の進め方を分析しておく
• 現場の従業員からヒアリングを行って、作業負荷や進め方の実態などをチェックする

工数管理が適切に行われていないと、その後の削減案の精度も低くなってしまいます。工数を可視化して管理する際は、工数管理専用のシステムなどを使って正確に行うのがおすすめです。

正確に工数管理を行うためのポイントについては、「工数削減のためには、工数管理システムを活用することがおすすめ」の章でも詳細を解説していきます。

2.削減する業務の優先順位を決める

工数管理により可視化した集計データをもとに、削減する業務の優先順位を決めていきます。

優先順位を決める際は、「重要度」と「緊急度」の二軸でタスクを分類して優先順位を決めていく手法「アイゼンハワーマトリクス」を用いると良いでしょう。重要度と緊急度の高低で分けた表にタスクを当てはめていき、緊急度と重要度が共に高いタスクを最優先に対応していきます。

工数削減を効率的に実施するには、原則として①→②→③→④の順で対応するのが良いでしょう。

工数削減すべき業務を①から④に分類できたら、業務の影響範囲や作業難易度を評価していきます。業務の影響範囲が小さいものや、削減案を容易に取り入れられそうな業務から取り組むのがおすすめです。

3.ECRS（イクルス）の4原則に基づき業務削減案を決める

工数削減の優先度が高い業務が分かったら、ECRS（イクルス）の4原則を用いて具体的な削減案を決めていきます。

ECRS（イクルス）の4原則とは、業務改善の手順とポイントを示した以下4つの枠組みのことです。「ECRS（イクルス）」という名称は、それぞれの枠組みの頭文字から付けられています。

それぞれの枠組みに沿って業務削減案を考えていくと、効率的かつ正確に業務削減に着手できます。以下のように考え、業務削減案を洗い出してみましょう。

	考えること	例
1.Eliminate（排除）	行わなくて良い工程を探す	・申請書への押印をなくす ・定例会議の頻度を減らす
2.Combine（結合と分離）	・似通った業務をまとめる ・複雑なひとつの業務を複数に分ける	・案件ごとに行っていた発注業務を、発注担当者一人に任せる ・一人の担当者が受け持っていたプロジェクトを、業務に細分化して複数担当に振り分ける
3.Rearrange（入替えと代替）	・工程の優先順位を考え直し、順番を入れ替える ・手段や担当者などを変更する	・業務フローを見直し、効率の良い順序に変える ・対面ミーティングをWeb会議に変える
4.Simplify（簡素化）	削減できない業務については、工程を簡素化できないか考える	・日報作成を専用ツールで簡素化する ・個人が使用していたツールを社内公開し、全員が使えるようにする

4.各業務の担当者と業務範囲を決める

削減案を取り入れた新しい業務フローが定まったら、各業務の担当者と業務範囲を明確に設定していきましょう。

誰がどの業務をどこまでやるかが明確になっていると、各業務における正しい工数を把握しやすくなり、リソース管理もしやすくなります。また業務範囲が明確になれば目の前の業務に集中しやすくなるため、従業員個人の作業効率を上げることにもつながるでしょう。

新しい業務フローを始めてから、担当者が明確でない業務が見つかることもあるかもしれません。その場合は、該当する業務の内容や工数を確認したうえで改めて担当者を決定しましょう。従業員一人ひとりに、工数管理外の作業や属人化業務が残らないことが理想です。

5.決まった削減案を実行して結果を評価・改善する

担当者を定めた新しい業務フローで、実際に業務を行います。工数削減の効果を最大化するには、1～4までの工程のみで終わらせず、逐一修正しながら進めていくことが大切です。以下のポイントを意識して、PDCAを回しましょう。

• 工数削減案実施前後の工数データを比較し、うまくいった箇所とうまくいかなかった箇所を分析する
• 定期的にミーティングやヒアリングを行って従業員の声を聞き、効果や改善点に関するフィードバックをもらう
• すぐには効果が表れないことも多いため、長期的に工数データを取って分析・検証する

具体的な工数削減のアイデア｜優先して削減したい業務を観点別に解説

ここまで工数削減の流れを解説してきました。しかし、実際に工数削減を行う場合、なかなかうまくいかないのが実情です。具体的にどんな業務を削減したら良いのか悩む場合もあるでしょう。そんなときは、以下の3つの着眼点で工数削減を行っていくのがおすすめです。

それぞれ具体的な業務削減の方法やアイデアを紹介していきます。

1.アナログ業務や単純作業をシステム化する

紙で行う業務や、手作業の多い業務などをシステム化すると工数を大きく削減できる可能性があります。クリエイティブ業をはじめとした、多くの業種にとっておすすめの方法です。

例えば以下のようなことができないかを検討してみましょう。

• 勤怠管理、経費精算、給与計算といったバックオフィス業務の専用システムを導入する
• 営業や製造などの現場の従業員が業務管理・効率化に活用できるモバイルアプリを導入する
• 日報提出をデジタル化する
• 稟議システムを導入し、社内書類や申請書類をペーパーレス化する
• Web会議ツールを導入して対面会議を減らし、オンライン会議を増やす

定例業務や日常業務を自動化できるデジタルツールを導入することで、従業員が主業により多くの時間を割くことができるようになります。繁忙期の負担を減らすことにもつながるため、積極的に取り入れたい方法です。

システムを導入する際は、自社の課題解決にあわせて細かな設定ができるシステムを選べば大きな工数削減効果が見込めるでしょう。例えば、自社に合った勤怠管理システムを導入したことで勤怠管理にかかる工数を月間で2〜3日分削減できたという企業の例もあります。

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業務フローが大きく変わるツールの導入には、しっかりとした事前準備が必要です。定例業務や日常業務は削減効果を把握しづらい側面があるため、ツール導入前に工数を把握しておき、導入後の効果を予測してから始めると良いでしょう。

2.業務フローや内容を標準化する

業務マニュアルやフローを作成することで、誰でも同等の品質で業務を行えるようになり、新人教育にかかる時間やコスト、採用・人材管理の手間を削減できます。IT業、金融業、製造業といった、専門知識や経験年数が業務品質に影響する業種において、特に効果的です。

以下を中心に、標準化できる業務を洗い出すと工数削減につなげられる可能性が高くなります。

• 特定の従業員が長年担当している業務
• エクセルなどの社内ツールを使用した定例業務
• 過去にミスが発生した業務
• 「会議室の手配」「社内備品の発注・管理」など、属人化している業務

標準化の大きな目的は、属人化業務をなくすことにあります。属人化業務を残すと、担当者が異動や退職で去るたびに、業務ミスのリスクが発生したり一から勉強する手間がかかったりするなど大変非効率です。

業務の標準化は長い目で見て工数削減になる可能性が高いため、日頃からコツコツと進めておくことをおすすめします。

3.一部の業務を外部に委託する

工数を割いている定例業務やスポット的に発生する業務に対し、アウトソーシングサービスを使って外部委託することでも工数を削減できます。限られた人数で本業に注力したい場合におすすめの方法です。

例えば以下のような業務であれば、アウトソーシングを導入しやすいでしょう。

• システムのテスト作業
• 電話応対業務
• 採用ページの作成・募集スケジュールの管理などの採用業務
• 給与計算・社会保険業務などの人事業務
• 決算・会計業務などの経理業務

アウトソーシングを検討する際は、「社内にノウハウが蓄積できないこと」「情報漏えいのリスクがあること」などのデメリットも考慮したうえで総合的に判断しましょう。導入前後の工数を比較し、注力したい本業の生産性が向上しているか逐一チェックすることも重要です。

工数削減の失敗例と失敗しないためのポイント3選

工数削減にせっかく取り組んだとしても、失敗してしまうケースが多くあります。失敗を繰り返すにより「工数管理ができない」「工数管理は意味がない」と思ってしまい、工数削減ができない状況になりがちです。

それでは、工数削減で起こりやすい失敗例と注意すべきポイントを具体的に解説します。

ポイント1.目先のコストに囚われすぎてしまう

目先のコストに囚われすぎると、長期的に見て工数削減にならないことがあります。特に、システムやアウトソーシングの導入は、導入時にかかる費用だけでなく費用対効果までを総合的に見て判断しましょう。

なぜなら、導入費用の安さだけを基準にシステムやアウトソーシング先を選ぶと、自社の課題解決につながらないことがあるからです。

例えばシステム選びの際は、「機能や設定が自社に合っているか」「ベンダーは手厚くサポートしてくれるか」などの観点で複数サービスを比較したうえで、自社に合ったものを選ぶことが大切です。実際に使用する従業員も交えてシステム選定ができると良いでしょう。

ポイント2.従業員の理解を得ずに業務フローを変えてしまう

工数削減に取り組むうえでは、従業員の理解を得ることが必要不可欠です。社内に周知しないまま業務改革を行うと従業員からの反発を招くおそれがあり、工数削減の効果が落ちるケースも少なくありません。それだけでなく、新しい業務フローが社内に定着せず、工数削減の取り組みに費やしたコストや時間が無駄になってしまうこともあります。

実態とかけ離れた業務フローにしないためにも、業務の進め方や体制を変える際は必ず現場の従業員の声を聞くようにしましょう。工数削減の目的を達成するためには「目的」「具体的な削減目標」「期日」などを社内で共有して社内一丸となって進めていくことが重要です。

ポイント3.工数管理を正しく行わずに工数削減を実施してしまう

以下の例のように、工数を正しく管理できる環境が整っていない場合、工数削減がうまくいかない可能性があります。

• 工数管理に関するルールが形骸化している
• 工数を月末にまとめて入力するなどの行為が行われている
• 入力された工数と勤務時間の整合性を取っていない
• 自作のエクセルツールなど、工数の分析がしにくいツールを使用している

工数の数値が不正確だと各業務のボトルネックを把握できないため、工数削減の優先順位を決めたり削減すべき作業を特定したりすることもできなくなります。IT業、士業、広告サービス業などの「プロジェクト型ビジネス」の場合は、赤字プロジェクトを把握して経営リスクを改善するためにもボトルネックを特定することが重要です。

工数削減を適切に進めるには、「工数管理を正確に行える環境」を整える必要があります。以下のポイントを意識して、工数を正しく取得できる社内環境を整えていきましょう。

• 勤務時間と工数の整合性が取れるシステムを使う
• 毎日工数を入力することをルール化する
• 工数入力を直感的に行えるシステムを使って、工数入力を習慣化させる

現状の工数管理に課題があると感じている場合は、以下の記事もあわせてご確認ください。

工数管理は意味がないと感じる理由｜やめた時の弊害と解決策

工数削減のためには、工数管理システムを活用することがおすすめ

工数管理は毎日行う業務のため、正確性と効率を求めるなら専用のシステムを使うのがおすすめです。工数管理システムを使えば、普段どこにどれだけ工数を費やしているのかを可視化でき、工数削減の効果も測定しやすくなります。

多くの工数管理システムには以下のような機能があり、「日々の入力を習慣化できる」「工数を正確に入力できる」というメリットがあります。

• カレンダーアプリを同一画面で開きながら工数を入力できる機能
• グラフなどで視覚的にわかりやすく工数の分析を行える機能
• 入力漏れやミスがあった場合、アラートなどで通知してくれる機能
• 勤怠と工数の整合性をチェックしてくれる機能

※上記機能が使えないシステムもあります

システムによっては、スライダーによる直感的な操作で日々の工数入力が行えるものもあります。工数入力の負担を少なくできるシステムを選ぶと、入力を後回しにすることが減ったり、習慣化しやすくなったりするため、より正確なデータを収集できるでしょう。

▼スライダーを用いた工数入力画面の例（以下すべて「チムスピ工数」の場合）

▼グラフにて工数を可視化した例

▼勤怠と工数をチェックする機能例

チムスピ工数 | 勤怠管理・工数管理・経費精算ならチームスピリット

上記のように勤怠と工数の整合性を取れるシステムなら、工数の正確性も大幅に向上するため、工数削減を進めるうえでも効果的です。

工数管理システムで工数削減につなげた企業の事例

工数削減を理想どおりに実施することは難しく、せっかく実施したにもかかわらず結果が出ない場合も多くあります。工数削減を効果的に行うには、工数管理システムによる正確な工数算出と工数管理が不可欠です。ここからは、工数管理システムを導入したことで工数削減につなげた企業の事例を2つ紹介します。

1. ワークログで業務時間や内容を可視化、工数削減の結果生産性が向上｜株式会社LIFULL
2. 工数削減の結果、従業員のエンゲージメントスコアも上昇｜株式会社メディアテック

自社で工数削減を実施する際の参考にしてください。

事例1.ワークログで業務時間や内容を可視化、工数削減の結果生産性が向上｜株式会社LIFULL

業種	サービス業
導入前の課題	・日々記録して、日々振り返り、日々改善していくということを全従業員ができる状態を目指していた ・労働時間は勤怠実績として記録できていたが「労働内容」の取得ができていなかった ・各組織や個人が成果に対して人的リソースを投下できているかが可視化できていなかった
導入後の成果	・工数データを活用し、成果につながる時間を向上できた ・ワークログを活用した成果向上や生産性向上を実現できた ・KGIを達成している組織数も増加した

株式会社LIFULLは、不動産・住宅情報サービス「LIFULL HOME'S」や日本最大級の老人ホーム検索サイト「LIFULL 介護」など、さまざまな事業を展開中の企業です。組織や個人の生産性を上げ成果を最大化するために、全従業員が日々業務改善ができることを目指す過程において、労働内容の取得が課題となっていました。

株式会社LIFULLでは、各組織や個人がどれだけ成果に対して人的リソースを投下できているかを定量的に可視化できるツールとして、チームスピリットを導入しています。チームスピリットの工数管理ツール「チムスピ工数」では、業務に従事した時間だけでなく「どのような業務をしたか」といった「業務内容」も入力できます。入力された業務内容＝ワークログを活用することで、「成果につながる業務時間を増加できたかどうか」を振り返り、成果につながる時間を約10％向上させることができました。その他、KGIを達成している組織数も1.6倍に増加しています。

※参考：ワークログ活用によって個々の成果に繋がる行動が増え、KGI達成組織は1.6倍に。LIFULLの生産性向上PJTの裏側

事例2.工数削減の結果、従業員のエンゲージメントスコアも上昇｜株式会社メディアテック

業種	IT・システム開発業
導入前の課題	・紙やハンコの文化が残っており、デジタル化が進んでいなかった ・従業員の勤務実態を日報から確認していた ・日報の情報を業務改善に活かせていなかった
導入後の成果	・工数データをプロジェクトの人員配置や業務削減に活用できた ・従業員のエンゲージメントスコアが上昇した ・働き方のフィードバックがしやすくなった

株式会社メディアテックは、大和ハウスグループのIT企業です。以前までは出社が当たり前で、紙やハンコ文化が根強く、非効率な業務フローが多く存在していました。コロナ禍をきっかけに本格的な働き方改革に着手、テレワークを前提として、勤怠管理や工数管理など幅広い機能を1つのツールでカバーできるチームスピリットを導入しました。

株式会社メディアテックでは、工数管理システムの導入により「従業員が1日にどのような業務にどれだけの時間をかけているのか」を可視化できるようになり、工数削減のアプローチが取りやすくなりました。また、工数管理を活用して働き方改善の取り組みを進めたことで、従業員のエンゲージメントスコアが45.9％も増加したという結果が出ています。

※参考：働き方の見える化によって上司から部下への適切なフィードバックが可能に。信頼関係構築にも繋がっているチームスピリット活用とは

まとめ｜工数削減はPDCAが大切！ツールを使って効率的に実践しよう

工数削減は「実施して終わり」ではありません。現状を正確に把握して分析を行い、分析に基づいて改善策を考え実行する作業を繰り返すことで、精度を高めることができるのです。

工数削減の取り組みを途中で終わらせてしまうと、「無駄なコストだけがかかり、業務改善にならなかった」という結果になってしまいます。工数削減を成功させるためには、以下のポイントを意識し、会社全体で継続的に実施しましょう。

• まずは現在の工数を正確に測定しておく
• 業務改善案は、優先順位付けやECRSの原則などを用いて丁寧に考える
• 目先のコストより長期的な視野で考えて取り組む

より早く、確実に工数削減の効果を得るには、システムの導入も視野に入れることをおすすめします。工数を正確に測定して可視化できる「工数管理システム」なども活用しながら、会社全体で工数削減に取り組んでみてください。