勤怠管理システムの失敗例6つ｜デメリット・注意点、選び方も解説

勤怠管理システムの導入を検討中の方の中には、

「導入して失敗につながる事態は避けたい」

「失敗例を参考にして、自社に本当に合うシステムの選び方を知りたい」

と考えている方が多いのではないでしょうか。

初めて勤怠管理システムを選ぶ際には、いくつか気を付けなければならない注意点があります。

本記事を読んで、勤怠管理システムの導入でよくある失敗例を参考にすることで、「どうすれば同じような失敗を防げるか」が理解でき、失敗しないためにすべきことが明らかになります。

「しっかりと業務効率化ができ、費用対効果の高いシステムを選びたい」という企業担当者様は、ぜひご参考になさってください。

勤怠管理システムの導入でよくある6つの失敗例

勤怠管理システムを導入してみたものの「失敗してしまった」と感じて後悔するケースはどのようなものでしょうか。

チームスピリットが人事労務担当者200名を対象に行ったアンケートで、「勤怠管理システムの見直しを行うきっかけ」を聞いた時の回答を以下に示します。

※参考：システムリプレイスに対する意識調査

アンケート結果からもわかるとおり、勤怠管理システムの失敗例の中でもよくある例は以下6点です。それぞれの概要を表にまとめました。

結論から言うと、これらの失敗を防ぐための解決策として有効なのは、自社の就業規則や従業員の働き方に合った機能を持つ勤怠管理システムを導入することです。導入の失敗を防ぐための勤怠管理システムの選び方については、後の章で詳しく解説します。

次からは、勤怠管理システムでのよくある失敗例について具体的な内容をひとつひとつ解説していきます。

失敗例1.操作性が悪く、従業員間の確認作業が増えてしまった

勤怠管理システム導入の失敗例として、操作性が悪かったことが原因で、問い合わせやチェックバックが増えてしまったというものがあります。

具体的には、UI・UXが悪く、使いにくいシステムを導入してしまうと、以下のようなさまざまな問題が生じます。

打刻自体は簡単にできても、残業や有給の申請がしにくいシステムでは、申請処理が適切に行われず、確認や修正に手間がかかってしまうこともあります。

また、打刻ミスによって残業時間の計算に誤りが生じた場合、やり直しが必要になる点も問題です。

このような状況では、労務担当者の負荷が増大し、かえって業務効率が低下する恐れがあります。勤怠管理システム導入で生産性向上を期待していた企業にとっては、失敗例の典型と言えるでしょう。

失敗例2.見たいデータを見たいように可視化できなかった

十分にデータの可視化ができないシステムも、導入後に後悔する原因となります。勤怠データの自動集計だけでは不十分で、見たい情報を見たい形式でグラフ化できるかどうかが、業務効率化のポイントとなるからです。

可視化の機能が不十分だと、以下のような問題が生じる可能性があるでしょう。

従業員が自分の状況に問題意識を抱き、改善のための行動を起こすためには、データをグラフィカルに可視化し、直感的にデータが意味するものを理解できるようにする必要があります。

また、見たいデータを見たいセグメントでグラフ化できるかどうかもポイントです。さらに、労務担当者と従業員が課題を共有するためにも、わかりやすいグラフによる情報共有が効果的となります。

失敗例3.自社の勤怠ルールに適したシステムではなかった

勤怠管理システムを実際に使ってみたら、自社の勤怠ルールに合わせた運用ができなかった、というのは致命的な失敗例です。

会社によって社員数や業務形態、勤怠のルール、残業時間などが異なるため、十分に検討せずにシステムを導入してしまうと、使用できる機能と自社の勤怠の実情が合わないという問題が生じることがあります。

自社の勤怠ルールとシステムが合わないケースとしては、以下のような状況が挙げられます。

特に、安価でシンプルな作りの勤怠管理システムを導入した場合には、複雑な勤怠ルールには対応できないケースがあるので注意が必要です。また、勤怠管理システムを導入する前のベンダー（提供会社）のサポートが十分ではないと、システムでできること・できないことをしっかり把握できないまま導入してしまい、使ってみたら自社では使えないシステムだったと後悔することがあります。

自社の勤怠ルールと合わない勤怠管理システムを導入してしまうと、かえって修正や手入力の工数が増えてしまい、業務効率化どころか業務を増やしてしまう原因となります。自社の勤怠ルールに合うかどうかは、提供会社のベンダーとも相談しながら慎重に確認していきましょう。

失敗例4.他システムとの連携が上手くできず、担当者の手間が増えてしまった

勤怠管理システム導入の失敗例として、他システムとの連携がスムーズにできないことで担当者の手間が増えてしまうケースも挙げられます。

よくあるのが、既に使っている給与計算システムと連携するために、CSVデータで出力できる勤怠管理システムを導入したのに、勤怠情報を取り込むために「データを加工しなければならなかった」という失敗例です。

勤怠管理システムから出力できるフォーマットと、給与計算システムに入力できるフォーマットを上手く合わせられないと、手作業で項目名を変えたり項目の順番を修正しなければいけないことがあります。

このような作業を、締め日から給与支払い日までの限られた時間の中で行なうのは、担当者にとってかなりの負担になります。負担が重いほど給与計算に時間がかかり、ミスも発生しやすくなってしまうでしょう。

また、勤怠管理システムと給与計算システムや人事管理システムなどが連携できない場合、入退社や人事異動の度に両方のシステムで登録・更新が必要になり、多くの手間がかかります。

その他、シフトと勤怠管理の情報を連携したいという要望もよく聞かれるニーズです。このようなニーズがある場合に、上手く連携できないシステムを選んでしまうと、要望を満たす運用ができず、失敗してしまうケースがありえます。

使用中の勤怠管理システムと給与計算の連携に課題を持っている場合は、以下の記事も合わせてご参考にしてください。

給与計算と連携できる勤怠管理システム9選｜おすすめ比較表つきで紹介

失敗例5.無理にブランド統一した結果、自社に合わせられなかった

システムの連携性を高めようと無理にブランド（ベンダー）を統一した結果、勤怠管理システムと自社の勤務形態が上手く合致しなかったという失敗も見受けられます。

「勤怠管理システムで業務を効率化したい」「異なる働き方に対応するシステムを導入したい」という本来の目的を見失ってブランド統一にこだわった結果、逆に手作業が増えてしまうのは本末転倒です。

システムの連携性を重視する場合でも「必ずしも現在使っているシステムと同じブランドで統一しなければならない」という訳ではありません。異なるブランド同士であっても、APIやCSV出力で連携させることは可能です。

ブランドを揃えれば複数システムの請求書を一本化できるなど運用上のメリットもあります。しかし、同一ブランドにこだわりすぎて機能が足りない製品を選んでしまうと、「現在の課題が解決できない」と後悔してしまうケースもあるので注意しましょう。

失敗例6.導入前後のサポートが不足しており、上手く運用できなかった

導入前後のサポートが十分に受けられないと、システムの運用定着までに時間がかかったり、現場で上手く運用できなかったりするケースがあります。

特に、エクセルなど既存の勤怠管理方法からシステムに切り替える場合、業務フローの整備や社内への周知が不可欠です。しかし、導入から運用までの支援が不足していると、システムをスムーズに導入できず、現場から不満の声が多く挙がってしまうことがあります。

最悪の場合、システムを使いこなせず頓挫してしまい、元の体制に戻す羽目になってしまったということも考えられます。

また、運用開始後に質問や不明点に対応する窓口やサポート体制がないと、問題の解決に時間がかかってしまいます。結果として、担当者の負担が増えてしまうことにつながりかねません。

勤怠管理システム導入のデメリット・注意点

勤怠管理システムの選定を誤り、前述の失敗例のような問題が発生すると、費用対効果が悪化してしまいます。クラウド型のシステムでは比較的安価に導入できるものの、期待した効果が得られず勤怠管理の負担やミスが減らない場合は、大きな損失となるでしょう。

さらに、システムの導入や社内への浸透には多くの工数が必要となるため、労力も無駄になってしまいます。

また、システムによっては以下の注意点・デメリットも伴います。

そのため、システムの選び方には注意を払い、最適なものを導入することが重要です。それでは具体的な勤怠管理システムの選定ポイントについて、次の章で詳細を確認していきましょう。

勤怠管理システム導入での失敗を防ぐ選び方のポイント7つ

失敗例を踏まえて、勤怠管理システム導入での失敗を防ぐ選び方のポイントをまとめました。

以下では、各ポイントの詳細を解説します。

ポイント1.従業員が打刻・入力しやすいシステムを選ぶ

勤怠管理システムを選ぶ際には、従業員が毎日スムーズに打刻できることが最優先です。シンプルで簡単に打刻できるシステムを導入すれば、打刻漏れや手間を減らすことができます。例えば、以下のように打刻方法が充実しているシステム（例：チムスピ勤怠）であれば、どんな状況でも従業員にしっかりと打刻してもらえます。

• ブラウザからワンクリックで打刻ができる
• 出張・リモートワークの時でもスマートフォンのアプリなどで遠隔で打刻できる
• 顔認証で打刻できる　など

また勤怠と工数管理を同時に行いたい場合は以下のように工数入力時にカレンダーと連携できるシステムであれば、社員が工数入力をしやすくなり、こまめに入力してくれることが期待できます。

▼カレンダーアプリを参照しながら工数入力を行うイメージ

UI・UXの使いやすさを確認するには、実際にシステムを触らせてもらったり、製品デモを利用したりして、勤怠の入力から承認までの流れを一通り操作しておくことがおすすめです。トライアルの際は、なるべく働き方の異なる複数の部署やメンバーに体験してもらうようにしましょう。

ポイント2.勤怠データの集計・分析がしやすいシステムを選ぶ

勤怠データの集計・分析がしやすいシステムを選ぶことで、従業員の残業状態や休暇取得状況を容易に把握できるようになります。

例えば勤怠の集計作業であれば、1～2クリックで処理できるシステムを選べば、集計や分析の作業がスムーズになります。

管理する側の管理がしやすくなるだけでなく、従業員自身も直感的に現状を把握でき、危機感などの問題意識を抱いてもらいやすくなります。それによって、行動変容が期待できるでしょう。

以下のように、所定労働時間や実労働時間などの勤怠情報が細かく、かつわかりやすく集計されるシステムがおすすめです。

▼打刻された情報がわかりやすく集計されるシステムのイメージ

また、従業員がデータを理解しやすくなるよう、残業時間や工数などに関して、グラフィカルなレポートを出力してもらえるシステムを選ぶようにしましょう。

▼各種データのダッシュボード

ポイント3.他システムとも連携しやすいシステムを選ぶ

更新の手間などを省くためには、他システムとも連携しやすいシステムを選ぶことがポイントです。

例えば、給与計算システムや経費精算システム、タレントマネジメントシステム、工数管理システムなどとの連携ができると、一元管理できて便利です。

具体的には、各システムとのシームレスな連携や、出力したCSVデータを加工無しで連携できるシステムがベストです。また、導入後のシステム構成の変化にも柔軟に対応できるシステムが望ましいでしょう。

例えば、チムスピ勤怠のデータは「出力項目」を選択してCSV出力ができるため、CSVデータを手作業で加工することなく、今お使いの給与計算ソフトに取り込むことが可能です。

他のシステムとスムーズに連携できるよう設計された勤怠管理システムを選択すれば、連携性の悪いシステムを導入した際に起きがちなデータの修正を削減できます。

ポイント4.カスタマイズ性の高いシステムを選ぶ

「自社の勤怠ルールに適合しなかった」といった失敗を避けるためには、カスタマイズ性の高いシステムを選ぶのがおすすめです。

どこまで会社の勤怠ルールに沿った設定が行えるかは、製品のカスタマイズ性によって大きく左右されます。システムによっては「リモートワークに対応」と謳われていても、実際に利用してみると細かい中抜けに対応していなかったり、フレックスタイム制度での勤怠管理が行えなかったりすることがあります。

以下は、カスタマイズ性に関するよくある失敗例と、柔軟に対応できるシステムを比較した表です。これを参考に自社に適したシステムを選びましょう。

ただし、どの程度まで柔軟にカスタマイズできるか、実際に自社の課題を解決できるかは、ホームページなどの情報からではわからないケースも数多くあります。製品のベンダーに相談したうえで、何ができて何ができないのか、自社の就業ルールにあった設定にカスタマイズできるかどうかをチェックすることが大切です。

ポイント5.導入前後のサポートが充実したシステムを選ぶ

導入を円滑に進めたり、運用後のトラブルを防いだりするには、導入前後のサポートが充実したシステムを選ぶことがポイントです。

システムの導入後には、設定方法や操作方法などについて分からない点が出てくることが少なくありません。そのような場合に、メールや電話、リモートなどでサポートを受けられるシステムであれば、問題解決に要する時間や管理ミスのリスクを最小限に抑えられます。

また、システムの不具合や法改正など、運用上のトラブルやアップデートに適切に対応できるかどうかも、サポート体制の充実度に大きく左右されます。必要な際に、迅速かつ的確なサポートを受けられるシステムを選ぶことで、円滑な運用を実現できます。

ポイント6.初期コストの低いクラウド型を選ぶ

勤怠管理システムの導入で失敗を避けるには、初期コストの低いクラウド型を選ぶこともポイントです。

勤怠管理システムには、大きく分けてクラウド型とオンプレミス型の2つの形式があります。クラウド型は、インターネットを介してサービスが提供され、クラウド上のシステムにアクセスしてデータの入力や管理を行います。一方、オンプレミス型は、自社内にサーバーを設置し、システムの管理・運用を自社で行う形式です。

クラウド型とオンプレミス型の違いは、以下の表のとおりです。

クラウド型は、基本的にユーザー1人あたりの利用料を毎月支払う形式で利用します。自社でシステムの構築や管理を行う必要がないため、初期投資が少なくて済みます。また、システムの更新やメンテナンスもサービス提供側が行うため、自社の負担を最小限にしつつ常に最新の機能を利用できる点も大きなメリットです。

一方、オンプレミス型は、法改正などに伴うシステムの改修も自社で行う必要があり、その度に大きな費用がかかるというデメリットがあります。

なおクラウド型の勤怠管理システムではセキュリティが不安だと考える人もいるかもしれませんが、適切な製品を選べば高いセキュリティを確保できます。例えば、経済産業省「クラウドサービスレベルのチェックリスト」の要件を満たしている製品や、Salesforceなどの強固なシステム基盤を使用しているシステムであれば安心です。

ポイント7.導入前にベンダーに相談する

ここまで数多くのポイントを紹介してきましたが、勤怠管理システムの公式サイトを見ても「実際どうなのか」まで分からないことがほとんどでしょう。そのため、最終的にはベンダーに相談するのがおすすめです。

導入前に自社の規模や今抱えている課題、今後どうなっていきそうなのかを相談して、「本当にこのシステムで課題を解決できるのか」など最適な提案をしてもらえるベンダーを選びましょう。

要望をヒアリングしたうえで要件を整理してくれて、正直に「自社システムでできること・できないこと」を丁寧に説明してくれるベンダーがおすすめです。

失敗せずに勤怠管理システムを選ぶ手順

勤怠管理システム導入の失敗を回避するには、以下の順序で時間をかけて検討していくのがおすすめです。

少し時間はかかりますが、導入後に後悔しないためには、事前の十分な検討が必須となります。できれば導入前サポートも活用し、スムーズに導入できるシステムを選びましょう。

導入後もルールを適宜見直したり、従業員の使用状況を確認したりするなど、PDCAを回しながら効率のよい勤怠管理を目指すことが大切です。

勤怠管理システムならチムスピ勤怠がおすすめ

チムスピ勤怠は、先述した「勤怠管理システム選定のポイント」に当てはまる勤怠管理システムです。具体的には、以下の強みがあります。

カスタマイズ性の高さも強みで、導入事例の中には、100以上の勤務パターンに対応した実績があります。例えば、変形労働制や裁量労働制、みなし労働制、管理監督者など多様な勤務体系に対応しており、多くの企業で柔軟に勤怠管理を行えます。

「このような勤務体系には対応できる？」という疑問がありましたら、ぜひお気軽にご相談ください。

さらに、導入前のコンサルティングから、導入後の運用サポートまで手厚いサポート体制を整えており、以下のような支援が可能です。

勤怠管理システムの導入で失敗したくない場合は、ぜひチムスピ勤怠にご相談ください。工数管理に関するお悩みがある場合もぜひお気軽にお問い合わせください。

「勤怠システムなんでもWEB相談」に相談してみる

他のシステムとも比較してみたい方や、セキュリティ対策の詳細を知りたい方は、以下の記事もご覧ください。

勤怠管理システムのおすすめ12選を比較｜規模別に機能や価格を解説

勤怠管理システムのセキュリティは安全なのか？対策やツール例も紹介

まとめ｜勤怠管理システムの導入失敗を回避するにはシステム選定が重要

勤怠管理システムの導入の失敗例で多いのは、操作性の悪さや自社との適合性の低さ、他システムとの連携不足などです。

これらの失敗を防ぐためには、従業員が使いやすく、データの集計・分析がしやすいシステムを選ぶことが重要です。また、他システムとの連携性やカスタマイズ性の高さ、導入前後のサポート体制の充実度などについても確認が必要です。

本記事で紹介した失敗例や導入ポイントを参考に、自社の課題やニーズに合った勤怠管理システムを選定し、そのシステムで問題がないかをベンダーに相談しましょう。適切なシステムを導入することで、大幅な業務の効率化やコンプライアンスの強化を実現できるはずです。