「2025年の崖」をどう乗り越える？DX時代に最適化するバックオフィス変革

DX（デジタルトランスフォーメーション）という言葉が盛んに聞かれる昨今では、多くの企業でもその必要性を認識し始めています。中には「自社のビジネスとは関係ない」と無関心を決め込んでいる経営者もいるかもしれませんが、2018年に経済産業省が公開した「DXレポート」の内容を踏まえると、そうした考え方を改める必要があるでしょう。レポート内では、企業のDX化が進行しなければ業務効率の悪化は不可避であり、日本の競争力が低下して他国に後れをとることになると予想されています。これが近年、話題になっている「2025年の崖」です。

「2025年の崖」という言葉は、企業におけるDXの必要性を広くアピールし、リスク回避を注意喚起するための代名詞となっています。では2025年に向けて、実際に企業では今からどんな対策を講じるべきなのでしょうか。「2025年の崖」でつまずくことなく発展を続けるために重要なバックオフィス改革について詳しく解説します。

経済産業省が警鐘を鳴らす「2025年の崖」とは

現在、多くの企業では主要業務を処理するために、基幹業務システムを導入しています。銀行の勘定系システムや小売業の販売・在庫管理システムなどがその類ですが、それらは今後のテクノロジーの進歩に対応できないことが危惧されています。つまり、多くの企業が抱える基幹系システムが次第に時代の要求に応じることができなくなり、2025年までには老朽化・肥大化・ブラックボックス化すると考えられているのです。すると後れをとった日本企業は、DXを推進する国の企業の後塵を拝す結果となるでしょう。

DXが推進されず、日本企業が国際的な競争力を失うことで懸念されるのは、経済的損失です。経済産業省では、このままデジタル変革がなされなければ2025年以降に最大で年間12兆円もの経済損失が発生するという試算を出しています。こうした巨額の経済損失のリスクが「2025年の崖」なのです。変革の歩を進めない企業は崖から転げ落ち、DXを推進した企業が生き残りを果たせるという将来が現実味を帯びてきています。

多くの企業が既存システムに抱える問題

DX化を進めてデジタル変革を遂げることの重要性を理解していたとしても、システム開発に詳しい方でなければ基幹業務システムの老朽化・肥大化・ブラックボックス化の根本的な要因を把握することは難しいでしょう。そのため、現状で抱えている問題にまずは向き合い、改善に努めることが重要です。自社の基幹業務システムに下記の項目が該当するかどうかをまずはチェックしてみましょう。

【既存システムの現状チェック】

• 法改正などの対応に時間もコストもかけている
• 複数のシステムが独立していて、操作性やワークフローがバラバラ
• データの利活用にリアルタイム性がなく一時的である（月末など決まったタイミング）
• 保有するデータをシステム間で統合しづらい
• そもそもシステム化できておらず、いまだにアナログな対応を強いられている

上記チェック項目で1つでも当てはまる場合は、今後既存システムが企業成長の足かせになることが危惧されます。AIやビッグデータの活用が叫ばれている現在では、複数のシステム連係やリアルタイム性のないデータの利活用はあまり有効な手段とは言えません。

旧来型のシステムから新型のシステムへの切り替えにはコストがかかるので先送りするケースも多いようですが、古いシステムを維持するには手間や莫大なコスト負担を強いられます。また、あまりにも古いシステムはトラブル発生時に対応できる人材がおらず、経営に致命的なダメージを与えることも考えられるでしょう。

このように「2025年の崖」においては、経営面・人材面・技術面という3つの側面において問題に直面することになります。今から改革に着手しなければ、2025年を迎えた際にもう手遅れとなってしまう最悪の事態も想定されるのです。

2025年の壁を乗り越えるために企業に求められること

既存システムの課題をクリアして2025年の壁を乗り越えるためには、実際にどんな対策を講じれば良いのでしょうか。「自分はITの専門家ではないためよく分からない」「抽象的で何から手をつければ良いのか分からない」と考える経営者もいるでしょう。

経済産業省ではDXへの取り組みを客観的に評価できる「DX推進指標」を展開しています。これはDXへのビジョンや事業への落とし込みに関して項目ごとに質問を設け、それに回答することで成熟度が判別できる仕組みになっています。DX推進指標のなかで自社の弱みが把握できるため、それに基づいて重点的に対策すべき項目を絞り込むことができます。

また、DX推進指標と併せて実施したいのが、自社で使用している業務システムの把握です。業務システムの中には、全社で利用しているものもあれば、特定の部署が独自に開発し運用しているものもあります。システムを構築したものの期待した成果を出せていないというケースもあるでしょう。実際の業務内容と照らし合わせながら、必要性の高いシステムを精査することも重要です。

重要度の高いシステムを絞り込んだら、刷新が必要なシステムであるかを判断しましょう。特に独立したシステムやデータ連携のとれていないシステム、リアルタイム性の低い既存システムは、デジタル技術を積極的に取り入れることによって、使い勝手の良い付加価値のあるシステムに生まれ変わる可能性があります。

改善すべき項目が多いと悲観的な考えになりがちですが、これらの課題をクリアすることによって経営判断のスピードや生産性は大幅に向上し、業績や競争力アップにつながるはずです。現代のDX化の波は決してピンチではなく、会社が生まれ変わるチャンスと捉えて前向きに取り組むことが重要と言えるでしょう。

バックオフィスのDXはどう推進するのがベストなのか？

業務管理システム全般のDX化が求められるだけに、バックオフィス部門も改革に着手しなければならないでしょう。専門的な知識が求められるが故に業務プロセスやシステム、担当者が縦割りになりがちなバックオフィス部門だけに、この機会に既存の業務プロセスやシステムにメスを入れることをおすすめします。では、どんな視点でシステムやツールを選定すべきでしょうか。3つのポイントを紹介します。

ポイント1：全体最適化されたシステムを選ぶ

バックオフィスでは、「勤怠管理」「就業管理」「工数管理」「経費精算」などさまざまな業務が行われています。これらの業務は互いに密接に関連することが多いにもかかわらず、プロセスやシステムが異なることで気づかぬうちに部分最適の弊害を生んでいることが少なくありません。これらを1つのシステムに集約して管理することで、全体最適化による生産性向上やコスト削減の実現につながります。

ポイント2：時代の変化に柔軟なシステムを採用する

デジタル技術の普及や時代背景に伴い、社会のルールや法律は常に変化します。そのため、常に変化に対して柔軟に対処できるシステムの採用が推奨されます。従来のような作りきりのシステムだと、改修や機能追加ごとにコストや手間がかかるので効率的ではありません。各業務の専門領域の変化に敏感なツールを選ぶことで、自社で調べたり、改修したりする手間も省けるほか、バックオフィス業務における法律違反などのトラブル防止も期待できます。適宜アップデートがなされるクラウド（SaaS）対応ツールがおすすめです。

ポイント3：リアルタイムに状況把握ができるツールを選ぶ

働き方改革関連法の施行によってより適正な労務管理が求められているだけに、企業としても常に従業員の就業状況を把握できる仕組みが不可欠です。週ごと、月ごとの単位で労働時間を集計できるツールでは不十分で、長時間労働の恐れがある場合には従業員に対して個別のアラートを発するなど、リアルタイム性のあるシステムが求められます。

従業員の労働時間管理は、労働基準法や労使間で締結する36協定に従う必要があります。もし守らなければ企業に対しては厳しい罰則があるほか、企業イメージが低下し今後の人材採用にも大きな影響を及ぼす恐れがあるでしょう。

DX時代に最適なバックオフィスツール「チームスピリット」

バックオフィス部門のDXにおいては、全体最適化を実現でき、時代や法律の変化に柔軟でリアルタイム性に秀でているツールが最適だと言えます。これらの条件に合致するのが、労務管理や工数管理が統合され、外部ツールとの連携も可能な働き方改革プラットフォーム「チームスピリット」です。「2025年の崖」の課題を克服するうえで、「チームスピリット」がバックオフィス変革の一翼を担うツールであることを詳しく解説します。

ポイント1：バックオフィス業務DX化のフロントを担う

「チームスピリット」は勤怠管理・就業管理・工数管理・経費精算などの機能を一体化したクラウドサービスです。リモートワークなど多様化するワークスタイルに対応しているのはもちろん、承認ワークフローも一元的に管理できます。操作性も明瞭かつシンプルなため、初めて利用する場合でも使い方が分からずに困るケースも少ないでしょう。従来の煩雑なワークフローシステムから解放されるため、大幅な業務効率化が期待できます。

ポイント2：働き方改革法など、変化に柔軟なクラウドツール

チームスピリットの「チムスピ勤怠」は、働き方改革関連法をはじめとして、これまでの法改正にも柔軟に対応してきた実績があります。自社開発のツールの場合、法改正の内容を把握したうえで開発ベンダーや社内IT部門と協議のうえ要件定義に取り組まなければなりません。「チムスピ勤怠」であれば、クラウドシステムとして迅速に法改正や自社の人事制度の変更にも対応できます。今後予定されている法改正についても事前に準備を行っているため、バックオフィス業務の担当者の負担軽減に役立ちます。

ポイント３：レポート・ダッシュボード機能によりリアルタイムに働き方を可視化

「チームスピリット」では従業員の働き方に関するデータを集約し、レポート・ダッシュボード形式で迅速に集計・分析ができます。従業員の生産性や勤務実績、工数実績、経費の使用状況などがリアルタイムで把握できるほか、作成したレポートは会社やチームで共有したり、ファイルとして出力したりすることも可能です。また、サポートサービスも充実しているため、集計・分析業務が初めてでレポート・ダッシュボード機能の使い方が分からない担当者でも、データを有効に活用する方法が習得できます。

バックオフィスのDX化は会社に価値をもたらす

既存システムが企業経営において脅威となる「2025年の崖」。DXへの対応が遅れることで経営面・人材面・技術面で危機に直面する前に、一刻も早く経営資源を効率的に活用する計画が求められます。しかし、基幹業務システムなどを抜本的に改革していくためにはリスクが伴うものです。そこで、まずは自社で利用しているバックオフィス業務のDX化を推進することをおすすめします。

「チームスピリット」は、グロース上場企業の約 22.9%※が利用している実績があり、バックオフィス部門のDX推進について豊富なノウハウを有しています。「労務管理や経費精算の処理が膨大で困っている」「既存のバックオフィスシステムの移行をしたいが、何から取りかかれば良いのか分からない」などのお悩みがありましたら、ぜひ一度ご相談ください。

（※2018年～2020年上場承認）