年次有給休暇管理簿とは｜作成方法や記載事項を記入例つきで解説

年次有給休暇管理簿は、2019年4月に義務付けられた「年5日の年次有給休暇の確実な取得」を目的として、年次有給休暇の付与・取得状況を記録する書類です。

管理簿の作成や管理にあたり、以下のような悩みを持つ方も多いのではないでしょうか。

• 「記入している内容は正しいのか？」
• 「自社の年次有給休暇管理簿は必要な記載項目を満たしているのか？」
• 「年次有給休暇管理簿の管理が大変」

そこで本記事では、年次有給休暇管理簿の概要から記載事項、管理・運用のポイントまでを詳しく解説していきます。

年次有給休暇管理簿について知りたい方や現在の管理・運用方法に不安を感じている方は、ぜひご覧ください。

労働基準法施行規則第24条の7により、企業に対して作成と5年間の保存が義務付けられています。

使用者は、法第三十九条第五項から第七項までの規定により有給休暇を与えたときは、時季、日数及び基準日（第一基準日及び第二基準日を含む。）を労働者ごとに明らかにした書類（第五十五条の二及び第五十六条第三項において「年次有給休暇管理簿」という。）を作成し、当該有給休暇を与えた期間中及び当該期間の満了後五年間保存しなければならない。

※引用：労働基準法施行規則 第24条の7 | e-Gov法令検索

年次有給休暇管理簿には、有給休暇の付与日数、基準日、取得した日時などを記入します。以下の図は福井労働局が提供している年次有給休暇管理台帳です。

※引用：有給休暇の計画的付与、時間単位年休及び年5日の時季指定に対応した有給休暇の管理台帳を作成しました | 厚生労働省　福井労働局

有給休暇は、雇入れの日から6カ月が経過し、出勤率が全労働日の8割以上である全ての従業員に付与される休暇です。付与日数は勤続年数や労働日数に応じて定められます。

有給休暇の制度や法律については、「有給休暇とは？付与日数やタイミングを労働基準法をもとに解説」の記事をご覧ください。

年次有給休暇管理簿の必須記載事項は3つ

年次有給休暇管理簿の様式は特に定められておらず、次の3つの事項が記載されていれば任意の様式で問題ありません。

そのため、労働者名簿や賃金台帳といった作成が義務付けられている他の書類に、基準日・日数・時季を追記する形式でも良いとされています。

▼労働者名簿や賃金台帳に追記する例

※引用：年５日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説p.7｜厚生労働省

それぞれの項目について詳しく見てみましょう。

1.基準日：年次有給休暇を付与した日を記載する

基準日とは、会社が従業員に年次有給休暇を付与した日のことです。従業員が有給休暇を取得した（休んだ）日ではないので注意しましょう。

たとえば4月1日に雇入れた従業員の場合、10月1日時点で出勤率が全労働日の8割以上であれば基準日は10月1日になります。

▼赤枠内が基準日を記載する箇所

※参考：有給休暇の計画的付与、時間単位年休及び年5日の時季指定に対応した有給休暇の管理台帳を作成しました｜厚生労働省　福井労働局

また、基準日が2つ存在する場合には基準日を2つ記載しなくてはなりません。たとえば、2023年4月1日に雇入れた従業員について、2023年10月1日に有給休暇を10日付与し、翌年の2024年4月1日に他の従業員と統一して11日付与すると、基準日は2023年10月1日と2024年4月1日の2つとなります。

2.日数：年次有給休暇の付与日数と残日数を記載する

日数とは、有給休暇の付与日数と従業員が取得できる有給休暇の残日数を意味します。有給休暇の付与日数は以下のとおりです。

▼通常の労働者に対する付与日数

継続勤務日数	6カ月	1年6カ月	2年6カ月	3年6カ月	4年6カ月	5年6カ月	6年6カ月以上
付与日数	10日	11日	12日	14日	16日	18日	20日

付与日数のほか残日数も記載する必要があるため、有給休暇を取得するたびに付与日数から取得日数を差し引き、残日数を記載します。

▼赤枠内が日数を記載する箇所

※参考：有給休暇の計画的付与、時間単位年休及び年5日の時季指定に対応した有給休暇の管理台帳を作成しました | 厚生労働省　福井労働局

また、基準日が2つある従業員については、「1つめの基準日」から「2つめの基準日の1年後」までの期間の有給休暇の付与日数を記載します。たとえば、2023年10月1日に10日付与し、2024年4月1日に11日付与した場合には、付与日数は21日となります。

3.時季：従業員が年次有給休暇を取得した日を記載する

時季とは、従業員が有給休暇を取得した日のことです。時季変更や計画的付与で有給休暇を取得した日についても記載します。

▼左の赤枠内が取得日、右の赤枠内が時季変更による取得日を記載する箇所

※参考：有給休暇の計画的付与、時間単位年休及び年5日の時季指定に対応した有給休暇の管理台帳を作成しました | 厚生労働省　福井労働局

時季変更とは、従業員の有給休暇の取得が事業の正常な運営を妨げる場合に企業が取得日を変更することです。計画的付与とは、あらかじめ労使協定で有給休暇を付与する日を決めておくことをいいます。

有給休暇に関する企業の義務や制度については、以下の記事をご覧ください。

【社労士監修】有給休暇の管理・運用マニュアル｜改正労働基準法対応

年次有給休暇管理簿を作成する対象者

年次有給休暇管理簿を作成するタイミングについて、法律では「（労働基準）法第39条第5項から第7項までの規定により有給休暇を与えたとき」としています。具体的には、以下の従業員が対象となります。

時季変更と計画的付与の予定がない場合は、有給休暇の付与日数が10日以上ある従業員のみの作成でも問題ありません。

年次有給休暇管理簿の作成方法

年次有給休暇管理簿の作成方法には以下の3つがあります。

それぞれの特徴について解説します。

手書き

各労働局や労働基準監督署などが提供している様式を印刷して記入していく方法です。この方法の場合、費用はほとんどかかりません。

ただし、手書きだと勤怠管理の担当者の負担が大きくなり、他の業務を圧迫するおそれがあります。また、5年間保存しなければならないので、保存のためのスペースを確保しなければならないという問題もあるでしょう。共有もしにくいため、従業員が有給休暇の残日数を確認したいときに、都度担当者に問い合わせる手間も発生します。

エクセル（Excel）

各労働局が提供しているエクセルのフォーマットを利用するほか、エクセルを用いて管理簿を自社で作成して入力していく方法です。費用がほとんどかからないうえに、手書きより手間もかかりません。

ただし、各従業員の基準日や有給休暇の付与日数などは、それぞれ計算して把握しておかなければなりません。間違った計算をしてしまうリスクや、従業員が数式や入力されている値を書き換えてしまうおそれもあります。

なお厚生労働省のサイトでは、エクセル形式のフォーマットをダウンロードできます。

年次有給休暇取得管理台帳（エクセルファイルのダウンロード）

勤怠管理システム

3つの作成方法のなかでおすすめなのは勤怠管理システムの利用です。手書きやエクセルと比較して費用はかかりますが「管理簿作成のための新たな作業が少ない」「有給休暇に関する法律違反のリスクを減らせる」などのメリットがあります。

多くの勤怠管理システムでは、有給休暇の残日数や基準日、付与日数の計算をリアルタイムで行え、ボタン一つで年次有給休暇管理簿の作成や有給休暇の付与ができます。手書きのように管理簿の保管場所に悩んだり、エクセルのように数式を自社で作成したりする必要がなく、効率的に有給休暇を管理することが可能です。

▼勤怠管理システムの年次有給休暇管理レポート画面

例えば上記のレポート画面では、以下の内容が確認できます。

• 付与日数
• 消化（取得）日数
• 残日数
• 失効日ごとの残日数

また、エクセルや手書きの管理簿と比較して、自分の有給休暇残日数をすぐに確認できるという従業員側のメリットもあります。残日数をすぐに確認できることで、有給休暇取得の促進にもつながります。

年次有給休暇管理簿に関する罰則

年次有給休暇管理簿が作成・保存されていないことに対する罰則はありません。ただし、10日以上の有給休暇が付与された従業員に対して「年5日の年次有給休暇の確実な取得」の義務を守れなかった場合には、1人あたり30万円以下の罰金が科されるおそれがあります。

▼罰則が適用される例

仮に上記のような従業員が5人いたとすると、企業に科される罰金は150万円になる可能性があります。従業員に確実に5日の有給休暇を取得させるためにも、基準日、付与日数、取得日数を把握できる年次有給休暇管理簿の作成と適切な管理・運用が必要です。

適切に管理・運用するためのポイント

年次有給休暇管理簿は、従業員ごとに基準日（有給休暇を付与する日）が異なっていたり、時季（有給休暇を取得した日）の入力を忘れてしまうことがあったりと、管理に手間がかかります。本章では、適切に管理・運用するためのポイントを2点紹介します。

基準日（有給休暇付与日）の統一

基準日を統一すると、年5日の取得をしていない従業員の把握がしやすくなります。4月1日の入社が多い企業なら10月1日を基準日としたり、企業の年度始めに統一したりすれば、そのタイミングでまとめて付与日数の記入をすればよいので管理の負担が減ります。

有給休暇の申請フローを整える

有給休暇の申請フローを整えると、有給休暇の取得について承認者と担当者とで二重チェックを行えるようになり、時季の記載もれが発生しにくくなります。

有給休暇の申請ができる勤怠管理システムを活用すると、年次有給休暇管理簿の作成と管理・運用をより効率的に行うことができます。

まとめ｜年次有給休暇管理簿を適切に管理して法律を遵守しよう

年次有給休暇管理簿は、作成と5年間の保存が企業に義務付けられている書類です。管理簿には、有給休暇の「基準日（付与した日）」「日数（付与日数と残日数）」「時季（取得した日）」を記載します。

作成と保存の義務に違反しても罰則はありません。しかし、10日以上の有給休暇が付与された従業員が基準日から1年以内に5日の有給休暇を取得できなかった場合には、1人あたり30万円以下の罰金が科されるおそれがあります。

年次有給休暇管理簿の作成方法としては、手書き、エクセル、勤怠管理システムなどがあります。なかでも、管理担当者の負担が少なく、従業員側もいつでも付与日数や残日数を確認できる勤怠管理システムの利用がおすすめです。年次有給休暇管理簿を作成して適切に管理・運用を行い、法律の遵守につなげましょう。