36協定対策に勤怠管理システムがおすすめな理由｜機能や管理のポイントを解説

2019年4月に働き方改革関連法が順次施行が開始されてから、「36（サブロク）協定」という言葉を何かと耳にする機会が増えたのではないでしょうか。これまでの日本社会には「残業は当たり前」という風習が根付いており、時間外労働や休日出勤を強いるケースは決して珍しいことではありませんでした。しかし、企業の成長や業績アップには従業員の労働や頑張りが不可欠ですが、明らかな過重労働を強いることは違法行為です。そうした悪しき慣習が企業内に蔓延っている場合は是正する必要があるでしょう。

特に労務担当者や経営者は、働き方改革関連法の施行により、36協定の「残業時間の上限規制」を厳密に遵守することが求められます。法令遵守できない企業には罰則が与えられることもあり、36協定を遵守した勤怠管理を行うことは、今後の企業経営のスタンダードだと言えます。

時間外労働に関する労使協定「36協定」とは

36協定とは、労働基準法第36条により義務付けられた「時間外・休日労働に関する協定届」のことを指します。労働基準法第32条によって「法定労働時間」は1日8時間、週40時間と定めされていますが、それを超える時間外労働や休日勤務などを命じる場合は、労働組合などと書面による協定を結んだうえで労働基準監督署へ届け出る必要があるのです。

しかし、以前までは残業時間の上限を一時的に延長できる臨時的措置である「特別条項付き36協定」を締結することによって、法律の抜け穴をかいくぐることができました。繁忙期や例外的に時間外労働の限度を超える必要性が見込まれる場合、特別条項付き36協定を締結することで従業員に時間外労働をさせることが可能でした。労働時間を無制限に延長できるため、従業員の時間外労働はもはや「青天井」となっていたのです。

しかし、2019年4月から働き方改革関連法の施行が開始されたことにより、実質的に青天井となっていた時間外労働の実態にメスが入りました。労働基準法第36条の改正によって、時間外労働の上限が厚生労働大臣の公示による基準から法律による原則へと引き上げられたのです。つまり、36協定を遵守しなければ違法となり、罰則が科されるようになりました。従業員の労働時間をきちんと管理し、法令遵守を果たすためにも、36協定について以下の項目をきちんと把握しておきましょう。

ポイント1：協定で定めた内容を超えて働かせると罰則がある

労働基準法によって定められている法定労働時間は、原則1日8時間・1週間で40時間です。「36協定」を締結した場合でも時間外労働は月45時間・年360時間までとなります。また、労働基準法第36条の改正以前には労働時間を無制限に延長できた「特別条項付き36協定」に関しても、ポイント4で紹介する制限内に留める必要があります。

それらの基準に違反した場合は「6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金」が科されることを覚えておきましょう。罰則を回避するためにも、臨時的で特別な事情がある場合でも超えられない上限を認識したうえで、従業員の勤怠管理を徹底することが大切です。

ポイント2：協定で定める時間外労働・休日労働は必要最小限

36協定では、時間外労働の延長時間が定められています。しかし、際限なく延長できるわけではなく、以下の表のように限度がある点には注意が必要です。

時間外労働の限度
期間	限度時間
1週間	15時間
2週間	27時間
4週間	43時間
1ヶ月	45時間
2ヶ月	81時間
3ヶ月	120時間
1年	360時間

たとえば、違反を恐れて1ヶ月の時間外労働の上限を45時間に設定する企業もあります。しかし、それでは従業員の残業がかさんだ場合、すぐに違反に抵触してしまう恐れがあります。そのため、「上限ギリギリまで時間外労働しても大丈夫」という意識ではなく、最小限に留める努力が必要です。時間外労働や休日労働については業務区分を細分化し、なおかつ業務範囲を明確化し、なるべく削減を心がけながら管理すべきでしょう。

ポイント3：36協定の範囲内でも負うべき従業員への安全配慮義務

時間外労働の時間が36協定の範囲内に留まっていたとしても、企業は当然ながら従業員に対する安全配慮義務を負う必要があります。安全配慮義務とは「従業員が安全で健康に働けるよう配慮すること」であり、労働契約法第5条でも正式に定められています。

（引用：労働契約法のあらまし）
第5条　使用者は、労働契約に伴い、労働者がその生命、身体等の安全を確保しつつ労働することができるよう、必要な配慮をするものとする。

つまり、36協定の範囲内の時間外労働であれば問題なしということではなく、1人ひとりの従業員の健康と向き合いながら就業状況を管理していく必要があるのです。従業員は企業にとって最大の資産であり、健全な稼働ができるかどうかが企業全体の生産性に大きな影響を及ぼします。従業員の健康管理は、労働時間に関係なく必須事項だと言えるでしょう。

ポイント4：臨時的な特別な事情がなければ限度時間は超えられない

時間外労働の延長には限度がありますが、「特別条項付き36協定」を締結することで、業務量の一時的な増加など臨時的な特別の事情がある場合は限度を超えることが可能です。たとえば、経理部は決算月前後になると業務が大幅に増加する傾向にあったり、製造会社では製品に不具合が生じた場合に緊急のリコール対応に追われたりすることもあります。既定の時間外労働では到底対処できない業務量がある場合に限り、「特別条項付き36協定」に基づき合法的に限度時間を超えられます。

特別条項に関しても、「時間外労働が年720時間以内」「休日労働を含む時間外労働は月100時間未満」「2～6ヶ月の休日労働を含む時間外労働を平均80時間以内」「月45時間を超えることができるのは年6ヶ月」の制限があるので注意が必要です。また、特別条項付き36協定は「様式第9号の2」という新書式で届け出を行う必要があります。この様式には特別条項の内容をくわしく記載する欄が設けられており、違法な点がないかを厳しくチェックされるため、正しい記入が求められます。

正しい記入方法の詳細については以下の記事をご参照ください。
「知らなかった」では済まされない！36協定の基礎知識

36協定に違反しないための勤怠管理のポイント

36協定で定められた時間外労働の上限を超えないためには、従業員の勤怠状況や労働時間をリアルタイムで把握することがポイントになります。時間外労働は従業員が残業するたびに蓄積されていくので、月末にまとめて労働時間を集計するスタイルだと違反に気づけないケースもあります。集計時に規定違反が発覚してもそれはもう後の祭りです。

そうした状況を回避するためには、従業員の労働時間を適正に管理し、時間外労働の時間が上限に近づいた際にはアラートで知らせてくれるシステムを活用することをおすすめします。アラートは従業員本人に加え、管理者にも通知することで協定違反が見込まれる従業員の労働時間を是正することが大切です。近年は働き方や雇用形態が多様化しており、勤怠管理が複雑化しています。そのため、自社に合った勤怠管理システムを導入し、従業員の勤怠状況を正確かつ効率的に管理することが求められます。

36協定への対応で鍵を握るのは「勤怠管理のデジタル化」

勤怠管理の方法は企業によってさまざまですが、従来はエクセルや紙を活用したアナログな勤怠管理が主流でした。そのため、現在も出勤簿やタイムカードを使用している企業は少なくないでしょう。しかし、アナログな勤怠管理は月末の書類処理が中心のため、時間外労働の年間管理がしづらい傾向にあります。また、従業員の勤怠状況をリアルタイムに把握できない、働き方の多様化に対応しづらいというデメリットから、36協定違反へのリスクも高まります。

一方で、デジタルによる勤怠管理システムでは、リアルタイムでのデータ反映や違反の恐れがある場合のアラート通知、さらには多彩な打刻方法が可能です。労働時間を可視化することで勤怠管理が適正に行えるほか、不要な残業の削減にもつながります。従業員の就業状況を適切に管理し、36協定を遵守するためには勤怠管理のデジタル化が鍵を握っていると言えるでしょう。

チームスピリットなら、36協定に違反しない勤怠管理が可能に

働き方改革プラットフォーム「チームスピリット」には複数のバックオフィス機能が搭載されているため、適正な勤怠管理が行えることはもちろん、従業員1人ひとりの働き方をリアルタイムに可視化できます。そこで36協定や労働基準法などに則した法令遵守を踏まえた運用ができるため、時間外労働によるコンプライアンス違反を危惧している企業におすすめです。以下では法令遵守を実現する「チームスピリット」の機能を紹介します。

機能1：ダッシュボード

ダッシュボード機能では、従業員一人ひとりの就業状況をグラフィカルなデータで確認することが可能です。具体的には、残業時間や有休消化率などを個人別にグラフ化したり、勤務時間中の作業内容を色分けして表示させたりと、勤務状況をリアルタイムで視覚的に確認できます。

長時間労働を是正するために午後8時に消灯したり、ノー残業デーを設けたりする企業もありますが、単に時間外労働を削減するだけの動きでは根本的な課題解決につながりません。そのため、きちんと労働時間の実態を把握し、「なぜこういう状況に陥ってしまったのか」をきちんと検証し、そのうえで対策を行うことが大切です。

機能2：アラート

「チームスピリット」では、月間の残業時間が一定値を超えた場合にアラートを表示させることが可能です。アラート表示のタイミングは自由に設定でき、必要であれば「警告1」「警告2」「警告3」と段階的に通知を分けられます。また、本人だけでなく上長や労務管理者に通知させることもできるので、勤怠管理を本人任せにすることもありません。アラートがあった従業員への指導方針などを作成することによって、組織全体で法令遵守を徹底するための仕組み作りにも役立ちます。

機能3：レポート定期実行

「チームスピリット」で取得した勤務や工数などのデータは、システム上で集計作業を実行して定期的にレポートを作成できます。作成したレポートは会社やチームで共有したり、もちろんファイルとして出力したりすることも可能です。勤務実態を集約されたレポートを分析することで、個々人や部門の就業状況を把握し、改善に努めることができます。月45時間を超えて勤務している回数も自動で測定されるため、早い段階で指導につなげられます。

機能4：残業の事前申請

36協定を遵守するうえでは、残業の事前申請も有効です。残業の承認を逐一行うことは、単純に時間外労働を抑制するだけではなく、「残業する側とさせる側、双方の意識を高める」という効果が期待できます。「チームスピリット」には残業申請機能があるので、事前に申請・承認されていない残業時間は勤務時間にカウントされません。また、月末の締めも行えないため、「残業は事前に申請する」という習慣を従業員に浸透させるのにも役立ちます。

働き方改革関連法に則した適正な勤怠管理を実現

法改正によって時間外労働の規制が厳しくなっただけに、従業員の勤怠管理の徹底はすべての企業において必須だと言えるでしょう。今後も法改正がなされる可能性があるだけに、従来のアナログな勤怠管理を脱却し、デジタルのシステムを導入することでスマートな勤怠管理に移行することをおすすめします。

ただ正確に打刻し、集計するだけの勤怠管理では36協定の違反を未然に防げない恐れもあります。それだけに、勤怠管理のデジタル化なら「チームスピリット」にお任せください。導入支援のご相談も随時承っていますので、ぜひお気軽にご連絡ください。