アサイン管理ツールの選び方とおすすめ5選｜アサインの重要性・よくある課題も解説

システム開発会社や広告業などに代表されるプロジェクト型ビジネスにとって、プロジェクトに誰をアサインするかなどを管理する「アサイン管理」は欠かせません。

しかし、アサイン管理の必要性は理解していても、どう管理すべきか、どのツールを使うべきなのかわからない方も多いのではないでしょうか。

アサイン管理を適切に行うには、ツールの導入が不可欠です。そこで本記事では、アサイン管理の重要性やよくある課題を解説した後、代表的な管理方法を3つ紹介します。最後に、アサイン管理でツールの使用を推奨する理由と、おすすめの製品について解説します。

アサイン管理の方法を知りたい方、アサイン管理ツールの種類や費用について知りたい方は、最後までお読みください。

アサイン管理を行う方法には、「アサイン管理ツール」「エクセル（Excel）」「ノーション（Notion）」を使う方法などがあります。

それぞれに特徴が異なりますが、正確性や一元管理を考えた時に最適なのは「アサイン管理ツール」です（理由は後述します）。

まずはおすすめのアサイン管理ツールを5つ紹介していきます。ここでは、リソースを管理するために必要な工数管理も一緒にできる（連携がある）システムを選定しました。

※最新の情報については、各提供会社にお問い合わせください。

おすすめ1.チムスピ工数

チムスピ工数は、プロジェクト型ビジネスに関するさまざまな管理業務を大きく効率化できるクラウドシステムです。アサイン管理や原価管理、それらに必要な工数管理などをまとめて行えます。

アドオンにより「プロジェクトアサイン管理機能」を活用すれば、作業メンバーが入力した工数を活用することで、別途入力しなくてもリソースの状況がわかることが最大のメリットです。事前に登録したメンバーのスキルも考慮することで、より適切なアサインが可能となります。

▼ダッシュボード画面でアサイン率や達成状況をリアルタイムに表示可能

アサイン率を可視化できるため、アサイン率100%近くを目指すなどの運用が可能です。稼働率を上げることで粗利率アップを実現できます。

チムスピ工数は、エクセルからアサイン管理ツールへの移行にも対応しています。アサインに必要な社員情報をエクセルで管理していた場合「社員マスタ一括登録ツール」を活用することにより一括でのデータ移行が可能です。

加えて、チムスピ工数での工数管理により、アサイン計画と工数実績の差分を可視化できます。プロジェクトの進捗がリアルタイムで見られるので、進捗を最適化し、必要に応じた追加アサインもしやすくなるでしょう。

▼チムスピ工数の基本データ

※最新の情報については、提供会社にお問い合わせください。

おすすめ2.fapi

※引用：fapi公式サイト

fapiは、スキル管理とアサイン管理を支援するツールです。社員のスキル情報を体系的に登録し、アサイン状況から業務経歴まで自動的に登録できる点が魅力です。

fapiは、リアルタイムでのアサイン状況管理もできます。スキルやアサイン状況をベースにした候補者検索や各メンバーの得意分野も管理できるので、よりプロジェクトに合ったメンバーのアサインが可能となるでしょう。

▼基本データ

※最新の情報については、提供会社にお問い合わせください。

おすすめ3.Co-Assign（コーアサイン）

※引用：Co-Assign（コーアサイン）公式サイト

Co-Assign（コーアサイン）は、アサイン管理に特化したシンプルなサービスです。誰をアサインするか決められない場合に、スキルと稼働率をベースにしてアサインができます。

Co-Assignでは、案件ごとだけでなくメンバーごとの稼働率（リソースの空き状況）も確認可能です。プロジェクトを多角的に見られるので、より適切なリソース管理が期待できます。

▼基本データ

※最新の情報については、提供会社にお問い合わせください。

おすすめ4.Time Krei（タイムクレイ）

※引用：Time Krei（タイムクレイ）公式サイト

Time Krei（タイムクレイ）は、アサイン状況（稼働状況）の管理ができるプロジェクト管理ツールです。プロジェクトや各メンバーの予定作業や工数を一元管理することで、誰でも各メンバーのスケジュールを把握できる点が魅力となっています。

Time Kreiは、予定と実績を管理する「予実管理」も可能です。予実管理により、予定よりも稼働実績が少ないメンバーを優先的にアサインすることもできます。

▼基本データ

※最新の情報については、提供会社にお問い合わせください。

おすすめ5.asmana

※引用：asmana公式サイト

asmanaはアサイン管理ツールです。β版であることから、2023年12月時点では初期費用と月額費用が無料となっています。

asmanaを使ってアサインをすると、アサインされたプロジェクトの情報がシステム内に蓄積されます。事前に登録された職種や単価といった詳細情報と蓄積されたデータを掛け合わせることで、より的確なアサインが実施可能です。

asmanaでは、外部エージェントの登録もできます。アサイン画面より直接登録エージェントに求人募集をかけられるため、外部に業務を委託する際の工数削減も期待できます。

▼基本データ

※最新の情報については、提供会社にお問い合わせください。

そもそもアサインやアサイン管理の定義について軽くおさらいしておきましょう。

アサインとは「割り当て」「任命」の意味です。プロジェクトにおいては「各業務に対して担当者を割り振ること」と考えるとわかりやすいでしょう。

つまりアサイン管理とは、メンバーの稼働状況を正しく把握し、適切なリソース配分を行うことを指します。

またアサイン管理には、対象となるメンバーの空き状況を管理する「リソース管理」という意味で使われることもあります。

「リソース管理」とは、ヒト・モノ・カネ・時間などのリソースを管理することです。詳しくは「リソース管理の基本がわかる！種類や管理のやり方、メリットなどを解説」をご覧ください。

アサイン管理の具体例や効果として、以下のようなケースが挙げられます。

アサイン管理ができていないことで、以下のようなさまざまな問題が起こります。

こうした問題は、適切にアサイン管理できれば起こらないものです。つまり、プロジェクトを成功させ、コストを削減するためには、アサイン管理は欠かせないものなのです。

アサイン管理ができていないことで、上記のようにさまざまな課題や問題が起こり得ます。この項では、アサイン管理でよくある課題を3つ取り上げ、それが適切な管理によりどう解決できるかを解説します。

課題1.リソースの確認ができない

アサイン管理で起こりがちな課題として、リソースの確認ができないことが挙げられます。

アサイン管理がきちんと行われていないと、メンバーの稼働状況やリソースの空き状況がわかりません。それにより、急に人手が必要になったタイミングで、すぐさまメンバーを割り当てられない状況となってしまいます。さらに、稼働状況やリソースがわからないとプロジェクトの中長期的な見通しも立てられないため、案件獲得量の調整が行えません。

管理を適切に行うことにより、稼働状況やアサイン状況の一元管理が可能です。個々のリソース状況が可視化されることでメンバーのアサイン可否がわかり、クライアントや別プロジェクトからの急な要求にも対応できるようになります。

管理を適切に行うと、メンバーのアサイン状況に応じて案件獲得量を増加させることも可能です。アサイン率が低い場合は、新規プロジェクトを受注してアサイン率を上げられるため、利益率の向上も期待できます。

課題2.メンバーのスキルを考慮したアサインができない

プロジェクトに携わるメンバーには、個々で持つスキルや経験の差があります。例えば、新人社員と熟練社員ではスキルが違うため、同じ作業であっても工数や単価が変わります。外部のフリーランスに業務を委託する場合も、同様です。

アサイン管理には、スキルや単価を管理する「リソース管理」も含まれます。リソース管理も含めた管理が適切に行われていないと、アサインする側のプロジェクトマネージャーは、メンバーが持つスキルの把握ができません。結果、個々のスキルや経験に合致したアサインができず、配置のミスマッチが発生してしまいます。

アサイン管理が適切に行われていると、個々のスキルを考慮した「適材適所」のアサインができるようになります。個人が持つスキルや経験まで含めて管理することで、工数がかかる社員の分を熟練社員がカバーできるよう調整することも可能です。

スキルの差を含めて管理を行うと、プロジェクト全体で見たときにスキルを均等にできます。従って、工数超過や赤字プロジェクトの発生率減少といった、プロジェクトの質の底上げも期待できるでしょう。

課題3.そもそもアサイン管理のフローが整っていない

問題点として、そもそもアサイン管理のフローが整っていないケースがあります。体制が整っていない場合、管理は完全に属人化されてしまい、効率的なアサインができません。

例えば、他部署のメンバーをアサインしたくても、メンバーのアサイン状況やスキルを上長しか把握していなければ、そもそも他部署にアサインすることが難しいケースもあります。これでは、全社的に社員を有効活用できません。

もし全社的にメンバーのスキルや経験、アサイン状況（リソース状況）を共有できていれば、他部署であっても誰もがツール内で確認でき、社内の人材を有効に活用できます。ツール内で上長の承認もできるため、別部署のメンバーであっても迅速にアサインできます。アサインがスムーズに行われた結果、作業時間が十分に確保でき、工数超過や赤字プロジェクトを回避して、予定通りにプロジェクトを進められます。

アサイン管理でよく起こる課題を解決するには、ツールの使用が欠かせません。先に「おすすめのアサイン管理ツール」をご紹介しましたが、ここからは改めて、アサイン管理に多く使われているツールとして、以下の3つを紹介します。

方法1.アサイン管理ツール

企業が開発したアサイン管理ツールを使って、スキルや経験といったアサインに必要な情報や個々の状況（リソース）を管理する方法です。アサイン管理専用のツールだけでなく、収支管理や工数管理などプロジェクト管理ツールの中で、アサイン管理が行えるツールもあります。

例えば工数管理ツール「チムスピ工数」では、アドオンを利用することで、プロジェクトの原価管理やアサイン管理などを一つのシステムで一元的に行えます。

入力された工数をベースにして、各メンバーのリソースの空き状況を管理できます。さらに、登録されたスキルやプロジェクトの業種、現在の稼働状況など、さまざまな状況も合わせて管理できるため、適材適所となるアサインが可能です。

このようにアサイン管理ができるツールやアサイン管理専用ツールを導入することで、リソースがあるメンバーに適切にプロジェクトを割り振ることができ、稼働率や生産性の向上や過重労働防止が期待できます。

方法2.エクセル／スプレッドシート

アサイン管理の方法として、エクセルやGoogleスプレッドシートを使う方法もあります。エクセルやスプレッドシートを使う場合、以下の流れで実施します。

こうすることで、誰がどのタスクを担っており、いつ完了するのか（いつリソースが空くのか）が把握できるでしょう。

エクセルを使ったアサイン管理は、リソースを把握する工数管理と同時に行うことがおすすめです。エクセルを使った工数管理の詳しいやり方は「工数管理をエクセルで！表の作成方法や使い方・テンプレートを紹介」をご覧ください。

方法3.ノーション（Notion）

Notionとは、ドキュメントや作成、タスク管理などができる多機能型のクラウドツールです。ドキュメントツールでありながら、表計算やプレゼン資料作成、タスク管理などさまざまなことができることから人気を集めています。

Notionでは、開発会社がリリースしたプロジェクト管理のテンプレートを使うことにより、工数やアサイン、プロジェクト進捗状況の一元管理が可能となります。

アサイン管理には、アサイン管理ツールの使用をおすすめします。理由は下記の4点です。

▼アサイン管理ツール、エクセル、Notionの機能比較表

理由1.実績やスキル、リソースの一元管理が可能

アサイン管理ツールを使うことで、各人の実績やスキル、時間的な余裕、稼働状況といったリソースの一元管理が可能となります。一元管理する対象は、自プロジェクトだけでなく、他部署や他プロジェクトを含めた全社員のリソースです。全社員のリソースをアサイン管理ツールで一元管理すると、個々の実績やスキル、リソースの状況を可視化できるため、管理にかかる工数が削減可能となります。

もしエクセルを活用していると、プロジェクトごとにリソースを管理する必要があります。例えば、3つのプロジェクトに参画しているAさんのリソースを確認したい場合、1プロジェクトのシート、2プロジェクトのシート、3プロジェクトのシートと、3枚のシートを確認しなければなりません。

Aさんが自分の指揮下にある社員であれば、アサイン状況を把握できますが、Aさんが他部署に所属している場合、細かな管理が難しくなってしまいます。アサイン状況や保有スキル・経験もわからないため、アサインの打診も難しいでしょう。

このようにリソースが一元管理できていないと、都度プロジェクトリーダーや個人にリソース状況を尋ねる、あるいはスキル管理シートの管理部署と連携を取るといった二度手間が発生してしまいます。さらに、リソースの可視化が難しくなり、リソースがないメンバーをプロジェクトにアサインするケースも発生しかねません。

アサインをツールにより一元管理すると、全社員のスキルや資格、稼働状況が可視化されます。他部署のメンバーや話したことがないメンバーでもアサインが可能となり、メンバーごとの工数やプロジェクトへのアサイン数の偏りも減らすことが可能となるでしょう。

理由2.各種ツールや機能との連携が可能

アサイン管理ツールを導入すると、勤怠管理や工数管理など各種ツールや機能との連携が可能となります。既存のツールと連携することでアサイン管理ツールに情報を別途入力する必要がなくなり、工数の削減が期待できます。

エクセルの場合、CSVによる連携は可能です。しかし、CSV連携に対応したツールが限られてしまいます。例えばNotionは、それ単体で使用することが前提のツールです。入力したデータをそのまま他ツールで活用できるAPI連携もあるとはいえ、外部のツールとの連携が難しい側面もあります。

理由3.簡単に操作できてミスが起こりにくい

アサイン管理ツールは、操作や管理が簡単であることも魅力です。

エクセルやNotionは、操作に慣れていないとミスを誘発しやすく、使いにくい側面があります。エクセルの場合、必要な関数やタブを消してしまった、Notionだとトグルが表示されなくなった、段組みが崩れてしまって修正できなくなったといったミスが起こりがちです。しかしアサイン管理ツールは使いやすいインターフェースで簡単に入力できるため、エクセルやNotionで起こりがちなミスを避けられます。

また、エクセルやNotionでは、アサイン管理機能を構築できる人や入力できる人が限られる可能性がありますが、アサイン管理ツールは誰でも簡単に入力や管理が可能です。

理由4.プロジェクトの質・会社全体のアサイン率を上げられる

エクセルやNotionを活用した場合、メンバー全員のデータを一元管理することが難しく、他部署のメンバーをアサインできません。自部署のメンバーにだけアサインした結果、プロジェクトメンバーのスキルに偏りが出る可能性があります。アサイン管理ツールを使うと、メンバー全員のスキルやアサイン率がわかり、他部署メンバーへのアサインの打診や承認もすぐに実施できます。

ある業務が苦手だったり経験が少なかったりするメンバーがいる場合、アサイン管理ツールを活用することで、補完できるメンバーのアサインが可能となります。自部署、他部署問わずプロジェクトを予定通りに進められるメンバーのアサインができるため、工数超過を防ぎつつプロジェクトの質を上げられるでしょう。

リソース管理や勤怠管理、工数管理ツールと連携できるアサイン管理ツールを導入することで、会社全体の業務効率化が図れます。アサイン管理ツールは誰でも簡単に利用でき、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットからでも利用できます。利用しやすいことからミスも防げ、結果的にプロジェクトの質だけでなく利益率の向上も見込まれます。

では、アサイン管理ツールを導入するとして、どのようなツールを選べばいいのでしょうか。ここからは、アサイン管理ツールを選ぶ際に必要なポイントを3つ紹介します。

ポイント1.自社に必要な機能

アサイン管理ツールは、自社に必要な機能が備わっているかどうかが大切です。

ひとくちに「アサイン管理ツール」といっても、含まれている機能はツールによって異なります。

せっかく導入したツールに自社では必要がない機能が多く高額であった場合、使いこなすことができず、費用だけがかさんでしまいます。アサイン管理ツールを導入する際は、自社ではどのような情報や機能が必要か、導入したいツールには必要な機能が備わっているかを見て選びましょう。

ポイント2.操作性

アサイン管理ツールは、操作性も大切です。特に入力者にとっては、難しい操作が不要で直感的に入力できる操作性の良さが必須といえます。

工数をベースにしたリソースでアサイン管理する場合、メンバーによる毎日の工数入力が不可欠です。入力者に毎日工数を正確に入力してもらうためには、できるだけ操作が簡単で、かつミスがわかりやすいアサイン管理ツールを選ぶといいでしょう。

できれば本格的に導入する前に、デモ画面を用意してもらい、実際に操作するメンバーに確認してもらうことをおすすめします。

ポイント3.各種ツールとの連携

アサイン管理ツールがすでに自社で導入済みのツールと連携しやすいかどうかも外せない要素です。導入済みのツールとして、以下のようなものが挙げられます。

アサイン管理ツールだけを単独で導入すると、エクセルやNotionよりも操作性がいいツールが増えるだけで、工数の削減ができない可能性があります。工数管理ツールと連携できるアサイン管理ツールを導入すると、既󠄁に入力された工数をベースにアサインができるようになるため、工数の削減が可能となります。

チームスピリットが提供するプロジェクト型ビジネスを効率化するチムスピ工数（旧：TeamSpirit Leaders）を導入して、煩わしい作業なくリソース管理が可能となった、株式会社ウフルの事例を紹介します。

※厳密にはアサイン管理ツールではありませんが、アサイン管理を含む、プロジェクト管理を大きく効率化するためのツールです。

同社は顧客管理アプリケーション「Salesforce」の導入支援を軸に、クラウド活用による顧客企業のビジネス高度化をサポートしている企業です。

以前は工数管理を自社開発のシステムで行っていましたが、作業者による工数入力の徹底が難しく、それに伴ってアサイン管理も適切に行えていませんでした。

そこで以下のような理由から、プロジェクト管理を一元化できるチムスピ工数を導入しました。

その結果、アサイン率を可視化・改善することが可能に。導入直後は平均で80％を割っていたアサイン率を、90％以上に改善することができました。パートナー会社のアサイン率は100％に達しています。

「メンバーのアサイン率が低い場合は新規案件獲得に力を入れる」といった意思決定が行えるようになりました。

勤怠管理や工数管理と一体化した正確なプロジェクト管理が行えるからこそ、このような管理が可能になったのです。

なお、各プロジェクトの状況や各作業者のアサイン率は、下図のように可視化できます。

株式会社ウフルの事例についてさらに知りたい方は、「プロジェクト型ビジネスを成功させるための2つのポイント」の記事をお読みください。

アサイン管理は、メンバーのリソース確認やスキル差を埋めるために欠かせません。また、アサイン時のワークフローの確立や必要に応じた新規プロジェクト開拓のためにも、ツールを用いたアサイン管理は必須です。アサイン管理の工数を減らし実際の稼働時間を確保するためには、簡単に操作や管理ができるアサイン管理ツールの導入をおすすめします。

特に、今までエクセルやスプレッドシートを使ってアサイン管理を行っていた場合、アサイン管理ツールを導入することで、アサインに関する苦労が激減します。アサイン業務を効率化し利益を上げるためにも、本記事を参考に、自社に合ったアサイン管理ツールを導入しましょう。