給与計算を効率化・自動化する3つの方法｜費用や重要ポイントを解説

「給与計算に時間がかかって他の業務に支障が出ている」といった課題を抱えており、「給与計算をどうにか効率化できないか」と考えている企業担当者様は多いのではないでしょうか。

給与計算は毎月発生する業務ですが、手計算やエクセルで行っている場合、どうしても時間がかかってしまいます。月末に業務が集中すると、ミスの発生も増えてしまい、さらに他の業務への悪影響も考えられます。

本記事では、給与計算を効率化するための方法を3つ紹介するとともに、最も効率化におすすめの方法についても解説します。

「給与計算を効率化したいけれどどうしたら良いかわからない」とお悩みの方は、ぜひ参考になさってください。

【ケース別】給与計算を効率化する方法

給与計算を効率化させる方法は、以下の通りです。

上記の通り、効率化したい企業の状況によって、適した方法が変わってきます。それぞれのメリット、デメリット、費用感を見ていきましょう。

▼費用・メリット・デメリットの比較表

なお、給与計算ソフトにはオンプレミス型もありますが、最近では費用が安価でクラウドで利用できるクラウド型が主流になっています。

手計算している場合：給与計算ソフトの導入がおすすめ

手計算している場合には、給与計算ソフトを導入することで、単純な計算ミスを大幅に減らせます。

給与計算ソフトの最大のメリットは、税金・社会保険料など各種控除額の計算を理解していなくても自動計算してくれるため、専門知識がない社員でもミスが起こりにくいという点です。

社内の給与計算ルールの複雑さや設定にもよりますが、勤怠情報を入力さえすれば後は自動で正確な給与計算を実行できます。また、給与明細書の作成まで誰でも簡単にミスなく行えるのもメリットです。

手計算では、社会保険料や税金、控除の仕組みなどを理解する必要がある上に、疲労や集中力の低下などによってヒューマンエラーが発生しやすくなります。これをシステムに任せることでケアレスミスを最大限まで減らすことが可能です。

給与計算ミスに長期間気づかないと金額が膨大になり、企業に大きな損失をもたらす可能性があります。そうしたリスクを防ぐ上でも、給与計算ソフト導入は有効です。

効率化に特におすすめな給与計算ソフトについては、後述します。

エクセルを使っている場合：給与計算ソフトの導入がおすすめ

エクセルを使用して給与計算を行っている企業の場合も、給与計算ソフトへ移行することにより効率化を図れます。

まず、効率化の観点から見ると、給与計算ソフトは法改正に迅速に対応できる点が挙げられます。エクセルでは、法改正のたびに手動で関数や計算式を更新する必要がありますが、給与計算ソフトは自動的にアップデートされるため、対応の負担なく最新の法令に準拠した計算が可能です（※クラウド型の場合）。

次に、ミスの防止という点でも給与計算ソフトは優れています。エクセルでは関数の設定ミスが大量の計算エラーを引き起こす可能性がありますが、自動集計・計算される給与計算ソフトではそのようなリスクが大幅に軽減されます。

担当者の異動や退職時の業務引き継ぎにも有効です。エクセルの場合、複雑な関数や計算式を理解している担当者が不在になると、給与計算業務が滞る可能性があります。一方、使いやすさに長けた給与計算ソフトなら、誰でも給与計算処理を行えるため、新しい担当者でも容易に業務を引き継げます。

既に給与計算ソフトを使っている場合：適切な設定とデータ連携が効率化のカギ

給与計算ソフトを既に導入している企業の場合で、さらに効率化をするためには給与計算ソフトの適切な設定とデータ連携が重要です。

設定が不適切だと、個別の調整作業が増え、結果として特定の担当者にしか扱えない属人化した業務となってしまう可能性があります。そのため、正確な給与計算結果を得るには、正確な設定が必要になります。給与計算ソフトには以下のような多くの設定項目があり、これらを正確に行うことが重要です。

これらの設定が不適切だと、システムは誤った情報に基づいて自動計算を行ってしまいます。その結果、給与の過払いや不足払い、税金の誤納などの深刻な問題につながる可能性があります。

また、他のシステムとのデータ連携も大切です。万が一、勤怠データが電子化されていない場合、全ての情報を手作業で入力する必要があり、これが大きな時間的負担となります。一方、勤怠情報がデータとして存在していれば、それを給与計算ソフトに取り込むことで、給与計算プロセス全体を自動化可能です。

なお、現状複雑な設定ができない場合やデータ連携ができない給与計算ソフトを利用している場合は、リプレイスが必要です。

知識不足の場合：給与計算の実務経験があるスタッフを雇う

給与計算業務に関して、「社内でミスが頻発している」「誰も詳しい人がいない」「給与計算の知識を持っていた従業員が急に辞めてしまった」のように、給与計算に関する知識不足が深刻な問題となっている企業では、給与計算の実務経験があるスタッフを雇うことが有効です。

具体的には、総務や事務の実務経験がある人材を新たに雇用し、給与計算業務を任せるという方法があります。このような経験者は、給与計算の基本的な知識や関連する法規制についての理解を持っていることが多く、即戦力として活躍が期待できます。

また、正従業員としての採用だけでなく、派遣従業員の活用も選択肢の一つとして考えられます。

社内のリソースを割きたくない場合：外部委託がおすすめ

社内のリソースを給与計算業務に割くことが難しい企業にとって、外部委託（アウトソーシング）も有効な選択肢となります。

アウトソーシングのメリットは、社会保険労務士や税理士といった専門家に給与計算業務をまとめて委託することで作業負担を大幅に軽減できることです。また、最新の社会保険制度や税制改正に常時対応した正確な給与計算ができる点も利点です。

一方で、月額4万円〜20万円（従業員50人程度の規模）程度の高額な費用が発生する点がデメリットです。また、社内にノウハウが蓄積されないため、将来的にアウトソーシングを中止したい場合、給与計算のできる人材を一から育成しなければなりません。

長期的に給与計算の効率化を進めるなら給与計算ソフトの導入がベスト

前章では給与計算を効率化するいくつかの方法を解説しましたが、長期的な視点で給与計算の効率化を進めるなら、給与計算ソフトの導入がベストです。

アウトソーシングやスタッフの新規雇用も効率化の手段ではありますが、これらの方法は継続的に多くのコストがかかり、社内でのノウハウ蓄積が難しいという大きなデメリットがあります。一方、給与計算ソフトであれば、数万円の初期費用と従業員1人あたり数百円程度の月額費用で済むため、長期的には費用対効果が高くなるでしょう。

さらに、給与計算ソフトの多くは、専門知識が無くても誰でも簡単に扱えるように設計されています。税金・社会保険料などの各種控除額の計算を理解していない状態でも、自動的に計算してくれます。この部分も、他の方法と比べてかなり優位性のある部分です。

ただし、給与計算ソフトの導入だけで全てが解決する訳ではありません。重要なのは、「誰がやってもミスが起こらないような使いやすさ」を備えた給与計算ソフトを選択し、適切に運用することです。高機能のソフトを導入しても、使い勝手が悪ければ、従業員は操作ミスを起こしやすくなります。給与計算ソフトを導入する際には、給与計算の担当者が誰であってもミスが発生しにくく自動化が実現できるソフトを選択しましょう。

使いやすさに長けた給与計算ソフトを導入して、従業員がしっかりと使いこなせて初めて、業務の効率化や業務の属人化防止などのメリットを得られます。

給与計算ソフトを活用して効率化する場合の重要なポイント

給与計算ソフトを活用して効率化する場合のポイントは以下の4つです。

それぞれなぜ重要で、どのような利点があるのかを解説します。

知識・経験がないスタッフでも使いやすい給与計算ソフトを選ぶことが大切

給与計算ソフトを活用して業務を効率化する際に重要なポイントは、知識や経験のないスタッフでもミスなく容易に使いこなせるソフトを選ぶことです。

使いづらい給与計算ソフトは、担当者に大きなストレスを与え、「ミスは誰の責任になるのか」「仕事をやめたい」といった不安や不満を引き起こす可能性があります。さらに、複雑なソフトは追加の社内マニュアルを必要とし、それがミスの温床となることも少なくありません。

そのため、誰が操作しても間違いが起こりにくいよう設計されたものが理想的な給与計算ソフトです。そうしたUI・UXに秀でた給与計算ソフトを導入することで、業務の正確性と効率性を担保でき、担当者の負担も軽減できます。

自社のルールに合った給与計算ソフトを選ぶことが大切

給与計算ソフトを効果的に活用するには、自社の独自ルールに適合したソフトを選択することも重要です。多くの企業では、事業拠点や雇用形態によって締め日や支払日が異なり、また健康保険の種類も事業拠点やグループ企業ごとに変わることがあります。さらに、企業独自の給与規定が存在する場合もあり、複雑な給与体系が給与計算業務の大きな障害となることも少なくありません。

こうした状況を踏まえると、理想的な給与計算ソフトは、このような複雑な処理パターンに柔軟に対応できる機能を備えているものといえます。処理パターンの登録ができないなど例外的な作業が発生した際に、給与計算ソフトで対応できずに別途マニュアルなどが必要になると、ミスが起こりやすくなってしまいます。そのため、自社の給与体系に合わせて設定を細かくカスタマイズでき、かつ自動計算機能を持つソフトを選ぶことが重要なのです。

このような給与計算ソフトを導入することで、たとえ複雑な給与計算体系をしていて、給与計算に疎い人が担当しても、正確な計算が可能になります。

勤怠管理（給与計算の前段階）も電子化することが大切

給与計算ソフトを活用して業務効率化を図る際には、勤怠管理の電子化も同時に検討することが重要です。

紙のタイムカード打刻する方式などで勤怠管理している場合、結局は月末にまとめた勤怠情報を給与計算ソフトに転記する手間がかかってしまいます。これだと月末に多大な時間と労力が発生し、担当者に大きな負担となります。

手作業での集計は時間がかかるだけでなく、ミスのリスクも高くなるでしょう。

勤怠管理をアナログな方法で行っている場合は、できれば給与計算ソフトの導入と同時に、勤怠管理も一緒に自動化することで大幅な効率化を実現できます。

▼勤怠管理システムの例（チムスピ勤怠）

「チムスピ勤怠」を含めた多くの勤怠管理システムでは、従業員が打刻した勤怠情報を自動集計してデータ化できます。そのデータを月末にまとめて出力して給与計算ソフトに取り込めば、あっという間に給与計算まで自動化できます。

▼出力した勤怠管理データのイメージ

▼勤怠管理システム（チムスピ勤怠）の勤怠情報を給与計算ソフトに取り込むイメージ動画

給与計算ソフトと勤怠管理システムを同時に導入して連携することで、面倒な給与計算を効率化することが可能です。

できれば人事情報などとも連携できるものを選ぶことが大切

給与計算ソフトを活用して最大限に業務効率化を図るには、人事情報をはじめとする様々なデータとの連携もポイントです。給与計算には、勤怠情報だけでなく、人事情報、マイナンバー、年末調整データ、経費精算データなど、多岐にわたる情報が必要となります。

例えば、入退職や扶養情報の変更があった場合に、こうした情報と給与計算ソフトが一元管理されていれば、給与計算ソフト側では修正作業をすることなく進めることができるため、大幅な効率化が可能となります。

また例えば、財務会計システムとの連携によって、給与関連の仕訳作業を自動化でき、財務処理の効率性が向上します。さらに、人事管理システムや組織管理システムなど、さまざまなシステムと広範囲に連携させれば、人事部門や管理部門の業務全体を効率化することも可能です。

このように、給与計算ソフトを他のシステムと連携させることで、単なる給与計算の自動化を超えた、総合的な人事労務管理の効率化が実現できます。

給与計算を効率化する場合におすすめの給与計算ソフト3選

ここまでの内容を踏まえて、給与計算を効率化する場合におすすめの給与計算ソフトを、以下3つの観点から厳選しました。

自社で給与計算ソフトを選定する際のご参考になさってください。

おすすめ給与計算ソフト1：弥生給与 Next

引用：弥生給与 Next

「弥生給与 Next」は、弥生株式会社が提供する、クラウド型の給与計算ソフトです。

特に給与計算初心者向けに設計されており、直感的なUIにより、給与計算の経験が浅い方でも簡単に操作ができます。給与計算から年末調整まで、必要な業務がタスクリストとして一覧化されているため、順を追って対応するだけで、スムーズに給与業務を完了させられます。

また、勤怠システムとの連携もでき、他社勤怠サービスから勤怠データを連携することで、取り込んだ勤怠データをもとに給与支給額を自動で計算してくれます。

加えて、年末調整業務の効率化にも力を入れており、複雑な年税額の計算や法定調書の作成の自動化にも対応しているなど、給与計算業務の効率化に長けた給与計算ソフトです。

おすすめ給与計算ソフト2：Cells給与

引用：Cells給与

「Cells給与」は、エクセルベースの給与計算ソフトとして、使いやすさと柔軟性を兼ね備えたサービスです。特に中小企業や社会保険労務士事務所向けに設計されており、複雑な給与計算にも対応できる高度な機能性を持っています。

最大の特徴は、エクセルと同じ操作感で使用できることです。そのため、「長年エクセルを使っていて、給与計算ソフトへの移行が不安である」といった方でも、すぐに使いこなせます。

また、勤怠管理システムとの連携機能に優れています。各種勤怠管理システムとの連携ができ、煩わしい勤怠データの転記作業を完全に自動化できます。

さらに、企業ごとの独自の複雑な手当計算にも柔軟に対応できる点もメリットです。特殊な手当や従業員ごとに異なる単価の手当など、各企業特有の給与体系にも対応できる高度なカスタマイズ性を持っています。急な手当の変更にも、計算式の組み替えで迅速に対応できるため、給与計算の正確性と効率性を高められます。

おすすめ給与計算ソフト3：マネーフォワード クラウド給与

引用：マネーフォワード クラウド給与

「マネーフォワード クラウド給与」は、多様なシステム連携と高度なカスタマイズ性を特徴とするサービスです。

豊富な外部サービスとの連携機能に長けているのが特徴です。多くの勤怠管理システムや労務管理システムとシームレスに連携が可能で、毎月の勤怠データや身上変更情報の転記作業を大幅に削減可能です。これにより、給与計算業務の効率化と人為的ミスの低減を実現しています。

また、高度な計算式のカスタマイズ機能も備えています。四則演算はもちろん、式途中での四捨五入などの端数処理、IF関数を使用した条件判定の実行も可能です。これにより、複雑な給与体系や特殊な手当計算にも柔軟に対応できます。

まとめ｜給与計算の効率化には専用ソフトの活用が欠かせない

給与計算を効率化するには、費用対効果や属人化の回避の側面から給与計算ソフトの導入がおすすめです。

給与計算を手作業やエクセルを使っている場合は、給与計算ソフトを導入することで大幅に作業の手間が省け、ミスを減らせます。また、既に給与計算ソフトを使用している場合でも、適切な計算設定やデータ連携を行うことでさらなる効率化が図れます。

ただし、単に給与計算ソフトを導入するだけでは不十分で、勤怠管理も含めた自動化・業務効率化が重要です。給与計算の根幹となる勤怠管理がアナログ方式のままでは、結局のところ、データの手入力が必要となり、効率化の効果が大きく制限されてしまうからです。給与計算ソフトを導入しても、勤怠データの入力に多くの時間を費やすことになってしまっては、本末転倒です。

そのため、給与計算を効率化する際には、勤怠管理の効率化にも目を向け、勤怠管理システムを同時に導入するなどの施策を講じるようにしましょう。

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