勤怠管理のやり方｜具体的手法や管理項目、基本の業務内容を解説

勤怠管理（きんたいかんり）とは、従業員の出退勤時刻を記録して、企業が従業員の勤務状況（勤務時間・休憩時間・残業時間・休日）を管理することを指します。

2019年4月施行の法改正により、勤怠管理は法律に則った形で適切に実施することが求められるようになっています。どのように勤怠管理を行えばいいか、どういった手法を選べばよいか迷っている企業も多いかもしれません。

本記事では、勤怠管理のやり方として代表的な以下4つの手法を比較します。

どの方法を選べば、法律に則った勤怠管理が行えるのか、それぞれの手法を選んだ際の注意点はどういった点かなどを解説し、自社に合った手法を選べるようにまとめました。

「他の企業はどのように勤怠管理を行っているのか」という観点も紹介し、より正確かつ手間をかけずに勤怠管理を行う方法も解説していきます。

勤怠管理のやり方｜4種類の手法から自社に合うものを考える

一般的に、勤怠管理の手法には以下の4種類があります。

低コストに導入できる手法には、「手書きの出勤簿」や「タイムカード」「エクセル」といった方法があります。ただしこれらの手法では、打刻や集計が手作業になるため、打刻漏れや集計・計算ミスのリスクが常に付きまといます。

「勤怠管理システム」は、リアルタイムで従業員の労働時間を把握できる労務管理システムです。多彩な打刻方法から働き方に合うものを選べたり、自動集計やアラート機能により労務管理のコンプライアンス強化に役立ちますが、一定のコストがかかるという点がデメリットです。

勤怠管理を行う上では、これらの手法のメリット・デメリットを理解して自社の状況と照らし合わせたうえで、自社に最も合う手法を選ぶことが大切です。

なお、Chatwork株式会社が2024年5月に実施した調査によると、上記の手法のなかでは勤怠管理システムを採用している企業が半数以上という結果となっています。

勤怠管理で管理する項目

自社に合う勤怠管理のやり方を選ぶには、勤怠管理で管理しなければならない具体的な項目について知っておく必要があります。これらの項目を適切に管理できる手法を選ばなくてはならないからです。

勤怠管理における必須項目は以下の通りです。これらは前述した厚生労働省のガイドライン等によって定められています。

（※）労働時間数は労働基準法第108条に基づく賃金台帳の適正な調製にて記入が求められます

繰り返しになりますが、自社に適した勤怠管理のやり方を選ぶには上記の項目を「正確に把握・管理できるか」、「客観的な記録として残せるか」を考える必要があります。

各項目の記録方法や考え方、管理に使える書式や具体的な記載方法の例などについては、こちらの記事で詳細を解説しているので、合わせて参考にしてみてください。

勤怠管理で必須な4項目｜記録方法まで具体例付きで解説

自社に適した管理方法を選ぶには「法律やルールを守れるか」を考える

そもそも勤怠管理を行う上では、厚生労働省が定める以下の要件を満たす必要があります。

参考：労働時間の適正な把握のために - 使用者が講ずべき措置に関するガイドライン

自社に合った勤怠管理の手法を選択するためには、上記のルールを守った勤怠管理が行えるかどうかといった視点で考えることが重要になるのです。

例えば、従業員数が10名程度で全員の複雑な勤務形態を採用していない企業であれば、「手書きの勤務表」や「エクセル」でも勤怠管理ができるかもしれません。

ただし従業員に勤務時間を記入・入力してもらう場合「従業員の自己申告」による労働時間管理になるため、使用者が定期的に記入内容の実態調査を行うなどといった厚生労働省のガイドラインに明記された自己申告制の特例措置を満たすことが必要になります。ガイドラインが定める条件を満たすことが難しい場合は、客観的な勤怠管理が行える「タイムカード」や「勤怠管理システム」の導入が適しているでしょう。

このように、自社の状況や、勤怠管理に関する法律やルールを守れるかどうかで、自社に合った手法は変わってきます。

勤怠管理のやり方を正しく理解するには、まず「勤怠管理において守るべきルール」や「管理項目」を把握し、その上で「自社に合う手法」を比較検討してみましょう。

勤怠管理の手法4種類のやり方を詳しく解説

勤怠管理において守るべきルールや管理項目がわかったところで、勤怠管理の各種法の詳細を紹介します。

「実際にどのように勤怠管理を行うのか」また「自社にとってどの手法が最も効率よくできるのか」という観点で比較してみましょう。

冒頭で紹介した通り、勤怠管理を行う方法としては次の4つが代表的です。

	手書きの 出勤簿	タイムカード	エクセル	勤怠管理 システム
客観的な労働時間の記録	×	△	△	〇
不正打刻の防止	× 不正打刻が容易	△ 代理で打刻できてしまう	× 自由に申告できてしまう	〇 位置情報連携 生体認証など
改ざんの防止	× 書き換えが容易	△ 集計時に改ざんできてしまう	△ 保護しなければ書き換え可能	〇 記録が残る
打刻漏れの防止	× 月末まで気づきにくい	△ 機能がなければ気づきにくい	△ 様式による	〇 アラートで教えてくれる
残業時間超過の気づきやすさ	× 月末まで気づきにくい	△ 超過通知機能がなければ気づきにくい	△ 入力のタイミングによる	〇 アラートを出してくれる
集計作業の 簡単さ	× 月末の集計が大変	△ 集計機能がなければ大変	〇 自動集計なので集計作業は不要	〇 自動集計なので集計作業は不要
導入コスト	無料	安い	無料	ある程度必要

いずれの方法であっても、以下の項目を記録・管理していかなければなりませんが、方法によっては法律違反を犯しやすいものもあるため注意が必要です。

勤怠管理システムであれば上記項目すべての集計や計算、ミスのチェックなども自動化することができます。「効率化」を考えるなら、勤怠管理システムの導入が最もおすすめだと言えるでしょう。

ここでは、勤怠管理を行う4つの方法について、法律に即した「客観的な記録による勤怠管理」ができるかどうかに着目しながら紹介していきます。

手書きの出勤簿による勤怠管理

勤怠管理方法の中で最も昔から利用されている方法が「手書きの出勤簿」に出勤時刻と退勤時刻を記入する方法です。具体的には、以下の流れで勤怠管理を行います。

1. 勤怠管理に必要な項目を満たす「出勤簿」※を用意する
2. 厚生労働省のガイドラインに明記された自己申告制の特例措置に基づき、従業員に勤怠管理や記入のルールについて周知する
3. 従業員の出退勤時に、出勤簿を記入してもらう
4. 適宜、管理者が記入内容に不正がないかなどを調査する
5. 月末に全従業員の出勤簿を確認し、手作業で集計する

※紙の出勤簿は事務用品店などで購入できます。

ただし手書きの出勤簿は、「客観的な記録による勤怠管理」と見なされない可能性があります。

なぜなら、遅刻や早退をごまかして記入したり、残業していないのにしていることにしたり、逆に残業しているのに定時で帰社したことにしたりといった不正が容易にできるからです。

また、別の問題として、月末に全従業員の出退勤時刻を確認し、手作業で集計しなければならないというデメリットもあります。

ミスにもつながりやすいため、あまりおすすめの方法とはいえません。

▼手書き出勤簿のメリット・デメリット

メリット	紙とペンさえあれば記録ができる システムの知識が必要ない
デメリット	遅刻や早退、残業時間などが正確に記録されない可能性がある 手作業で集計し、確認するのに多大な時間・手間を必要とする 勤怠管理システムのようにデータをレポート化して分析することができない

以上を総合すると、「手書きの出勤簿」の勤怠管理は、従業員数が10名以下など小規模企業なら導入できる方法だと言えます。ただし客観的な記録による勤怠管理とみなされない可能性が高いため、厚生労働省のガイドラインに明記された自己申告制の特例措置を満たすように運用する必要があります。

タイムカード（レコーダー打刻）による勤怠管理

タイムカードによる勤怠管理は、打刻機（タイムレコーダー）に専用の用紙を差し込んで、出勤時刻や退勤時刻を管理する方法です。具体的には、以下の流れで勤怠管理を行います。

1. 「打刻機」と、専用の「タイムカード」を事務所の出入り口などの人目がある場所に設置する
2. 打刻機の使用ルールについて従業員に周知する
3. 従業員の出退勤時に、打刻機に専用の用紙を差し込み出退勤時刻を打刻してもらう
4. 月末に全従業員のタイムカードを確認し、手作業で集計する

導入コストが安く、誰でも簡単に使えるため、現在でもよく採用されています。

しかし、タイムカードによる勤怠管理にも課題があります。手書きに比べると改ざんはしにくいものの、「他の社員に代わりに打刻しておいてもらう」など、不正打刻ができてしまうからです。

その他にも、リモートワーク先や外出先から打刻ができないことや、月末の集計作業の負担が大きいことも難点でしょう。

集計・管理する担当者の負担が大きい勤怠管理方法なので、業務効率化を図りたい場合には別の管理方法がおすすめです。

▼タイムカードのメリット・デメリット

メリット	導入コストが安い 誰でも簡単に使える
デメリット	リモートワーク先や外出先から打刻ができない 不正打刻をしやすい 月末の集計作業の負担が大きい タイムカードを紛失する可能性がある タイムカードの保管が大変である グラフなどでレポート化できない

以上を総合すると、タイムカードによる勤怠管理は以下に当てはまる企業に適した方法と言えるでしょう。

• 手作業での集計が困難でない程度の従業員数である
• リモートワークや直行直帰の業務などがない
• 事業所にタイムカードの保管場所が確保できる

エクセルによる勤怠管理

エクセルやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトで勤怠管理表を作って管理する方法です。具体的には以下のいずれかの方法で管理や集計を行います。

• タイムレコーダーで日々の勤怠を記録し、月末にエクセルを使って集計する
• 従業員がエクセルの出勤簿に直接勤怠を記録し、月末にそれぞれのデータを集計する

集計用のテンプレートの作り方や運用方法については、この章の最後に具体的に解説していきます。

エクセルは有料の勤怠管理システムと比べて「無料で使える」というメリットがあります。また、関数やマクロ、ピポットテーブルなどを利用することで、労働時間の計算や集計などを自動で行うことも可能です。

しかし、この方法も法令で示された「客観的な記録」と認められるかどうかは、判断が難しいところでしょう。

なぜなら、エクセルへの入力は自己申告となるため、従業員が実働時間と異なる時間を入力できてしまうからです。また、管理表を誰でも触れる状態になっている場合には、第三者による書き換えも容易にできてしまいます。

さらに、複雑な就業規則がある場合はエクセルで管理しきれないこともあるでしょう。働き方に変化があった場合などには、勤怠管理表をその都度作り直さなければならないというデメリットもあります。

▼エクセルによる勤怠管理のメリット・デメリット

メリット	エクセルを利用していれば無料で使える 関数やマクロである程度負担を減らせる
デメリット	不正打刻をしやすく法律に触れるリスクがある 勤怠管理システムよりも手間がかかる 負担を減らすには関数やマクロの知識が必要である レポート化にも知識が必要である ファイルを誤って削除してしまうと記録が消える フレックスタイム制などの複雑な勤務形態には対応が難しい

以上を総合すると、「エクセル」の勤怠管理は、以下に当てはまる企業に適した方法と言えるでしょう。

• 法改正に自社で対応し、関数の調整などのメンテナンスを行える
• 過去の勤怠データを適切に保存できる
• 可能な限り、コストをかけずに勤怠管理を行いたい
• 「8時間×週5日間」のような「通常の労働時間制（固定労働時間制度）」である

エクセルの勤怠管理についても手書きの出勤簿と同様に、客観的な記録による勤怠管理とみなされない可能性が高いため、厚生労働省のガイドラインに明記された自己申告制の特例措置を満たすように運用する必要があります。

エクセルによる勤怠管理の導入方法

最も簡単に始められるのが、テンプレートを使う方法です。例えば以下のテンプレートを使えば、日々の出退勤時間と休憩時刻を入力するだけで自動的に労働時間と休憩時間を集計できるようになっています。

上記テンプレートのファイルは、こちらからダウンロードできます。

ダウンロードはこちら

※本ファイルの内容についての保証、利用に関して弊社は一切の責任を負いかねますのでご了承ください。

▼「勤怠管理のエクセルテンプレート」の使い方

※曜日は「法定休日の算出」に使用しています（「日」と書かれた日の労働は「休日労働時間」としてカウントされます）。正確に記載してください。

テンプレートを使って複数の休憩時間を管理したい、などといった個別の疑問については、以下の記事で詳細を解説しています。エクセルでの勤怠管理のより具体的な運用方法が知りたい場合は、以下の記事も合わせてご確認ください。

勤怠管理をエクセルで行う方法｜自動計算できるテンプレートも紹介

ただし繰り返しになりますが、エクセルでの勤怠管理は「客観的な記録による勤怠管理」とみなされない可能性が高い手法です。予め、厚生労働省のガイドラインに明記された自己申告制の特例措置を満たす運用ができるかどうか考え、導入の是非を検討しましょう。

勤怠管理システムによる勤怠管理

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤時刻を記録して自動で集計を行い、リアルタイムで残業時間や休暇取得状況を確認できるシステムのことです。

4つの勤怠管理方法の中で最も「客観的な記録」の要件を満たしやすいのが、この勤怠管理システムです。

勤怠管理システムを利用すると、さまざまな打刻方法で出勤時刻・退勤時刻を入力するだけで、労働時間の集計が自動的に行われます。月末の集計作業が不要になり、月の途中でもリアルタイムに勤怠状況を確認できます。

このように勤怠管理システムを使った方法は「客観的な記録」の要件を満たしやすいうえ、さまざまな面から業務の効率化を図れます。そのため4種類の勤怠管理手法の中でも、最もおすすめできる方法です。

▼勤怠管理システムのメリット・デメリット

メリット	リアルタイムで打刻管理ができる 従業員の働き方に合った様々な打刻方法を選べる アプリやブラウザから打刻が簡単にできる 無償アップデートで常に最新の法令・制度に対応した勤怠管理ができる 集計や分析が簡単にできる 給与システムとの連携で給与計算ミスを防げる アラート機能の使用で過労働の従業員を発見できる テレワークや社外労働のある職場でも勤怠管理ができる
デメリット	割高なツールを選ぶと、導入コストが多分にかかる 自社に合っていないツールを選んでしまうと、使いこなせずに形骸化することがある 導入にはある程度の時間もかかる

以上を総合すると、「勤怠管理システム」の勤怠管理は、以下に当てはまる企業に適した方法と言えるでしょう。

勤怠管理システムでできること

勤怠管理システムを使い出退勤時に打刻することで、勤務状況を簡単かつ正確に記録できます。打刻によって記録した数値は自動で集計されるため、リアルタイムで従業員の勤怠情報を把握できるようになります。

▼「勤怠管理システム」での勤怠管理の例

打刻のしやすさや、種類の豊富さも勤怠管理システムならではの利点です。製品にもよりますが、勤怠管理システムを使うと以下の打刻方法を使えます。

▼よくある打刻方法

ブラウザ打刻	PCのWebブラウザからシステムにログインして、打刻ボタンを押す
アプリ打刻	スマートフォンやタブレットなどの端末からアプリを立ち上げ、打刻ボタンを押す
チャットアプリ打刻	SlackやChatwork（チャットワーク）などのビジネスチャットと連携し、特定のメッセージを送信することで打刻する
QRコード打刻	事業所に設置したQRコードをスマートフォンなどで読み取る
ICカード	PCに接続したICカード読み取り端末に、ICカードをかざす
生体認証	顔認証や指紋認証、静脈認証に対応した機器を設置し、生体認証を行う
PCオンオフ連動	PCの電源をオンにした時刻を「始業時刻」、オフにした時刻を「終業時刻」として自動的に打刻する

例えば、外出先でも手軽に打刻できる打刻種類として、スマートフォンから操作できる「アプリ打刻」があります。

▼スマートフォンからのアプリ打刻の操作画面

一度打刻した時刻を修正すると履歴が残るため、改ざんもしにくい仕組みになっています。

また出退勤情報の管理だけでなく、残業や休暇の申請、給与計算との連携など、勤怠管理業務全般をサポートする機能が搭載されていることが多いです。

たとえばダッシュボード機能やレポート機能があるシステムなら「所定の残業時間をオーバーしていないか」「勤怠の締め状況がどうなっているか」などの確認も簡単です。「36協定リーチ者リストレポート」のような機能を搭載しているシステムであれば、当月の36協定対象の残業時間が40時間を超えたユーザのみを表示させ、40時間以上45時間未満の場合は黄色に、45時間を超えたら赤色で警告を表示できます。 労働基準法第36条の規定に抵触していないか簡単に確認できます。

▼ダッシュボード機能

「勤怠の締め処理状況一覧レポート」機能があれば、月度も勤怠締めの処理（勤怠確定申請）の状況を一覧で確認が可能です。「承認済み」「承認待ち」「申請取消」「却下」「未確定」など、社員別のステータスをすぐに把握できるため、管理作業を効率化できます。

このように勤怠管理システムで管理・分析できることは多岐にわたります。たとえば「チムスピ勤怠」では、以下のような項目を管理・分析できます。

年次有給休	年次有給休暇の付与日数・消化日数・残日数が一覧で参照できる。失効日ごとの残日数も確認できる。
フレックス時間過不足	月末まで残業時間の把握が難しいフレックスタイム制の過不足時間を「月中」で確認でき、長時間労働の防止に役立てられる。
出退社情報	出退社情報や申請内容など、日々の勤務実績を一覧で確認できる。
打刻情報確認	各社員の打刻情報を確認できる。日々の出社/退社時刻だけでなく、 打刻忘れの有無や打刻方法 を一覧で把握することもできる。また、位置情報の記録機能を有効にしている場合は、打刻時の位置情報も確認できる。
出勤率	日次の出勤率と月毎の出勤率を確認できる。
各種レポート・ダッシュボード	勤怠状況や上記の内容について可視化し、リアルタイムで把握・分析できる。

上記以外にも、勤怠管理システムだからこそできる機能は数多くあります。より詳細を知りたい場合はこちらの記事もご確認ください。
勤怠管理システムとは？メリットや解決できる課題・必要性を解説

勤怠管理システムは給与計算にも役立つ

勤怠管理システムを導入して給与計算システムと連携すれば、以下のようなメリットを得ることも可能です。

※ただし、自社の就業規則に合った勤怠管理システムを導入できていない場合は、一部手作業が必要になる可能性があります。

勤怠管理と給与計算を両方ともシステム化し、さらに連携させることにより、アナログ特有の計算ミスや時間がかかる作業を減らせます。

専用のシステムは「誰でも使える操作性の高さ」が重視されているため、属人的な作業を減らすことも可能です。

また、両者を連携することで、転記ミスや転記作業の作業負担を減らすことができます。

これにより、担当者の手間や負担を大幅に減らし、業務効率化を進めることが可能になるでしょう。

ここまでの内容で「勤怠管理システム」の具体的な製品や機能が気になった方は、ぜひ以下の記事を合わせてご確認ください。製品による違いや選び方のポイントなどを具体的に解説しています。

勤怠管理システムのおすすめ14選を比較｜規模別に機能や費用を解説

日々の勤怠管理業務でやるべきこととは

勤怠管理業務は、従業員の業務と管理者（マネジメント層）の業務に分かれます。勤怠に関する主な業務の内容を見てみましょう。

	従業員	管理者
毎日行うこと	労働時間の記録（打刻）	-
必要に応じて行うこと	各種申請（残業・有休取得など）	従業員の打刻状況の確認 各種申請の承認 勤怠情報の集計・分析
毎月行うこと	月締めの申請	月締めの承認 勤怠情報を給与計算に連携

※使用する勤怠管理システムや、勤怠管理の方法によって変わる場合があります。

勤怠管理業務の基本業務は、「従業員は出勤のたびに打刻する」「管理者は打刻状況の確認や承認をする」「管理者は月ごとに、勤怠情報を給与計算に反映させる」という流れで行われます。

その他必要に応じて、管理者が勤怠情報を集計・分析し、従業員ごとの勤務状況を確認したり、長時間労働の実態を把握するためなどに役立てます。

適切な勤怠管理を行うために必要な社内体制

前述したような勤怠管理を行うために、社内でも体制を整える必要があります。

一般的には、勤怠管理の管理者側業務は、会社の労務部門（無い場合には人事部門）が統括します。従業員数が少ない組織においては、総務や経理の担当者が兼務することもあるでしょう。

大企業の場合、従業員の打刻状況の管理や承認は各部課長が行い、会社全体のデータ集計を労務部門が行うという流れになることが多いです。

まとめ｜適切な方法で勤怠管理を行おう

勤怠管理とは、従業員が「どのくらい働いたか」を記録・把握・管理することです。

法改正により「客観的な記録による労働時間の把握」が義務化されたため、自己申告による方法だけで勤怠管理をしている場合には、より客観的な記録が可能な勤怠管理方法を導入する必要があるでしょう。

現在「勤怠管理を適切に行えていない」「やり方が分からない」という企業は、ぜひ勤怠管理システムの導入を検討してみてください。集計業務や法律への対応が容易になり、バックオフィス業務を大幅に効率化できるようになります。

システムを選ぶ際には、自社の課題を解決できるかをベンダーと擦り合わせた上で導入することをおすすめします。

ぜひ本記事をきっかけに、自社の勤怠管理について見直してみてください。