勤怠管理とは｜目的や必要性・企業の義務について解説

「なぜ勤怠管理を実施する必要があるのだろうか」「勤怠管理って具体的に何をすればいいのか分からない」このような疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか。

勤怠管理の主な目的は、従業員の就業状況を管理し、従業員がどのくらい働いたかを把握することです。

2019年4月から、労働時間の把握が労働安全衛生法に定められていたこともあり、勤怠管理による労働時間の把握は企業にとって大切な業務の一つになっています。

ただ、勤怠管理は給与計算のために労働時間を集計するだけの作業だと考えていませんか？実は勤怠管理を実施する目的はそれだけでなく、主に下記の4つがあります。

詳しくは本文でさらに説明しますが、勤怠管理の目的は、正確な労働時間の把握だけでなく、従業員の健康管理、有給の取得状況などの管理、コンプライアンスの遵守などがあります。

本記事では、「勤怠管理を行う目的や必要性」、勤怠管理のやり方を変えたい方向けに「効率的に勤怠管理を行うための手段」を解説します。本記事を読むことで勤怠管理の重要性を理解していただければ幸いです。

勤怠管理（きんたいかんり）とは

勤怠管理とは、企業が従業員の勤怠状況（勤務時間・休憩時間・残業時間・休日）を把握・管理することであり、労働基準法に明記された「企業の義務」です。

勤怠管理は主に、正確な賃金計算やコンプライアンス遵守のために実施されます。ほぼ全ての事業場が勤怠管理の対象となっており、各企業はさまざまな方法で従業員の就業状況を把握・管理しています。

現在は「勤怠管理システム」を使って勤怠管理を行う方法が主流ですが、その他「タイムレコーダー」「手書きの出勤簿」や「エクセルの勤務表」などで勤怠管理を行う方法もあります。

▼勤怠管理についての概要

勤怠管理とはなにか	企業が従業員の勤怠状況を把握・管理することであり、企業に課せられた法的な義務
何を管理するのか	勤務時間・休憩時間・残業時間・休日などの就業情報
何のために行うのか	主に、正確な賃金計算やコンプライアンス遵守のため
勤怠管理の対象	ほぼ全ての事業場
勤怠管理の方法	勤怠管理システム、タイムレコーダーと手書きの勤務表、エクセルの勤務表など

勤怠管理の必要性

勤怠管理の目的でもある「企業が労働者の労働時間を把握すること」は、2019年4月の労働安全衛生法改正により法的義務となりました。下記が根拠となる法律条文です。

労働安全衛生法第66条8の3

事業者は、第六十六条の八第一項又は前条第一項の規定による面接指導を実施するため、厚生労働省令で定める方法により、労働者（次条第一項に規定する者を除く。）の労働時間の状況を把握しなければならない。

※引用：労働安全衛生法 | e-Gov法令検索

「労働時間の把握」が義務として法律に定められたことにより、企業は労働時間を把握していなかったり、その把握方法が適切でなかったりすると法律違反となる恐れがあります。

また、この労働時間を把握した記録を5年間保存することも労働基準法第109条に定められています。

労働基準法第109条

使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を五年間保存しなければならない。

引用：労働基準法｜e-Gov法令検索

「その他労働関係に関する重要な書類」が、出勤簿などの勤怠管理の書類に該当します。

これらの法律は企業に2つのことを義務付けています。

• 労働時間を把握すること
• それらの記録を5年間保存すること

仮に労働基準法第109条に違反して、賃金台帳に必要これらの事項を記入していない場合や、故意に賃金台帳に虚偽の労働時間数を記入した場合は、同法第120条に基づき、30万円以下の罰金に処される場合があるので注意が必要です。

続いては、勤怠管理を行ううえで具体的にどのような項目を管理する必要があるのかを見てみましょう。勤怠管理で管理する必要がある項目については、厚生労働省がまとめた「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」に記載されています。具体的には下記の項目が定められています。

上記の項目を正確に管理するには、従業員の労働時間はもちろん、休憩時間、残業時間なども把握しトータルでどのくらい働いたかを管理する必要があります。

また、勤怠管理では出勤状況だけではなく欠勤状況や有給取得日数の管理も含まれます。上記項目の管理に加え「休憩時間」や「欠勤日数」、「有給休暇の取得日数と残日数」も記録し管理した方が良いといえます。

勤怠管理において記録が必須となる項目の記録方法や考え方についての詳しい情報は、こちらの記事で解説しているので、合わせて参考にしてみてください。

勤怠管理で必須な4項目｜記録方法まで具体例付きで解説

勤怠管理の義務がある企業とは

勤怠管理の対象となる企業は、下記事業を除くほぼすべての事業場です。

労働時間等の規定適用が除外される事業

• 土地の耕作若しくは開墾又は植物の栽植、栽培、採取若しくは伐採の事業、農業
• 動物の飼育、水産動植物の採捕もしくは養殖の事業、その他の畜産、養蚕又は水産の事業

農業・水産業・畜産業は、自然の影響が大きい業種であり規則的な労働が難しいため、労働基準法第41条によって労働時間や休憩・休日の法律について適用を除外することが明記されています。

勤怠管理の対象となる従業員とは

勤怠管理の対象となる従業員は、上記で説明した「勤怠管理の対象となる企業」に属する従業員全員です。正社員だけではなく、契約社員やアルバイトも同様に勤怠管理が必要です。

ただし、次の業務に就く人は適用除外とされています。

労働時間等の規定適用が除外される人

• 監督若しくは管理の地位にある者又は機密の事務を取り扱う者
• 監視又は断続的労働に従事する者で、使用者が行政官庁の許可を受けたもの

なお、ガイドラインでは「みなし労働時間制が適用される労働者」も管理対象から除くとしていますが、労働安全衛生法においては「事業者は労働者の労働状況を把握しなければならない」とし「労働者の健康を保持」することを定めています。

つまり、労働基準法第41条によって労働時間等の規定を適用除外する人であっても、労働状況の把握は義務付けられているということです。

労働基準法で対象外とされている人の勤怠管理

「管理監督者」など、労働基準法で対象外とされている人の勤怠管理はどのように行えば良いのか下の表で確認しましょう。

▼例：管理監督者の勤怠管理について

時間外労働（残業）手当の支払	不要
休憩時間の取得	不要
休日労働手当の支払	不要
深夜労働手当の支払	必要
有給休暇の付与・取得	必要

労働基準法により労働時間等の規定が適用除外とされている従業員についても、正確な賃金支払や有休管理を行い、長時間労働を防止して健康を確保する必要があります。そのため、たとえ労働基準法により労働時間等の規定が適用除外とされていたとしても、管理監督者を含めたすべての従業員の勤怠管理を行う必要があるといえます。

勤怠管理を実施する4つの目的

勤怠管理を実施する目的について具体的に解説していきます。

目的1.正確な勤怠情報を把握し、正確な賃金を支払うため

勤怠管理を行う1つ目の目的は、勤怠情報を確認し、正確な賃金を払うためです。

従業員に賃金を支払うために実施する給与計算は、勤怠管理が正確に行われないとできません。働き方によって賃金が割増されることもあるため、労働時間だけでなく、休日労働や時間外労働の把握も必要となります。

仮に正確な勤怠状況を把握できていなければ、正確な賃金を払うこともできず従業員とトラブルになることもあるため、必ず正確に把握できるようにしましょう。

なお正確な賃金を支払うには、以下の原則に従って労働時間を管理し、勤怠計算する必要があります。

• 「労働時間」は「終業時刻」-「始業時刻」-「休憩時間」で算出する
• 労働時間は1分単位で記録する
• 残業時間や深夜労働の時間などは、通常の労働時間と分けて考える

ただ労働時間を記録するだけではなく、時間外労働（残業）や深夜労働などを行った時間が明確に分かるようにしなければいけません。これらの時間は割増賃金が発生し、通常とは給与計算の方法が異なるケースがあるからです。

• 法定労働時間（1日8時間、1週40時間）を超える残業には25％の割増賃金を支払う（法定外残業時間が60時間を超える場合は割増賃金が50％になる）
• 22時〜5時の間の労働は深夜労働と見なされ、企業は25%の割増賃金を支払う

給与計算を正確に行うための方法については、こちらの記事で詳細を解説しています。

勤怠計算を正確に行うには？労働時間や残業時間の集計方法も解説

目的2.長時間労働を防止し、従業員の健康管理を行うため

ここ数年は働き方改革の影響もあり、従業員の健康を維持するために長時間労働を防止することが事業所に求められています。

勤怠管理によって従業員が働きすぎていないかを把握することもでき、もし働きすぎな従業員がいた場合は、業務量を減らすなどして健康管理を行うことができます。

また、労働安全衛生法により、1カ月あたり80時間を超える法定外労働をした労働者に対して、疲労の蓄積が認められ、本人が申し出をしたら医師による面接指導をすることが義務付けられています。

目的3.有給休暇の付与や取得状況などを管理するため

パートやアルバイトの労働者の場合、有給休暇の付与日数は、週所定労働日数と継続勤務年数によって変動します。

従業員一人ひとりに適した有給日数を付与するためには、従業員ごとにどれくらい働いたかを把握する必要があります。

また、有給休暇が10日以上付与される労働者であれば、正社員、派遣労働者、契約社員、パート・アルバイトを問わず、5日分の有給休暇を確実に取得させなければなりません。そのため、有給休暇の日数を管理することも勤怠管理の目的の1つです。

有給休暇の管理については「労働基準法第39条」で取得ルールが細かく定められています。例えばパートやアルバイトであっても、以下の条件を満たしていれば会社は従業員に対し有給休暇を与える必要があります。

• 雇入れた（入社した）日から6カ月以上継続して勤務していること
• 出勤率が8割以上あること

出勤率の計算式は以下のようになります。

全労働日とは、所定労働日のことを指します。所定休日（土日休みの会社であれば土日）は全労働日には含まれません。所定休日に労働したとしても、その所定休日は全労働日には含まれないことに注意しましょう。

有給休暇の詳しい内容は、「有給休暇とは？付与日数やタイミングを労働基準法をもとに解説の記事に詳しく解説しています。こちらの記事も合わせて確認してみてください。

目的4.コンプライアンスを遵守するため

勤怠管理を適切に行うことはコンプライアンスの遵守にも繋がります。

労働基準法によって、法定労働時間や休日、時間外労働の上限、深夜労働や休日労働、有給休暇の取得などが定められています。

勤怠管理が適切に行われていなければ、上限規制を超える時間外労働になっていないか、休日・休暇は適切に取得できているかを把握することができず、法律違反になることもあります。

近年はインターネットやSNSが発達したこともあり、そのような法律違反を犯すと、企業の社会的信用を失いかねません。労働基準法を適切に守るためにも、勤怠管理を行う必要があります。

勤怠管理を行うための4つの手段【比較表付】

勤怠管理を行う手段は、主に次の4つがあります。

1. 手書き
2. タイムカード
3. エクセル
4. 勤怠管理システム

「手書きの出勤簿」や「タイムカード」「エクセル」は、低コストで始められる勤怠管理の手法です。ただし「手書きの出勤簿」「エクセル」による勤怠管理は、客観的な勤怠管理の方法とみなされない可能性が高く、法令を遵守することが難しい側面があります。また、手作業による打刻漏れや集計ミスのリスクもあります。

「勤怠管理システム」はリアルタイムかつ正確に従業員の労働時間を把握できるため、現在主流となっている勤怠管理の方法です。多彩な打刻方法から働き方に合うものを選べたり、自動集計やアラート機能により労務管理のコンプライアンス強化に役立つ一方、一定のコストがかかるという注意点があります。

各手法のより詳しいメリット・デメリットの内容や管理方法についてはこちらの記事で詳細を解説しています。

勤怠管理のやり方｜具体的手法や管理項目、基本の業務内容を解説

勤怠管理の効率化に最も適している手法は「勤怠管理システム」

紹介した4つの勤怠管理の手法のうちで、最も効率よく勤怠管理を行えるのは「勤怠管理システム」です。

多くの勤怠管理システムには、業務効率化や労務コンプライアンスを遵守するための以下の機能が搭載されています。

• 多彩な打刻機能（タイムレコーダー、ブラウザ、スマートフォン、ICカードなど）
• 勤怠情報の自動計算・集計機能
• 勤怠情報のレポート機能
• 法令違反を防ぐためのアラート機能
• ワークフロー機能
  など

※製品によっては搭載されていないものもあります

▼「勤怠管理システム」での勤怠管理の例

下記にあてはまる場合は、なるべく早いうちから勤怠管理システムを導入することがおすすめです。

• 法令を遵守して適切な勤怠管理を行えるか不安
• 自社の勤務ルールが複雑である（変形労働時間制を採用している、休憩が複数回あるなど）
• 今後、企業規模が大きくなる、もしくは就業規則が変わる見込みがある

勤怠管理システムの選び方をさらに詳しく知りたい方は、「勤怠管理システムの選び方と比較表｜種類や機能も徹底解説」の記事もぜひ参考にしてください。

勤怠管理の注意点

勤怠管理を適切に実施するうえで、特に注意すべきポイントは以下の3点です。

1. 法改正への迅速な対応
2. 契約社員・パートやアルバイトの勤怠管理
3. 派遣社員の勤怠管理

勤怠管理は労働基準法や労働安全衛生法といった各種法律と密接に関係しているため、法律にあわせた運用が必要です。また、従業員の勤務形態によっても、管理の際に気をつけるべき点が変わってきます。

詳細を解説していきます。

法改正への迅速な対応

企業の法的な義務を果たすためには、勤怠管理に関係する法改正が行われる都度、運用方法やルールの確認が必要になります。法改正の内容によっては、運用方法そのものを変更しなくてはならないケースもあります。

しかしエクセルなどを用いて勤怠管理を行っている場合、手作業で調整を加えなければならないこともあり、非常に効率が悪くなってしまうこともあります。

たとえば2019年4月の法改正では、「客観的な記録による労働時間の把握」が義務化されることになりました。

参考：客観的な記録による労働時間の把握が法的義務になりました｜厚生労働省

2019年4月施行の労働安全衛生法および労働安全衛生規則では、以下のように規定されています。

労働安全衛生法

第六十六条の八の三　事業者は、第六十六条の八第一項又は前条第一項の規定による面接指導を実施するため、厚生労働省令で定める方法により、労働者（次条第一項に規定する者を除く。）の労働時間の状況を把握しなければならない。

引用：労働安全衛生法｜e-GOV法令検索

労働安全衛生規則

（法第六十六条の八の三の厚生労働省令で定める方法等）

第五十二条の七の三　法第六十六条の八の三の厚生労働省令で定める方法は、タイムカードによる記録、パーソナルコンピュータ等の電子計算機の使用時間の記録等の客観的な方法その他の適切な方法とする。

引用：労働安全衛生規則｜e-GOV法令検索

上記の法改正により、働いた時間を従業員自ら（チェックなしで）エクセルなどに入力する「自己申告制」や、月末に定時勤務時間を全従業員に割り振るような勤怠管理方法は、法律違反にあたる可能性があります。

※ただし、やむを得ない理由により、客観的な方法で労働時間を把握しにくい場合には、自己申告制が例外的に認められています。また作成された労働時間の記録は5年間保存することが義務付けられています（現在は経過措置として、保存期間は3年間でよいとされています）。

法令違反のリスクを避けるために、勤怠関連の法改正に対して遅滞なく対応しなくてはなりません。ミスなく簡単に法令対応を行いたい場合は、法改正に対応した勤怠管理システムを導入することを検討しましょう。

多くの勤怠管理システムでは、管理者が手動で調整を加えずとも、最新の法令に合わせてアップデートを受けることも可能です。

契約社員・パートやアルバイトの勤怠管理

契約社員やパート・アルバイトといった、正社員とは異なる勤務形態の従業員に関しても勤怠管理が必要です。しかし正社員とは異なる勤務形態の従業員の場合、以下の点に気をつける必要があります。

• 個人ごとのシフト（勤務日、勤務時間、休憩時間など）に応じて適切に勤怠管理すること
• 個人ごとの時給を管理し、給与計算を行うこと
• 雇用形態が異なる従業員も、正社員と同様に勤怠管理を行うこと
• 扶養控除を希望している従業員については、扶養控除の条件に収まるように勤怠状況を管理すること

例えば扶養控除内で働くことを希望している従業員については、本人がどの扶養控除の範囲内で働くことを希望しているのかを事前に確認する必要があります。扶養控除の範囲には、所得税が発生する「103万円」、社会保険加入が必要となる「106万円や130万円」、配偶者特別控除から外れる「150万円」などの基準があり、従業員によってどの扶養控除の範囲内で働きたいかが異なるからです。

このように契約社員やパート・アルバイトなどの社員は、従業員単位で就業条件やシフト、本人が希望する働き方などが異なるため、正確な勤怠管理が難しいという側面があります。適切に勤怠管理を行うには、複雑な就業形態やシフト作成に対応した勤怠管理システムを活用するのがおすすめです。

派遣社員の勤怠管理

派遣社員の勤怠管理に関しては、派遣元企業の義務とされています。基本的には派遣先（就業先）の企業が管理し、派遣元企業に報告します。

「日々の労働時間や休暇状況の管理」という狭い意味での勤怠管理においては、管理責任は派遣先企業にあると言えます。そのため原則として、労働時間の管理方法は派遣社員も派遣先の勤怠管理ルールに準ずることになります。

派遣社員であっても、勤怠管理に必要な項目自体は正社員と同様です。ただし義務を負う項目が派遣先と派遣元で分かれているため、派遣先企業と派遣元企業は適時情報交換をしながら勤怠管理をしなくてはなりません。

詳細は以下の記事をご確認ください。

派遣社員の勤怠管理方法｜派遣先と派遣元の義務や責任の違いとは？

勤怠管理をしなかった場合の罰則

勤怠管理は法律でも決められており、企業は従業員の労働時間を把握しなければいけません。では、勤怠管理を行わないとどうなるのでしょうか。

勤怠管理に関する法律に違反した場合は、罰則の対象となります。その項目は全部で14種類もあります。以下のような罰則を防ぐために、日々の労働時間や残業時間、有給の取得日数を正確に把握する必要があります。

法律で定められたルール	法律	罰則
☐労働者の労働時間の状況を把握しなければならない	労働安全衛生法第66条の8の3	規定なし
☐労働時間などの労働条件を労働契約の際に示さなければならない	労働基準法第15条	30万円以下の罰金
☐賃金は、法令等で定めるものを除き、通貨で直接労働者に全額を支払わなければならない	労働基準法第24条	30万円以下の罰金
☐1日8時間、1週40時間を超えて労働させてはならない	労働基準法第32条	6カ月以下の懲役又は30万円以下の罰金
☐1日の労働時間が6時間を超える場合は少なくとも45分、8時間を超える場合は少なくとも1時間の休憩を与えなければならない	労働基準法第34条	6カ月以下の懲役又は30万円以下の罰金
☐1週に少なくとも1日、もしくは4週間を通じて4日以上の休日を与えなければならない	労働基準法第35条	6カ月以下の懲役又は30万円以下の罰金
☐36協定を労働基準監督署に提出することで、法定労働時間を超える労働や休日労働をさせることができる	労働基準法第36条	6カ月以下の懲役又は30万円以下の罰金
☐時間外労働は、1カ月について45時間および1年について360時間を限度としなければならない	労働基準法第36条第3項、第4項	6カ月以下の懲役又は30万円以下の罰金
☐時間外労働、休日労働、深夜労働をさせた場合には政令で定める率以上で計算した割増賃金を支払わなければならない	労働基準法第37条	6カ月以下の懲役又は30万円以下の罰金
☐雇入れの日から6カ月以上継続勤務し、かつ全労働日の8割以上出勤した労働者には年次有給休暇を与えなければならない	労働基準法第39条	6カ月以下の懲役又は30万円以下の罰金
☐有給休暇を10日以上付与された労働者について、1年以内に5日は取得させなければならない	労働基準法第39条第7項	30万円以下の罰金
☐満18歳に満たない者については時間外労働、休日労働をさせてはならない	労働基準法第60条	6カ月以下の懲役又は30万円以下の罰金
☐満18歳に満たない者については原則、22:00～5:00の間労働させてはならない	労働基準法第61条	6カ月以下の懲役又は30万円以下の罰金
☐1歳未満の乳幼児を育てる女性は、休憩時間のほか、1日2回各々少なくとも30分、その生児を育てるための時間を請求することができる	労働基準法第67条	6カ月以下の懲役又は30万円以下の罰金

※参考：勤怠管理で守るべき法律まとめ｜2024年最新の労働基準法改正・よくある質問も解説

ただし、違反していたとしてもすぐに罰則の対象とはなりません。まず、労働基準監督署によって是正の指導が行われます。度重なる指導に対して改善されない場合、罰則が適用されるだけでなく、厚生労働省や労働局のサイト上で企業名が公表されてしまいます。このように勤怠管理を怠ると、企業の信用問題にも発展しかねません。

勤怠管理は従業員の管理だけではなく、企業イメージにも直結してくるのです。

勤怠管理に関係する用語の解説

「勤怠管理」という言葉と似た意味を持つ言葉や、紛らわしい用語などを解説します。

「勤務管理」と「労務管理」の違い

勤怠管理と労務管理では、管理する業務の範囲が異なります。勤怠管理は、従業員の勤務状況を管理することです。

一方の労務管理は「従業員の勤怠・給与・労働環境・人材配置・入退社などの管理」をまとめて指すことが多い言葉です。

つまり、勤怠管理は「労務管理に含まれる業務の一つ」と考えられます。

「勤怠」の意味と「勤務」「出勤/退勤」の違い

「勤怠管理」の「勤怠（きんたい）」とは、主に従業員の出退勤や休憩・休日などに関する「勤務状況」を指す言葉です。

「勤怠」と似た文脈で使用される言葉、「勤務」「出勤/退勤」との違いは以下のとおりです。

	主な意味	例文
「勤怠」	労働時間に関する実績 （労働時間や残業時間・休憩時間・休暇日など）	彼の仕事は、日々社員の勤怠管理を適切に行うことだ。
「勤務」	働いていること、仕事そのもの	彼は大手企業に勤務する会社員だ。
「出勤/退勤」	勤務を始めること/終えること	彼は9時に出勤し、19時に退勤した。

まとめ｜適切な勤怠管理を行うためにも目的を理解しよう

勤怠管理は、従業員の就業状況を管理し、従業員が労働時間や出勤・退勤を正確に記録してどれくらい働いたかを把握するために実施します。勤怠管理を行う目的は、主に下記の通りです。

勤怠管理には、従業員の健康管理やコンプライアンスの遵守といった幅広い目的があるので、全ての企業は必ず勤怠管理を実施しましょう。

ただし、勤怠管理に不備があれば、上記の目的を達成できないため、適切な勤怠管理を行うようにしましょう。そのために下記の2点の実施をおすすめします。

• 勤怠管理の方法を見直す
• 勤怠管理システムの導入