工数管理とは？メリットやエクセル・ツールでの実施方法をわかりやすく解説

工数管理とは、どの作業にどのくらいの人数と時間を費やしたのか（＝工数）という情報を取得して可視化し、分析することです。工数は「業務にかかる時間×必要な人数」で求めることができます。

• プロジェクトにかかった原価を正しく把握できていない
• 従業員が一日に行っている作業内容が不透明

上記のような問題意識を持っている場合、「工数管理」を行うことで課題を解決できる可能性があります。なぜなら工数管理を行うと、どのプロジェクトにどれくらいの原価がかかっているのかや、従業員単位の生産性を可視化できるからです。

本記事では、工数管理の概要やメリットから、実際に導入・運用する場合の流れや注意点まで、幅広く解説します。

工数管理とは

工数管理は、プロジェクトにかかった時間を明確にして原価（労務費）を計算し、利益率の改善や業務の見直しに役立てるために行われます。

工数管理では、どの作業にどのくらいの人数と時間を費やしたのか（＝工数）という情報を取得・分析します。工数は、以下の計算式で求めることができます。

詳しくは後述しますが、工数管理は以下の流れで行われます。

会社全体の利益を把握するには、同時に走っているプロジェクトそれぞれの情報をリアルタイムで把握することが重要です。工数管理を適切に行えば、プロジェクトそれぞれの収支を可視化することができます。

例えば、売上が100万円のプロジェクトに時給2,000円の従業員が500時間かけていたら、労務費が100万円かかり、会社には利益が残らないことになります。このとき工数管理をしていなければ「100万円の売上になった」ことしか把握できませんが、工数管理をしていれば「労務費が100万円かかったので利益が出なかった」ことまで分かります。

それにより、今後同様の案件が発生した際には「メンバーを変える」「ボトルネックを改善する」「そもそも案件を断る」などといった経営判断が可能になるのです。

工数管理のメリット

工数管理の必要性・メリットを把握することで、「なぜ適切な工数管理が大切なのか」を理解することができます。

工数管理には、以下4つのメリットがあります。

工数管理4つのメリット

それぞれの内容を解説します。

プロジェクトの赤字回避や軌道修正に役立つ

毎日こまめに工数入力を行えば、プロジェクトの進捗をリアルタイムで把握することが可能になります。そのため「このままのペースでは赤字になってしまう」という状態に早めに気づくことができ、軌道修正を行えます。

• プロジェクト完了までにあとどれくらいの期間があるのか
• それぞれのタスクの進捗はどの程度か
• 誰がどのポイントで停滞しているのか

このような点が可視化されるため、プロジェクトが滞っている原因をいち早く特定して対策を打つことも可能です。

またメンバー全員が一つのダッシュボードを見ることで、常に全体像を把握してプロジェクトを進めていくことができます。

例えば以下のように、事前に設定した時間単価とメンバーごとの工数をかけた労務費（人件費）と予算をリアルタイムで比較し、赤字が発生しているかをリアルタイムで確認できるからです。

労務費が想定以上にかかっている場合は、早期に調整することで、赤字の増大を防げます。複数プロジェクトの一元管理も可能なので、会社全体の赤字削減にもつながります。

利益率の改善を図れる

工数を記録すれば、今まで行ってきたプロジェクトのタスク内容・作業時間・作業人数の情報を参照・分析できるようになります。プロジェクト単位の原価を把握できるようになるため、赤字のプロジェクトが明確になります。

また過去の工数実績を参照することでボトルネックを解消し、より短期間でプロジェクトを完了するための人員配置を行ったり、見積もり額を調整したりすることが可能です。それにより、利益率の向上を見込めます。

工数管理により蓄積した過去の工数データは、新規プロジェクトの予算や収支計画を策定する際にも活用可能です。

このように、工数データはプロジェクト管理を行う部署で活用されるだけでなく、財務会計の観点でも活用できることが多いのです。

コスト削減につながる

工数管理はリソース管理・コスト管理とも密接に関係しており、正しい工数管理がリソース配分の最適化やコスト削減につながります。

リソース管理とは、プロジェクトに必要な「ヒト・モノ・カネ・時間」などのリソース（資源）を管理することを指します。必要なリソースを見積もって、空き状況を確認し、人員を配置（アサイン）し、進捗状況を確認するところまでを含みます。

一方、コスト管理とは、プロジェクトに必要なコスト（費用）を管理することをいいます。プロジェクト型ビジネスの場合の大きなコストは人件費なので、リソース管理と似たような管理が必要となります。

リソース管理やコスト管理を最適化して無駄を省くためには、「現時点で、プロジェクトに対してどれだけ時間がかかっているか」を知る工数管理がとても重要となります。正しく工数を管理することが、正しいリソース管理・コスト管理につながるからです。

生産性を可視化し、人材育成に活用できる

工数管理をすると、従業員の働き方に関する以下のような情報を可視化できます。

• 従業員が各タスクにどのくらいの時間をかけているか
• 同じタスクで比較したとき、どの従業員の作業時間が一番短いか
• 従業員の一日の作業内容が、どのような内訳になっているか　など

トッププレイヤーの働き方を分析して社員教育の参考にしたり、業務効率の良い従業員を評価するための資料として使ったりと、従業員の育成や評価のために活用することができます。

普段から自分や他の従業員の工数を見られる環境にしておけば、生産性への意識を高める役割も果たします。

工数管理の基本

工数管理がとりわけ有効なのは、原価のうち「労務費」の割合が大きい業種です。

• プロジェクト単位で業務を行う業種（システム開発・IT業、広告業など）
• 受注生産する業種（製造業、建設業など）
• 専門知識を有する人材が資本となる業種（士業、コンサルティング業など）

これらの業種に工数管理が有効なのは、従業員の稼働時間が利益に直結するからです。

個人の稼働時間は工数管理をすることで初めて「見える化」できます。そのため工数管理をしないことには正確な原価を把握するのが難しく、プロジェクトごとの利益率が不透明になってしまいます。

もちろん上記の業種以外であっても「作業ごとの労務費を把握したい」という目的がある場合、工数管理は有効な手段になります。

工数管理で使う単位

工数管理を行う際は、「人時」「人日」「人月」という単位を用います。それぞれの意味や使い方は以下のとおりです。

単位	意味	使用例
人月（にんじ）	1人が1カ月働いた作業量を「1」とする単位のこと	・1人で1カ月かかるプロジェクト＝1人×1カ月＝1人月 ・3人がかりで1カ月かかるプロジェクト＝3人×1カ月＝3人月
人日（にんにち）	1人が1日働いた作業量を「1」とする単位のこと	・1人で1日かかるプロジェクト＝1人×1日＝1人日 ・3人がかりで2日かかるプロジェクト＝3人×2日＝6人日
人時（にんじ）	1人が1時間働いた作業量を「1」とする単位のこと	・1人で2時間かかる作業＝1人×2時間＝2人時 ・3人がかりで5時間かかる作業＝3人×5時間＝15人時

工数管理の目的

工数管理は、プロジェクトや特定の事業ごとの利益を把握するために行われます。具体的には、以下4つの項目を管理するのが目的です。

1. プロジェクトに携わっている人員
2. プロジェクトに必要な時間
3. 実際にプロジェクトに費やした時間（プロジェクト全体、従業員個別）
4. メンバー個別の作業時間

これらの項目を把握・管理することで、会社内で複数のプロジェクトや事業が進行していてもそれぞれの利益やかかっているコストを可視化することができるようになります。各プロジェクトの利益やコストを正確に把握できれば、会社全体の利益の向上につなげることができるようになるのです。

工数管理と勤怠管理の違い

工数管理と似た業務に「勤怠管理」があります。両者の違いを簡単にまとめると以下のようになります。

工数管理	勤怠管理
・どの作業にどのくらい人数と時間を費やしたかを管理すること ・行う義務はない	・従業員の出退勤時刻を記録して、企業が従業員の勤務状況を管理すること ・適切に勤怠管理を実施する義務がある

勤怠管理は「従業員の出退勤時刻を記録して、企業が従業員の勤務状況を管理すること」です。企業は法律に則った形で、適切に勤怠管理を実施する義務があり、企業は必ず行わなければなりません。

一方、今回説明している「工数管理」は義務ではないため、工数管理を行わない企業もあります。義務はなくとも、工数管理を適切に行うことでプロジェクトを進める上での大きなメリットがあるため、工数管理を実施している企業が多いのです。

なお、勤怠管理と工数管理は、時間を記録するという同じような作業が発生するため、一元管理することで大幅に業務効率化を図れます。導入する際には、当社の「チムスピMix」のように、一回の入力で勤怠管理も工数管理も同時に行えるツールがおすすめです。

工数管理の方法｜エクセルまたは工数管理ツールが一般的

工数を把握するには、プロジェクトのタスク別に担当者を割り振り、作業期間や作業時間など日々の作業実績を記録していく必要があります。記録する方法は「エクセル（Excel）」または「工数管理ツール（工数管理システム）」を使用するのが一般的です。

それぞれの方法のメリット・デメリットは以下のとおりです。

	エクセルによる工数管理	工数管理ツールによる工数管理
メリット	・従業員が使い慣れている ・導入費用がかからない ・好きなようにカスタマイズできる	・入力ミスを最小限にできる ・入力漏れを防ぐための機能がある ・グラフ集計や分析機能などが使える ・製品によっては複数プロジェクトの管理を同時に行える ・製品によっては勤怠と整合性がとれる ・従業員に工数入力をしてもらうだけで管理ができる
デメリット	・入力漏れや入力ミスのリスクが高い ・集計や分析がしづらい ・原価なども含めた複雑な項目を管理するのは難しい ・複数人で同時に入力しづらい	・導入に時間がかかる ・費用がかかる ・製品によってできることが異なるため、比較検討が必要

それぞれの方法について、詳細を解説していきます。

エクセルで工数管理をする方法

エクセルの工数管理を行う場合、まずはテンプレートなどを用いて管理表を自作する必要があります。エクセルでの工数管理には、WBSとガントチャートの2種類の形式がよく使用されます。

WBS	タスクを細分化してまとめた構成図
ガントチャート	プロジェクトの進捗を視覚的に確認できる表

以下のボタンから、WBSとガントチャートが一体化した工数管理のテンプレートをダウンロードすることができるので、ぜひ利用してみてください。

「工数管理エクセルテンプレート」
無料ダウンロード

※本ファイルの内容についての保証、利用に関して弊社は一切の責任を負いかねますのでご了承ください。

エクセルを使った工数管理は、次のステップで進めていきます。

入力された作業実績を参照することで、各タスクにかかった時間やステータスを把握することができます。ガントチャートを参照すれば、どの段階でどのくらいの遅れが生じているのかを確認することも可能です。

テンプレートの詳しい使い方や、オリジナルの工数管理表の作り方などの詳細は、以下の記事をご覧ください。

「工数管理をエクセルで！表の作成方法や使い方・テンプレートを紹介 | 業務改善」

工数管理ツールで工数管理をする方法

工数管理ツールにははじめから工数管理に必要な機能が備わっているため、プロジェクトやタスクの入力など必要な設定を済ませるだけで日々の工数管理をミスや漏れなく行うことができます。

製品にもよりますが、システムを使用する場合は主に以下の手順で工数管理を行います。

▼プロジェクト情報の設定画面の例

▼工数管理ツール（チムスピ工数）の工数入力画面の例

上記画像は、工数管理ツール「チムスピ工数」の工数入力画面です。その日の作業割合をスライダーで入力すると、実労働時間から自動的に各タスクの工数を算出できる仕組みになっています。

▼工数管理ツールの工数集計画面の例

上記画像は、工数管理ツール「チムスピ工数」の工数集計画面です。確認したい項目を選択するだけで、「担当者別」「プロジェクト別」などで工数を集計し、グラフ化ができます。

※工数管理ツールの入力や集計の操作は、製品によって異なります。

工数管理の進め方

では、工数管理は具体的にどのように行うのか、手順を見ていきます。

	やり方	主に作業を行う人
1	工数を見積もる	責任者
2	作業の工数を入力する	担当者・責任者
3	工数を集計して分析する	責任者

手順1.工数を見積もる

プロジェクトマネージャーなどの責任者が、これから着手するプロジェクトの工数を見積もります。以下の流れで業務の工程表を作成しましょう。

1. プロジェクト全体をタスクに細分化する
2. タスクごとに担当者を設定する
3. 過去の実績やメンバーのスキルを考慮し、余裕を持った作業期間を設定する

工数表とは、プロジェクト内の全タスクに関する実施計画と、その進捗状況を一元管理するための表です。エクセルや工数管理ツールで作成できます。

手順2.作業の工数を入力する

担当者は、「取り組んだタスク」と「各タスクの作業時間」を日々入力していきます。以下のポイントを意識して、日々の工数を管理しましょう。

• 可能な限り、実労働時間と工数を紐づけて管理する
• 責任者が定期的に工数の入力状況をチェックする

一日の労働時間と作業時間の合計が等しくなることを前提とすると、実労働時間と工数が一致するように管理すると、より正確な工数を把握できます。管理者が勤怠データと工数を突き合わせてチェックしたり、実労働時間の範囲内で工数入力することをルール付けしたりして、勤怠との整合性を図りましょう。

工数管理ツールを使用する場合は、以下の機能によって担当者の負担を軽減し、日々の入力を習慣化できます。

• カレンダーアプリと連携し、参照しながら入力できる機能
• 勤怠と紐付けて工数入力ができる機能
• スマートフォンからも入力できる機能
• 入力漏れや数値ミスがあった際にアラートを出せる機能

手順3.工数を集計して分析する

責任者は定期的に工数の集計・分析を行います。

▼工数管理ツールを使用した場合の工数管理データの出力例

工数の集計・分析は、以下のタイミングで実施するのがおすすめです。

• プロジェクトの最中に複数回
• プロジェクト完了後

「プロジェクト別」「タスク別」「部門別」「担当者別」など幅広い切り口で分析することで、効率のよい業務の進め方や成功パターンのメンバー構成、各担当者が苦手としているタスクなど、業務改善につながる多くの情報を得られるようになります。

分析した工数データはプロジェクトの担当者に適宜共有し、生産性の向上に役立てましょう。

工数管理の注意点

工数管理を行う際は、以下のポイントに注意しましょう。

• 工数の入力は溜め込まずに毎日行うこと
• 担当者の入力負担が重くなりすぎないようにすること
• 集計・分析をこまめに行うこと

工数管理はプロジェクトごとの利益率を向上させたり、ボトルネックを把握するために行うものです。そのため最も大事なのが、最新の工数データをリアルタイムで把握・分析することになります。

リアルタイムかつ精確な工数を把握するためには、担当者が工数を毎日入力することが非常に重要になります。工数の入力を後回しにすると、工数情報をリアルタイムで取得できなくなる上、作業の記憶が薄れて工数が不正確になるからです。

工数の入力や分析を後回しにしないためには、日々の入力が負担にならないような工夫が必要です。タスクを細分化しすぎないことや、工数入力が手軽に行えるツールを導入することが有効な手段になります。

これから工数管理を導入する場合の3つのステップ

工数管理を導入する際は、次のような準備を行います。

それぞれ確認していきましょう。

ステップ1.工数管理の目的を明確にし、社内に周知する

工数は毎日入力してこそ正確な情報を取得できるものなので、実施にあたっては従業員の協力が必須となります。工数管理を行う前には全従業員に以下の内容を周知し、工数管理の目的や意義を理解してもらうように努めましょう。

• なぜ工数管理をするのか
• 工数管理を活用することで会社は何を実現したいと考えているのか
• 工数管理をすることで、会社や従業員にどのようなメリットがあるのか

従業員に「面倒な作業が増えた」と思われてしまうと、工数入力を後回しにされたり、適当に入力されたりといった問題が発生しやすくなってしまいます。従業員が一丸となって工数管理に取り組めるよう、理念を浸透させることが大切です。

ステップ2.工数管理を行うツールを準備する

次にどのツールで工数管理を行うかを決めます。

エクセルを使用した場合と工数管理ツールを使用した場合、それぞれの特徴を比較します。

	エクセル	工数管理ツール
導入のしやすさ	簡単	時間がかかる
誤入力・改ざんのリスク	高い	低い
入力漏れの発生しやすさ	発生しやすい	発生しづらい ※アラート機能や勤怠との紐づけ機能がある製品の場合
共有のしやすさ	共有しづらい	共有し同時入力できる
出先からの入力しやすさ	入力しづらい	スマートフォンなどで出先から入力できる ※モバイル対応している製品の場合
分析のしやすさ	ピボットテーブルなどで集計し直す必要がある	項目を選ぶだけで簡単に集計・分析できる
費用	無料	初期費用や月額費用がかかる

プロジェクトの進捗やタスクの管理を行うだけであれば、エクセルを利用するのがおすすめです。

一方で、以下のような企業は工数管理ツールを活用するのが良いでしょう。

• 中規模以上の企業
• リモートワーク（テレワーク）や外回りが多い企業
• 工数を多角的な視点で分析したい企業
• 工数データをリアルタイムで活用したい企業
• 工数を正確に把握したい企業

工数管理ツールの詳細については、以下の記事をご覧ください。

【2024年】工数管理ツール13選比較｜エクセルとの違いや選び方も解説

ステップ3.工数管理の運用ルールや責任者を決める

工数を正確に把握するためには、全社共通の運用ルールと、正しく運用できているかを管理監督する責任者が必要です。

以下のポイントが明確になるように、工数管理の運用ルールを定めましょう。

• 工数入力を行うタイミングはいつか
• 作業時間をどのように計測するか
• タスクの内容をどのように入力するか
• 工数を集計するタイミングはいつか

重要なのは「工数入力を毎日の習慣として定着させられる」ルールにすることです。

日報や勤怠の入力と紐づけて管理できる工数管理ツールを使うと、入力漏れや入力の後回しを最小限にでき、習慣化させやすくなります。

また工数管理が定着するまでは、ルール通り入力できているか定期的なモニタリングが必要です。責任者がこまめに入力状況をチェックして、入力漏れやルール外の運用が無いか確認しましょう。

工数管理を活用する企業の事例

工数管理が実際にどのような企業で行われ、どのような成果を上げているのかを、工数管理ツールを導入している企業の事例をもとに紹介していきます。

事例1.株式会社イー・ステート・オンライン（業種：システム開発,広告・メディア,人材・派遣）

株式会社イー・ステート・オンラインは、インターネットを活用した不動産関連のプロモーション広告やサイト制作などを幅広く請け負う企業です。

サービス領域が多岐にわたるため、各案件の工数管理をどのように行えばよいか分からないという課題がありました。

導入目的	実感した効果
誰が何をやっているかを明確にし、プロジェクトの実態を把握する	従業員の入力負担を最小限に抑えつつ、案件ごとの工数を把握できるようになった 経営会議などでも、工数データをもとに案件の課題などを判断できるようになった

※参考：「TMK（たまにはみんな早く帰ろう）！」トップの号令で現場の"当たり前"が変わった

事例2.株式会社ISパートナーズ（業種：IT・インターネット,広告・メディア）

「テレワーク先駆者百選」にも選出された株式会社ISパートナーズは、美容ポータルサイト「@cosme」を運営するアイスタイルグループの企業です。

育児中の女性従業員が多く、突発的な休暇や業務中の中抜けが頻繁に発生する状況下でも適切に労務やプロジェクトを管理できるよう、勤怠管理と工数管理の両方が行えるツールを導入しました。

導入目的	実感した効果
どんな仕事に何時間使ったのかという業務配分を可視化する	部署を横断する業務でも、業務配分を可視化できるようになった 工数データを見ながら従業員と面談することで、働き方の見直しをしやすくなった もともと「その他」として一括りにしていた工数を細分化して記録することで、実態が見えるようになった

※参考：女性社員100%のBeauty✕ITのスペシャリスト集団を支える勤怠＆工数管理

事例3.一般社団法人日本音楽著作権協会（JASRAC）（業種：コンサルティング,マーケティング・調査）

一般社団法人日本音楽著作権協会（JASRAC/ジャスラック）は、音楽使用料の設定に大きく影響する「労務費」を正しく把握する必要がありました。

同社は、音楽利用者が支払う著作物使用料から事業運営の実費に基づく管理手数料を控除し、権利者へと分配するというビジネスモデルを採用しているため、常に業務を見直して無駄なコストは省き、適正な管理手数料率を設定することを重要視しています。

従来もエクセルで工数管理を行っていたものの、以下のような課題を抱えていました。

• データの集計や確認・修正に膨大な時間がかかっている
• 工数情報と勤務時間の整合性が取れていない
• データをリアルタイムで活用できず、プロジェクトに活かせない

導入目的	実感した効果
工数管理の負担を軽減する 利用分野ごとに異なる人件費や原価を正しく把握し、手数料設定に活用する	勤怠との整合性がとれた正しい工数を日々蓄積できるようになった 誰がどのプロジェクトに関わっていて、作業時間はどのくらいかという情報をリアルタイムで把握できるようになった 正確な原価を把握できるようになり、適正な管理手数料の設定につなげることができた

※参考：適正な手数料率を設定することが、権利者と利用者に対する責任。リアルタイムなプロジェクト原価管理で、付加価値の高いサービスを目指す。

まとめ｜工数管理は、プロジェクトの原価を計算したり利益率を把握したりするのに有効な手段

各タスクの作業時間・作業人数を記録して活用する「工数管理」は、プロジェクトの原価を把握したり従業員の生産性を可視化したりするための重要な手段です。

特に下記に当てはまる場合は、工数管理を導入することで大きな効果が見込めます。

• プロジェクト単位で業務を行っている企業
• オーダーメイドで製品開発・製造している企業
• 労務費の割合が大きい企業

「なんとなく」で行っていた見積もりも、工数データがあれば数字を根拠に判断し適切に原価管理やプロジェクト改善を行えるようになります。

「タスク管理や進捗管理を、まずは小規模から始めたい」という場合はエクセルを、「本格的に工数管理を行い、経営視点からも改善できるようにしたい」と考えている場合は工数管理ツールの導入をおすすめします。

【2024年】工数管理ツール13選比較｜エクセルとの違いや選び方も解説