電子帳簿保存法改正の4つのポイントと注意点

2020年12月に政権与党により「令和3年度税制改正の大綱」が閣議決定され、2022年の法改正の方向性が示されました。日本政府が推進するデジタル化・グリーン化の方針に関連する税制の創設や法改正が多く盛り込まれています。その中でも財務や経理の担当者が注目すべき点の1つとして挙げられるのが「電子帳簿保存法改正」です。これにより、2022年1月より帳簿書類のスキャナ保存に関する事前承認の制度が廃止され、請求書や領収書などの電子データの保存の利便性が大幅に向上することが期待されます。

デジタルトランスフォーメーション（DX）が進む経済社会において、電子帳簿保存法はこれまでも常に法改正によるアップデートを繰り返してきました。経理電子化による自社の生産性向上、テレワーク推進、ペーパーレス化を図るためにも、2022年1月施行の改正内容について事前に把握することが急務と言えます。今回は電子帳簿保存法の改正の背景や現行の制度との比較を通して、何が変わるのかを解説。さらに実務はどう変わるのか、どんな点に注意する必要があるのかを説明します。

電子帳簿保存法とは？

「電子帳簿保存法」とは、国税関係帳簿書類の保存をこれまでの紙文書ではなく、電子データでの対応を認めた法律です。1998年に制定され、正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」と言います。従来までは会計帳簿や決算書などの書類は紙での保存が基本でした。また、電子データに関しても、わざわざ印刷して"物理的な保存"を徹底していた企業も少なくないでしょう。そうした紙文書主体の手続きの電子化を促進するのが、電子帳簿保存法なのです。

テクノロジーの発展とともに社会全体におけるDXの推進が浸透しつつあり、徐々に紙文書主体の手続きは時代遅れとなりつつあります。電子データを基軸にすることで、紙文書の印刷や保管などの手間の削減による「経理業務の効率化」、紙や印刷にかかる「コストの削減」、オフィスの省スペース化や環境問題を配慮した「ペーパーレス化の推進」の実現が期待されます。しかし、これまでは要件が多いこともあり、紙文書の電子化の本格導入に消極的な企業が大半でした。

そうした現状もあり、電子帳簿保存法は時代のニーズに合わせて常に法改正を繰り返しました。2005年にe-文書法の施行に伴い、スキャナで読み取った電子データ記録の保存が認定（スキャナ保存制度の創設）。2015年には3万円以上の上限金額の規制が廃止になり、電子署名も不要になるなどスキャナ保存制度が緩和されました。2016年にはデジカメやスマホで撮影した電子データの保存も認定され、2020年にはキャッシュレス決済において紙の領収書ではなく電子の取引明細でも保存可能となりました。

このように電子データを取り巻く環境や法制度は常にアップデートを繰り返しています。従って2022年1月施行の改正内容に関しても的確に情報をキャッチアップし、事前の対策に努めることが求められます。

要件緩和の背景と目的

紙文書より電子データによる保存のほうがはるかに楽であり、スペースも取らず、コストもかからないことは明白です。しかし、多くの企業が導入に踏み込めなかった背景には、導入するうえでの足枷が多かったことが挙げられます。その中でももっとも大きな障害になっていたのが、「税務署による事前承認」が必要な点です。

従来までの法制度では、電子データでの保存においては運用開始の３ヶ月前までに所轄の税務署で手続きを行う必要がありました。さらに利用するシステム等を「承認申請書」に記載したうえで、処理の責任者や作業工程を明記した「事務手続きの概要」の作成・提出が必要でした。そして、申請書の提出からの３ヶ月間はその内容を精査される期間であり、承認が得られるまで待機しなければなりません。そうした手間や待ちの期間のロスを踏まえると、導入に踏み切れない企業が多いことにも納得だと言えるでしょう。

実際に電子保存開始前の手続きに関しては、2020年3月時点では電子帳簿保存は約27万件、スキャナ保存に関しては約4,000件しか承認を受けていません。日本に約360万の企業が存在することを考慮すると、承認を受けている企業の割合が非常に少ないことが分かります。利用企業が極端に少ないという現状を打破するためにも、電子帳簿保存制度を抜本的に見直すことが求められており、2022年1月施行の法改正では多くの企業が導入に踏み込めるように、大幅な要件が緩和がなされます。

電子帳簿保存法改正の４つのポイント

2022年1月から施行予定の改正についてはどんな点が大きく変更となっているのでしょうか。「承認制度の廃止」「タイムスタンプ要件の緩和」「適正事務処理要件の廃止」「検索要件の緩和」という4つのポイントについて、改正前と改正後を比較したうえで解説します。

ポイント1：承認制度の廃止

電子帳簿保存法の最大の課題として挙げられていたのが、導入企業の少なさでした。より多くの企業に活用してもらうためにも、今回の法改正で足枷となっていた承認制度の廃止に踏み切っています。事前準備に関する労力や時間を削減できることは、電子データ保存を進めようとしていた企業の担当者にとっても追い風となるでしょう。

改正前	改正後
導入を希望する時期の3ヶ月前までに税務署まで申請書の届け出を実施。申請が承認されるまでの期間は待機が必要で、認められない場合は却下通知が届く。社内で電子化する要件を決定してから半年から1年程度の準備期間が必要。	国が求める基準を満たし、さらに電子帳簿保存法に対応した機能を備えている経費精算システムなどを準備し、社内ルールの策定と周知ができ次第、速やかにスキャナ保存の対応が可能に。

ポイント2：タイムスタンプ要件の緩和

電子的な時刻証明書であるタイムスタンプは、電子データが作成された日時を確定します。つまり、タイムスタンプが付与された電子データは、それ以降に改ざんがなされていないことの証左だと言えるでしょう。従来まではタイムスタンプの付与を受領（署名）後の3日以内に行う必要がありましたが、最長2ヶ月以内に延長したことで、担当者の対応の余裕が生まれました。

改正前	改正後
国税関係書類をスキャナ読み取りした際に、受領者が自署したうえで3営業日以内のタイムスタンプ付与が不可欠。	スキャナ読み取りの際の受領者の署名が不要に。また、タイムスタンプの付与期間が3日から最長2ヶ月以内と大幅変更された。さらに不正防止の策として電子データの修正・削除の履歴に残せるシステムであれば、タイムスタンプの付与に代えられるようになった。

ポイント3：適正事務処理要件の廃止

電子帳簿保存法では、不正防止を目的とした内部統制として社内規程を整備する必要がありました。要するに電子データの事務処理に関しても、厳重なチェック体制と定期的な確認が不可欠でした。さらに、そのチェックのためには紙原本が必要であり、破棄せずに保存することが求められていたのです。この厳しい内部統制の要件に関しても、企業側にとって電子データ保存を導入するうえでのボトルネックとなっていただけに、事務におけるチェック体制の緩和・原本の即時破棄はペーパーレス化を推進する大きな後押しとなるでしょう。

改正前	改正後
内部統制の一環として定期検査と相互けん制の適正事務処理要件の対応が必須。定期検査では原本とデータの突合作業を行うため、検査実施日まで原本の破棄ができなかった。また、事務処理担当者を相互チェックする意味合いから、2名以上での対応が求められた。	相互けん制、定期的な検査および再発防止策の社内規程整備を行う適正事務処理要件が廃止。定期検査まで保存が必要だった原本は、スキャナ後にすぐに破棄が可能に。また、事務処理における相互けん制に関しても廃止され、1名での対応が認められた。

ポイント4：検索要件の緩和

電子データを保存する際には、必要なタイミングで内容を閲覧したり、データ管理ができたりするように検索機能を確保する必要があります。しかし、検索要件が非常に細かいとその登録や管理業務が煩雑になりがちです。特に従来までは範囲指定や項目を組み合わせて設定できる機能の確保が不可欠であり、要件が複雑なことでハードルが高くなっていたことが課題でした。

改正前	改正後
取引年月日、勘定科目、取引金額やその帳簿の種類に応じた主要な記録項目を検索条件として設定できることが必須。日付や金額に係る記録項目に関しては、その範囲を指定して条件を設定することが求められた。また、2つ以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することも要件に含まれていた。	検索要件が年月日・金額・取引先のみになるなど簡素化を実現。保存義務者が国税庁などの要求によって電子データのダウンロードに応じることとする場合は、範囲指定や項目を組み合わせて設定する機能の確保が不要になった。

注意点：不正行為にかかるペナルティ

要件が大幅に緩和されることで、多くの企業において電子データの保存の導入が進むことが想定されます。しかし、その際に注意しなければならないのが不正行為におけるペナルティです。導入がしやすい要件となる代わりに不正抑止の担保処置として、重加算税の加重措置が課されることも同時に覚えておきましょう。

電子データに記録された事項に関して隠蔽または仮装された事実に基づいて申告し、当該データの改ざんが把握された際は、通常課される重加算税の額に10%が加重されます。そのため、不正や不備を防ぐ対策や措置がこれまで以上に重要になります。

適用時期は2022年1月

改正電子帳簿保存法の施行は2022年1月です（※令和4年度税制改正の大綱で、電子取引に関わる電子データの保存義務について、2023年12月31日までの猶予期間が設けられることとなりました）。これまでの電子データ保存の制度が大幅に緩和されるだけに、これを機会に今のうちから自社における電子データの導入を検討し始めてみてはいかがでしょうか。

また、現状で経理や会計関連のシステムの導入を検討されている場合は、当然ながら電子帳簿保存法の改正に対応していることが望まれます。法改正に対応した将来的にも長く使えるシステムをお探しの担当者には、クラウドで勤怠管理や経理精算、工数管理などを一元管理できるチームスピリットがおすすめです。

チームスピリットであれば、2020年10月施行の電子取引制度に対応していることはもちろん、2022年1月施行のスキャナ保存制度や電子取引制度の見直しについてもいち早く対応するために機能をアップデートしています。経理業務の電子化により、生産性向上やテレワーク推進、ペーパーレス化を図りたいとお考えのご担当者様はお気軽にTeamSpiritまでご相談ください。